Guide om projektudvikling

Titel: Guide om projektudvikling - Værd at vide, når I skal planlægge jeres nye projekt.
Vedtaget: september 2023 af Landdistriktsgruppen.

Kom godt fra start

Skal din forenings idé fra tegnebrættet og ud i virkeligheden? Læs denne guide, hvis I har brug for gode råd i jeres projektudvikling. Læs om projektdrejebog, tilladelser, budget, finansiering, planlægning samt drift og vedligehold – elementer, der er relevante for langt de fleste projekters succes.

Projektdrejebogen

For at sikre, at I får drøftet alle de dele, et projekt består af, er det en god idé at udarbejde en projektdrejebog. En sådan beskriver processen fra spirende idé til færdigt projekt og eventuel drift. Ofte er man nødsaget til at skaffe finansiering af projektidéen udefra, idet de færreste almennyttige foreninger ligger inde med større summer. Jeres projektidé skal derfor præsenteres, så andre kan forstå den. Det er et godt udgangspunkt at sætte sig i modtagerens sted.

Projektdrejebogen kan bestå af:

Tidsplan.
Budget.
Projektbeskrivelse.
Plan for finansiering.
Eventuel drift.

Beskrivelse af projekt

Start med at stille og besvare HV-spørgsmål. På den måde udformer I en projektbeskrivelse, der består af en tekst, der beskriver og
begrunder blandt andet følgende:

Hvad går vores idé ud på – hvad vil vi gerne lave?
Hvem vil vi lave det for – hvem er målgruppen?
Hvorfor vil vi gerne lave projektet – hvorfor er der et behov, og hvorfor er projektet løsningen?
Hvor skal projektet etableres?
Hvordan har vi tænkt os, at projektet skal være/se ud – og hvordan kommer vi derhen?
Hvornår vil vi gennemføre projektet?
Hvordan sikrer vi den efterfølgende drift af projektet?

Lav en beskrivelse, der rummer alle elementer i projektet, så I har en oversigt. Denne kan I trække elementer ud fra, når I senere skal søge fonde eller puljer, der er målrettet bestemte indsatsområder, så I ikke skal starte fra bunden ved hver ansøgning.

Detaljegraden afhænger af projektets størrelse og kompleksitet. Der er ikke så høje krav, når I søger midler til et bord-/bænkesæt, hvorimod en tilbygning til forsamlingshuset kræver en forholdsvis detaljeret projektbeskrivelse.

Det er altid en god idé at formulere en appetizer, det vil sige en kort beskrivelse, hvor I rammer HV-beskrivelserne kort og præcist. Appetizeren kan bruges som den korte beskrivelse af projektet, som man ofte skal lave, hvis man søger om økonomisk støtte. Appetizeren bygger på oplysninger, der uddybes i projektbeskrivelsen. Den kan også bruges til henvendelse til lokale sponsorer, som information til byens indbyggere, til den lokale avis, på sociale medier og så videre. Her er et tænkt eksempel på en appetizer fra en projektby:

“I Projektby vil borgerforeningen etablere en legeplads, et skateranlæg, opholdsfaciliteter og adgangsforhold til et areal, som både små og store børn og voksne kan blive motorisk udfordret på. Derudover vil det fungere som Projektbys samlingssted for de mange børnefamilier, der er kommet til byen de seneste 5 år. Projektby har aldrig haft et samlingssted for byens 1.000 indbyggere, hvoraf cirka halvdelen er børnefamilier. Legeplads og skateranlæg skal placeres på et privatejet areal, som er stillet til foreningens rådighed i 30 år. Arealet ligger i udkanten af byen, væk fra naboer og afskærmet, men dog centralt og nemt at etablere forbindelse til via det eksisterende stisystem i byen. Legepladsen og skateranlægget forventes indviet før sommerferien.”

Tilladelser til projektet

Mange projekter, både fysiske byggeprojekter og arrangementer, kræver tilladelser. Selv om man måske ikke tror det, så kræver selv opsætning af et ny legeredskab og et midlertidigt partytelt typisk en byggetilladelse. I projektbeskrivelsen skal I redegøre for, hvilke tilladelser, I har søgt og fået.

Ved byggeprojekter kan det for eksempel være:

Tilladelse fra lodsejer til at anvende et areal.
Landzonetilladelse og byggetilladelse.
Forskellige dispensationer fra lovgivning (naturbeskyttelse, miljø, fredning med videre.)

Ved arrangementer/events kan det for eksempel være

Tilladelse fra lodsejer til at anvende arealet (udendørs arrangementer).
Polititilladelse.
Alkoholbevilling.
Beredskab.
Fødevare (ved salg for eksempel markedsbod)
Byggetilladelse til midlertidige konstruktioner (for eksempel telte, scener med videre.)

Det er altid en god idé tidligt i projektet at søge råd og vejledning om, hvilke tilladelser jeres konkrete projekt kræver.
Ved byggeprojekter kan man booke tid hos en byggesagsbehandler i Byudvikling og Byggeri, By & Land til en forhåndsdialog om projektet, og ved arrangementer/events kan man konsultere en medarbejder i kommunens Kulturafdeling, Fritidsafdeling eller landdistriktsområde.

Projektets budget

Projektets budget skal vise alle projektets udgifter, og større udgifter, typisk over 5.000 kroner, skal dokumenteres af tilbud eller overslag fra leverandører.

Alle udgifter skal indgå i budgettet. Vil man for eksempel bygge en legeplads, er der udgifter til byggesagsgebyr, eventuelt tegninger eller skitser af projektet, redskaberne, udgravning til faldunderlag, søm og skruer med videre. Det er ikke altid, at man på forkant kan få komplet overblik over alle projektets udgifter, og derfor er det helt legitimt at indsætte en udgiftspost i budgettet til uforudsete udgifter, typisk 10-15% af projektets samlede udgifter.

Det er også en god idé at indhente alternative og sammenlignelige tilbud på større udgiftsposter. Det er ikke altid det dyreste, der er det bedste. Skal man søge fonde og puljer er det ofte et krav, at det dokumenteres, at der er indhentet alternative og sammenlignelige tilbud. Modtager man støtte til et projekt fra det offentlige, hvor de samlede udgifter overstiger 300.000 kroner, vil hele projektet være underlagt reglerne om Offentligt udbud (Udbudsloven).

Læs mere om Udbudsloven på Retsinfo.dk.

Det er vigtigt at være opmærksom på, hvor længe et tilbud er gyldigt. Tilbud giver et fingerpraj på udgiftsniveauet, så jo tættere I er på gennemførelse, desto vigtigere er det med opdaterede tilbud.

Nogle leverandører giver ikke nøjagtige tilbud, men gerne et overslag. Overslag er i orden i opstarten, men når projektet skal gennemføres, er tilbud at foretrække. Kan I ikke få et tilbud, kan I overveje at justere budgetposten til uforudsete udgifter.

Værdien af frivillig arbejdskraft

Involvering giver ejerskab til projektet og fremmer medansvar for det færdige produkt. At se en idé blive til virkelighed kan også give blod på tanden til det næste projekt. På den måde giver det stor værdi at involvere byens borgere.

Fremhævning af frivillig arbejdsindsats i projektbeskrivelsen er et godt signal til dem, der overvejer at støtte projektet økonomisk. Det signalerer, at byen ønsker projektet og er villig til at investere tid og kræfter i det. Vær dog opmærksom på, at frivillig arbejdskraft sjældent kan omsættes til kroner og ører i finansieringsplanen.

Plan for finansiering af projektet

De færreste almennyttige foreninger har så mange penge på kontoen, at de selv kan finansiere et projekt. Der skal
oftest skaffes penge til gennemførelsen fra andre steder. Nærmere om kontakt til fonde og puljer og søgning af midler findes i guiden ”Finansiering og fundraising”.

Et simpelt fingerpraj er, at jeres finansieringsplan skal matche jeres budget. Det vil sige, at har I samlede udgifter for 500.000 kroner, skal finansieringsplanens samlede beløb også være på 500.000 kroner. Alle lokalt indsamlede eller lovede beløb fortæller noget om, hvor meget I og lokalsamfundet ønsker projektet. Det signalerer, at I står sammen om projektet og vil det så meget, at I skaffer en del af finansieringen lokalt. Et sådant signal har stor værdi, hvis I også skal søge fonde og puljer; lokale, nationale eller sågar internationale. Så start altid med at forsøge at skaffe midler i lokalområdet, før I begynder at søge om penge ved fonde og puljer.

Finansieringsplan

Der er altid en risiko for, at den finansieringsplan man lægger, ikke holder. Det er derfor en god idé at afsøge markedet for flere relevante fonde.

Man bør også være indstillet på, at det kan blive nødvendigt at revidere sit budget og sin finansieringsplan, hvis det ikke lykkes at skaffe midlerne. Enten kan man skære ned eller udsætte dele af projektet for eksempel ved at etapeopdele det. Det er altid en god idé tidligt i projektet at overveje, hvordan man eventuelt kan etapeopdele sit projekt, og det er oplagt at have en etapeopdeling in mente, når man gør sig overvejelser om finansiering af projektet. Etapeopdeling af projektet kan være fornuftigt ved større projekter, hvor det kan være svært at overskue eller arbejde parallelt med flere delprojekter. Etapeopdeling af projektet skal altid være en naturlig opdeling.

Læs mere i guiden 'Finansiering og fundraising af projekter'

Tids- og aktivitetsplan

Planen er et redskab til at holde overblik over og styre projektets forskellige faser, og detaljeret vise tidsrummet for de forskellige aktiviteter. Et resumé af planen skal typisk også indgå, når I søger midler. Her skal blot fremgå milepæle, samt forventet tidspunkt for projektets etablering og afslutning. Planen skal koordineres med de forskellige fonde og puljers ansøgnings- og afrapporteringsfrister. Det er derfor vigtigt, at I ikke påbegynder ansøgning til fonde og puljer, før I har et overblik over projektets omfang.

En tids- og aktivitetsplan skal altid tages frem og eventuelt justeres, når I skal træffe eller ændre en tidligere beslutning.

Drift og vedligehold

Er jeres projekt et anlægsprojekt, skal I have en plan for drift og vedligehold. Det betyder, at I skal overveje de økonomiske aspekter, såvel som de praktiske. Ved projekter på kommunale arealer eller i kommunale bygninger vil der være krav om indgåelse af en driftsaftale med ejer af stedet.