Opslagsværk til dig, som har fået bevilget Borgerstyret Personlig Assistance (BPA)

Har du fået bevilget Borgerstyret Personlig Assistance (BPA) efter servicelovens § 96 i Aalborg Kommune?

På denne side finder du vejledning om BPA i forhold til:

• Arbejdsgiverfunktionen
• Arbejdslederfunktionen
• Lønadministration
• Opfølgning og tilsyn.

Få svar på nogle af de mest væsentlige og almindelige spørgsmål i forbindelse med BPA samt retningslinjer i Aalborg Kommune.

Mangler du svar på et spørgsmål, er du i tvivl eller har du et problem i din ordning?

Du er mere end velkommen til at kontakte Voksensocialafdelingens Visitation.

Lovgrundlag og formål med BPA

Det overordnede formål med reglerne om BPA er at danne grundlag for fleksible hjælpeordninger.

Du, som kan og ønsker at modtage tilskud til selv at ansætte handicaphjælpere, får tilbudt en ordning, der tager udgangspunkt i din medbestemmelse. En del af formålet med ordningerne er at skabe mulighed for en sammenhængende og helhedsorienteret hjælp.

Du skal fungere som arbejdsleder og arbejdsgiver for dine hjælpere. Du har mulighed for at afgive dit arbejdsgiveransvar til en anden part, og dermed blive aflastet for en lang række administrative og juridiske opgaver.  

Det står i følgende love:

Serviceloven § 96.

Kommunalbestyrelsen skal tilbyde borgerstyret personlig assistance. Borgerstyret personlig assistance ydes som tilskud til dækning af udgifter ved ansættelse af hjælpere til pleje, overvågning og ledsagelse til borgere med betydelig og varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, der har et behov, som gør det nødvendigt at yde denne ganske særlige støtte.

Serviceloven § 96, stk. 2.

Det er en betingelse for tilskud til ansættelse af hjælpere efter stk. 1, at borgeren er i stand til at fungere som arbejdsleder for hjælperne. Det er desuden en betingelse, at borgeren kan fungere som arbejdsgiver for hjælperne, medmindre den pågældende indgår aftale med en nærtstående eller en forening eller privat virksomhed, der er godkendt af socialtilsynet, om, at tilskuddet overføres til den nærtstående, foreningen eller den private virksomhed, der herefter er arbejdsgiver for hjælperne. Arbejdsgiverbeføjelserne i forhold til hjælperne vedrørende spørgsmål om ansættelse og afskedigelse af hjælpere varetages i så fald af den nærtstående, foreningen eller den private virksomhed i samråd med den pågældende.

Serviceloven § 96, stk. 4.

I de situationer, hvor borgeren eller en nærtstående er arbejdsgiver, skal kommunalbestyrelsen tilbyde at varetage lønudbetaling med videre.

Bevilling og udmåling af tilskuddet

Bevillingens indhold og hjemmebesøg

Voksensocialafdelingens Visitation behandler din ansøgning om hjælp efter servicelovens § 96.

Når du får bevilget en BPA-ordning, vil du blive tilknyttet en rådgiver, som du altid kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller ønsker at indsende flere ansøgninger.

Ansøgningsprocessen

Når du ansøger om en BPA-ordning, samarbejder vi med dig for at afklare dine behov for hjælp til pleje, praktiske opgaver, overvågning og ledsagelse. Vi vil også undersøge, om du har mulighed for at være arbejdsleder i en BPA-ordning.

I Voksensocialafdelingens Visitation i Aalborg Kommune har vi en fysioterapeut og en ergoterapeut ansat til at bistå sagsbehandlingen efter servicelovens § 96. Ved ny ansøgninger og opfølgninger kan du få et eller flere hjemmebesøg af vores terapeuter. Formålet med disse besøg er at lave en funktionsvurdering, med udgangspunkt i dine ressourcer og begrænsninger. Dette er for at dine hjælpebehov bliver så tilstrækkeligt og relevant oplyst som muligt, så der senere kan træffes en individuel og konkret afgørelse.

Under hjemmebesøgene vil der blive undersøgt og spurgt ind til, hvordan dine hjælpebehov er fordelt hen over hele døgnet og hvor lang tid hjælpen tager. Dette foregår i et tæt samarbejde med dig og eventuelt dine pårørende.

Terapeuterne kan ligeledes også være behjælpelige med vejledning om forflytning, hjælp til hjælpemidler og velfærdsteknologi, vurdering af arbejdsmiljø for både dig og dine hjælpere, samt vejledning i energiforvaltning, alt sammen for at understøtte din selvstændighed og din livssituation.

Efter hjemmebesøgene vil terapeuterne, med afsæt i de oplysninger der er kommet frem under hjemmebesøgene, lave en afklaringsbeskrivelse, hvori der står beskrevet din situation og dine hjælpebehov.

Afklaringsbeskrivelsen af dit funktionsniveau og hjælpebehov vil være en del af den helhedsorienterede vurdering som socialrådgiverne træffer en afgørelse ud fra.

Socialrådgiverne vil lave en samlet faglig vurdering, hvor der står beskrevet hvilken hjælp Aalborg Kommune kan tilbyde dig.

Hvad kan en Borgerstyret Personlig Assistance (BPA)-ordning ikke bruges til?

Korrekt brug af hjælpemidler og arbejdsmiljø/Arbejdspladsvurdering (APV)

Der kan i en BPA-ordning kun bevilges tid til hjælpebehov, hvor der anvendes korrekte hjælpemidler samt korrekt APV. Dette er for at sikre dine hjælperes og dit helbred.

Læs mere i afsnittet Hjælpemidler/forflytningsteknik samt ”Dit hjem som arbejdsplads”.

Vedligeholdelsesopgaver

Der udmåles ikke hjælp til større vedligeholdelsesarbejde i dit hjem eller på dine ejendele, for eksempel at male hus, reparere bil. Dette gælder også mere omfattende rengøringsopgaver.

Hvis du oplever merudgifter i din hverdag som følge af din funktionsnedsættelse, så kontakt gerne din rådgiver for at høre mere om muligheden for dækning via servicelovens § 100 om merudgifter.

Husstandsmedlemmer og børn

I din ordning kan der bevilges tid til rengøring, hvis du har behov for det. Der bevilges som udgangspunkt ikke tid til rengøring, oprydning med videre af store børn og samlevers værelser uden, at deres egen deltagelse medregnes. Der udmåles ikke tid til, at dine hjælpere kan køre/færdes uden dig for eksempel handle uden dig, hente/bringe børn med videre.

Formålet med ordningen er, at hjælperen gør tingene sammen med dig og ikke for dig.

Kæledyr eller husdyr

Der bevilges ikke tid i din BPA til pasning, luftning med videre af kæledyr eller husdyr. Dette gælder alle dyr for eksempel hunde, katte, heste med videre.

Erhverv for eksempel sekretæropgaver og uddannelse

Vær opmærksom på, at hjælperen ikke må hjælpe dig med hensyn til dit erhverv eller din uddannelse. Se afsnittet om Personlig assistance og "Specialpædagogisk støtte (SPS).

Ledsagelse på hospitalet

Der kan ikke bevilges tid til ledsagelse på hospitalet. Det gælder både indlæggelser og undersøgelser med videre.

Årsagen til det er, at det er sundhedssektoren, som har ansvaret for din hjælp i hospitalsregi og ligeledes for transport.

Se mere i afsnittet Hospitalsindlæggelse

Sundhedslov

Hjælpen efter Servicelovens § 96 kan gives til personlig pleje, praktisk hjælp, ledsagelse og overvågning. Hjælp til sygeplejeopgaver kan der ikke bevilges tid til. Dette gælder blandt andet administration af medicin, sondeernæring, sårpleje, kateterpleje, stomipleje med mere.

Hjælp til det skal bevilges efter sundhedsloven. Hvis du ønsker hjælp til det fra hjemmesygeplejen, skal du kontakte din egen læge.

Fysioterapeutiske øvelser

Træningsøvelser, som er et led i behandlingen via lægehenvisninger til fysioterapi, er sundhedssektorens ansvar. Det er derfor din læges og din fysioterapeuts ansvar, at du får den nødvendige hjælp til øvelser.

Herudover bevilliges der ikke tid til massage, udspændingsøvelser eller lignende. Efter en konkret vurdering kan der bevilges tid til praktisk hjælp forbundet med træningsøvelser og træning i øvrigt.

Normaltimer

Din bevilling og den økonomiske beregning angiver, hvor mange timer du er bevilliget. Timerne i ugeskemaet er ikke fastlåst i forhold til, hvordan du kan tilrettelægge din bevilling og dine hjælperes vagter. Det er blot en ramme for din bevilling.

Du har derfor mulighed for at flytte med timerne, således du opnår fleksibilitet i forhold til, hvad du har behov for, for eksempel hvis du skal på weekendtur, og har brug for, at hjælperne er der i længere tid.

Puljetimer

Efter en individuel vurdering kan der bevilges ekstra timer til specifikke behov, såsom sygdomsperioder eller andre særlige omstændigheder, hvor borgeren har brug for mere hjælp. Disse ekstra timer integreres i den løbende økonomiske beregning.

Kontakt din rådgiver, hvis du har spørgsmål om bevilling af ekstra timer ved særlige behov.

Rådighedstimer

I særlige tilfælde kan du være bevilget rådighedstimer. Disse timer gives kun i helt særlige tilfælde hvis der i din ordning er behov for at binde timer sammen så du eksempelvis undgår delt tjeneste Kontakt din rådgiver, hvis du vil høre mere om rådighedstimer.

Kommunen udmåler 75 procent af grundlønnen til aflønning af rådighedstimer.

Se afsnittet om Aalborg Kommunes udmåling af løn

Hvis du har et privat arbejdsgiverfirma, skal det fremgå af regnskabet, hvor mange rådighedstimer du har forbrugt i løbet af året.

Hvis kommunen administrerer dine hjælperes løn, bedes du og dine hjælpere angive på timeindberetningssedler, hvis de anvendte timer er rådighedstimer.

Hjælperrelaterede timer

I din bevilling er der taget højde for timer til personalemøder, arbejdspladsvurdering (APV) og medarbejderudviklingssamtaler (MUS).

Kommunens niveau er:

• Personalemøder: 5 timer om året per fuldtidsansat
• MUS: 1 time om året per fuldtidsansat
• APV: 1 time om året per ansatte

Det fremgår af din bevilling og den økonomiske beregning, hvor mange timer du er bevilget til ovenstående. Oplever du et øget behov for hjælperrelaterede timer, for eksempel hvis du har faste deltidsansatte, skal du kontakte din rådgiver.

Andre regler gør sig gældende, hvis du udelukkende har én hjælper for eksempel en samlever eller ægtefælle. Her udmåles der ikke tid til MUS eller personalemøder.

Hjælperrelaterede omkostninger

Kommunen udmåler hver måned et acontobeløb til dækning af hjælperrelaterede omkostninger. Der er her tale om omkostninger, som er forbundet med at ansætte hjælpere i din ordning. Formålet med dette er, at du ikke skal have udgifter forbundet med din BPA.

Acontobeløbet er på 500 kroner om måneden.

Kommunen har fastsat beløbet på 500 kroner på baggrund af et budget. 

Hvis du har øget behov for dækning af hjælperrelaterede omkostninger, bør du kontakte din rådgiver. Vær opmærksom på, at du også har mulighed for at søge om dækning af dine nødvendige merudgifter ved den daglige livsførelse efter Servicelovens § 100.

Få hjælp til dækning af nødvendige merudgifter, hvis du har en varig funktionsnedsættelse

Din BPA-rådgiver vil hjælpe med at søge/videregive en ansøgning, som relaterer sig til merudgifter. Herunder også råd og vejledning om forskellen.

Se også afsnittet om "Ekstra ferietimer", hvis du ønsker at søge om udgifter til hjælperne forbundet med dine ferier.

Hvis du modtager pension, udbetales tilskuddet til din konto sammen med din pension sidste hverdag i måneden. Tilskuddet fremgår af specifikationen, som du modtager fra Udbetaling Danmark.

Hvis du ikke modtager pension, vil beløbet blive overført til din NEM-konto ved månedens udløb.

Vikardækning

Det er vigtigt, at du sørger for at ansætte et tilstrækkeligt antal hjælpere til, at de kan afløse hinanden ved akut fravær, ferie og sygdom.

Det tilskud, du får udbetalt til dækning af hjælpernes løn, er typisk ikke stort nok til, at du kan aflønne vikarer fra et professionelt vikarbureau. I helt særlige tilfælde kan Voksensocialafdelingens Visitation beslutte, at du kan få ekstra bevilling til betaling af vikarbureau. Timer til vikardækning udmåles konkret og individuelt efter ansøgning.

Du skal kontakte visitationen før, du anvender professionelt vikarbureau.

Hvis du helt akut står uden hjælp, skal du kontakte din rådgiver i Voksensocialafdelingens Visitation. Kommunen dækker ikke regninger til privat vikarbureau, hvis du ikke har kontaktet visitationen først.

I nødstilfælde kan du kontakte Aalborg Kommunes vagtcentral. Det kan du på hverdage mellem klokken 15-8 samt weekender og helligdage. 

Find akutnummer til Aalborg Kommunes hjemmepleje, som kan yde den absolut mest nødvendige akutte hjælp.

Opfølgning og tilsyn

Generelt

Når du er bevilget en BPA-ordning efter servicelovens § 96, skal kommunen løbende sikre, at den hjælp, du modtager, passer til dine behov. Dette inkluderer at vurdere, om den bevilling og antallet af timer, du får tildelt, matcher dit nuværende funktionsniveau og hjælpebehov. Kommunen vil også undersøge, om du stadig er i stand til at udføre opgaverne som arbejdsleder og eventuel arbejdsgiver.

Voksensocialafdelingens Visitation vil gennemgå din ordning hvert andet år. Dog kan opfølgningen ske hyppigere eller sjældnere afhængigt af din specifikke situation. Din rådgiver vil kontakte dig i forbindelse med opfølgningen, og du kan blive bedt om at sende dokumentation vedrørende din rolle som arbejdsgiver og leder til os. Opfølgningen kan foregå på forskellige måder, såsom telefonopkald, hjemmebesøg eller på andre måder.

En opfølgning kan også være foranlediget af, at lovgivningen har ændret sig på området eller, at Ankestyrelsen har udsendt nye principmeddelelser på området. Nye principmeddelelser kan få betydning for, hvordan kommunen skal administrere BPA-området, da deres meddelelser er bindende for kommunen.

Krav til dokumentation i forbindelse med opfølgning 

Som tidligere beskrevet, kan du blive bedt om at sende materiale ind om din funktion som arbejdsleder og eventuel arbejdsgiver. 

Det kan eksempelvis være:

• Arbejdsplan for hjælperne eksempelvis for en konkret uge
• Dokumentation for afholdelse af seneste 2 personalemøder, hvis du har mere end én hjælper. Dokumentation kan eksempelvis være attesterede timesedler, hvoraf det tydeligt fremgår, hvad der er brugt af tid på personalemøder
• Dokumentation for afholdelse af seneste MU-samtaler med samtlige hjælpere, undtaget hjælpere, der er tætte pårørende, eksempelvis ægtefælle eller forældre
• Vagtplan for de seneste 2 måneder samt den kommende måned, hvis du har mere end én hjælper.

I forhold til arbejdsgiverrollen kan du blive bedt om at indsende:

• Oplysninger om, hvor mange faste hjælpere og hvor mange vikarer, der har været tilknyttet over de sidste 6 måneder
• Attesterede timesedler for alle hjælpere for en periode på de sidste 6 måneder
• Attesteret oversigt over hjælpere og vikarers sygefravær for de sidste 6 måneder
• Beskrivelse af overvejelser i forhold til arbejdsmiljø, eksempelvis en udfærdiget arbejdspladsvurdering (APV). Overvejelser i forhold til arbejdsmiljø kan blandt andet handle om drøftelser/initiativer i forhold til forebyggelse af arbejdsskader, sygefravær, psykisk arbejdsmiljø med mere.

Tilsyn

I forbindelse med opfølgningen skal kommunen også føre tilsyn med din ordning. Her skal kommunen føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Dette omfatter indholdet af din hjælp og måden din hjælp udføres på.

Her vil kommunen blandt andet have fokus på om:

1. Du får den hjælp, som er hensigten med ordningen
2. Du tilrettelægger arbejdet på en tilfredsstillende måde
3. Medarbejderne udfører arbejdet på en tilfredsstillende måde
4. Om der er andre forhold herunder hyppige hjælperskift eller forhold omkring arbejdsmiljøet, der giver anledning til en særlig indsats i forhold til dig og din ordning eksempelvis tilbud om kurser eller oplæring i arbejdslederrollen, forflytningsvejledning til hjælperne eller lignende

Oplysningspligt

Du skal være opmærksom på, at du har pligt til at oplyse Voksensocialafdelingens Visitation ved Aalborg Kommune om ændringer i dine forhold, som kan have betydning for din bevilling af borgerstyret personlig assistance efter servicelovens § 96.

Denne pligt gælder uafhængigt af de løbende opfølgninger. Dette gælder eksempelvis ændringer i dine helbredsforhold, dit funktionsniveau, boligforhold og så videre.

Du har pligt til straks at underrette kommunen om ændringer i ovennævnte eller andre forhold, som kan have betydning for din BPA-ordning.

Dette følger af § 11, stk. 2 i lovbekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område.

Hvis du har spørgsmål til din oplysningspligt, eller du er er i tvivl om en ændring, bør du kontakte din rådgiver. 

BPA i kombination med andre ydelser

Din BPA-ordning kan være kombineret med hjælp efter andre bestemmelser i serviceloven eksempelvis hjemmepleje eller efter anden lovgivning eksempelvis personlig assistance (PA) i forbindelse med dit arbejde eller SPS til din uddannelse. 

Disse timer er ikke en del af din BPA, men fremgå af dit ugeskema i den økonomiske beregning, så du kan se sammenhængen mellem de forskellige ordninger og bevillinger.

Bistands- eller plejetillæg

Hvis du er tilkendt førtidspension før 1. januar 2003, er du måske tilkendt et bistands- eller plejetillæg efter pensionslovgivningen. 

Ved udmåling af timer i din BPA skal kommunen vurdere, i hvilket omfang tillægget skal indgå ved udmålingen af hjælpen. Hvis BPA-ordningen dækker dit samlede behov for hjælp, vil hele tillægget blive fradraget i din ordning. Det vil sige, at du selv skal tilkøbe dig ekstra hjælp for dit tillæg.

Det vil fremgå tydeligt af din bevilling, hvis der sker modregning af dit tillæg. Årsagen hertil er, at pensionslovgivningen kommer før serviceloven lovgivningen.

Formålet er, at du ikke dobbeltkompenseres for det samme behov. Personlige tillæg og invaliditetsydelser modregnes ikke i din BPA. 

Det vil fremgå af din bevilling og dit ugeskema i den økonomiske beregning, hvordan tillægget modregnes dine timer i BPA-ordningen.

Du har også mulighed for at øremærke tillægget til bestemte timer eller en bestemt aktivitet. Du kan gå i dialog med din rådgiver for aftale nærmere, og for råd og vejledning om administrationen af tillægget i samspil med din BPA-ordning. 

Hjemmepleje

Din BPA-ordning skal som udgangspunkt dække dit samlede behov for praktisk hjælp og personlig pleje. Du har dog mulighed for at kombinere din ordning med kommunens egen hjemmepleje, hvis du ønsker det. Dette omtales som en kombinationsordning. 

Dette kan for eksempel være om aften eller natten i forbindelse med toiletbesøg, lejringer eller vendinger. Det kan også være aktuelt for dig med et nødkald, så du kan komme i kontakt med hjemmeplejen.

Ligeledes kan en kombinationsordning blive aktuel i tilfælde, hvor det fagligt er vurderet, at det kræver to hjælpere. Her kan hjemmeplejen være den ekstra mand.

Du har frit valg på hjemmepleje på lige fod med andre. Du kan derfor frit vælge mellem kommunens leverandører.

Kontakt din rådgiver, hvis du har spørgsmål til eller ønsker en kombinationsordning. 

Personlig assistance (PA) til erhvervsarbejde

Hvis du har et erhvervsarbejde eller job med løntilskud kan du bruge din ordning til at dække dit behov for pleje og overvågning i arbejdstiden for eksempel til toiletbesøg eller madindtag. Din hjælpere må som udgangspunkt ikke hjælpe dig med dine arbejdsopgaver. 

En personlig assistent ansættes sædvanligvis af din arbejdsgiver. Jobcentret i kommunen administrerer ordningen og yder refusion til din arbejdsgiver. Du har også mulighed for at få personlig assistance gennem Jobcentret, hvis du er selvstændig erhvervsdrivende. 

Dine hjælpere i din BPA-ordning kan ansættes som personlig assistent for dig. Timer til personlig assistance er ikke en del af din BPA-ordning, og administreres særskilt af Jobcentret.

Kontakt Jobcentret, hvis du har spørgsmål til personlig assistance.

Du kan desuden læse mere om personlig assistance til erhvervsarbejde på hjemmesiden for Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering

Kontakt din rådgiver, hvis du har spørgsmål til BPA og PA. 

Specialpædagogisk støtte (SPS)

Hvis du modtager BPA, mens du er studerende, skal du søge om specialpædagogisk støtte (SPS). 
En SPS-støtteperson ansættes af dit uddannelsessted. Det er derfor dit uddannelsessted, der skal søge om tilskud til SPS. En SPS må hjælpe dig med din uddannelse/studie. 

Du bør derfor kontakte dit uddannelsessted, hvis du ønsker at høre nærmere herom, og om muligheden for, at din BPA-hjælper kan ansættes af dit uddannelsessted som SPS-støtteperson.

Læs om specialpædagogisk støtte på Undervisningsstyrelsens hjemmeside

Timer til SPS er ikke en del af din BPA-ordning. 
Kontakt din rådgiver, hvis du har spørgsmål til BPA og SPS. 

Respiratorbistand

Hvis du har respirationsinsufficiens, som kræver særlig overvågning, ydes denne af sundhedsvæsenet. Det er også sundhedsvæsenet, som har ansvaret for den hjælp, der ydes som respiratorbistand. 

Læs mere om respiratorbistand på Respirationscenter Vests hjemmeside.  

Hvis din ordning er bevilget som en fælles respiratorisk hjælperordning har kommunen ansvaret for hjælpen efter serviceloven til personlig pleje, praktisk bistand og ledsagelse. Region Nordjylland og Respirationscenter Vest har ansvaret for den overvågning, der relaterer sig til din respirator. 

Hospitalsindlæggelse

Hvis du bliver indlagt på et hospital, træder det der kaldes sektoransvarlighedsprincippet i kraft, det betyder at det er hospitalet der har ansvaret for, at du får den rette hjælp og pleje.  Dette gælder både ved planlagte indlæggelser og akutte indlæggelser.  

Det er derfor vigtigt du orienterer din rådgiver både omkring planlagte og akutte indlæggelser. Hvis du har spørgsmål i forhold indlæggelse, er du velkommen til at kontakte din rådgiver.

Planlagt indlæggelse 

Hvis indlæggelsen er planlagt, skal du i forbindelse med indkaldelsen tale med sygehuset om behovet for at tage dine egne hjælpere med. Du kan ikke vente, til du indlægges. Hvis sygehuset mener, at der ikke er behov for, at dine hjælpere tager med, skal du se om din vagtplan kan tilpasses din indlæggelse. Her skal du naturligvis være opmærksom på gældende regler om varsling med videre.

Når du sammen med hospitalet har lagt en plan for din indlæggelse, skal du orientere din rådgiver.

Akut indlæggelse

Ved akut indlæggelse er det vigtigt, at kommunen får besked hurtigst muligt. Er du ikke selv i stand til at tage kontakt, kan en nærtstående, pårørende eller arbejdsgiverfirma orientere kommunen på dine vegne. Det er derfor en god ide at have faste aftaler på plads i din ordning i tilfælde af akut indlæggelse. 

Når du henvender dig om akut indlæggelse, tager rådgiver kontakt til hospitalet, om der er behov for, at dine hjælpere fortsat varetager dine hjælpebehov under indlæggelsen, eller om hospitalet selv varetager det.  

Hvis hospitalet vurderer, at de kan varetage dine hjælpebehov under indlæggelsen, blander Aalborg Kommune sig ikke i, om dine hjælpere alligevel bliver hos dig.

Ekstra timer i forbindelse med indlæggelser

Hvis du i forbindelse med din indlæggelse mener, at du har et øget behov fra dine hjælpere, er det en aftale, du eller dit arbejdsgiverfirma skal lave med hospitalsafdelingen. Din BPA rådgiver kan ikke bevilge ekstra timer under en indlæggelse. 

Hvis du laver en aftale med hospitalet om ekstra timer under din indlæggelse, skal du kontakte din rådgiver. 

Hjemsendelse af medarbejdere

Nogle arbejdsgiverfirmaer har i deres ansættelsesvilkår mulighed for at hjemsende medarbejdere i forbindelse med indlæggelser. Hvis arbejdsgiverfirmaet vælger at hjemsende dine hjælpere, skal du orientere rådgiver.  

Aalborg Kommune vil som udgangspunkt ikke stille krav om, at dine hjælpere hjemsendes, hvis indlæggelsen er under 4 uger. 

Hvis din indlæggelse har en varighed på mere end 4 uger, vil rådgiver gå i dialog med dig om forventet indlæggelsestid, samt om hjemsendelse af dine hjælpere bør ske. Det vil altid ske i samråd med dig og dit arbejdsgiverfirma, samt efter en individuel vurdering af forløbets varighed og eventuelle konsekvenser ved en hjemsendelse. 

Din ferie

Ferieophold i udlandet

Du kan bevare din hjælp under midlertidige ophold i udlandet i op til en måned, uden at du skal have en særskilt bevilling fra kommunen.  
Hvis du skal være i udlandet i mere end en måned, skal du før opholdet søge kommunen om at bevare din BPA. Hvis du har brug for yderligere hjælp/timer eller hjælperrelaterede udgifter, skal du huske at kontakte din rådgiver i god tid før afrejse. 

Der er 8 ugers sagsbehandlingsfrist.

Udgifter forbundet med ferie i udlandet

Du har i særlige tilfælde mulighed for at få dækket ekstra omkostninger til én årlig ferie i udlandet af maksimum 14 dage. Ferieopholdet i udlandet skal være sædvanligt rejsemål.

Dette har Ankestyrelsen fastslået i deres principafgørelse 96-16.

Du skal søge kommunen om dækning af de udgifter, som er afledt af dine hjælperes deltagelse i ferie. Eksempelvis hotel og transport. Husk at du gerne må medbringe dine hjælpemidler til udlandet. 

Ønsker du mere information om udlandsrejser kan du rekvirere pjecen "ferie” ved rådgiver.

Erhvervsrejseforsikring

Når du rejser på ferier i udlandet, er det vigtigt at tegne en erhvervsrejseforsikring, så dine hjælpere er dækket under opholdet.

Hvis du har en privat arbejdsgiver, bør du kontakte denne forud for din ferie i udlandet, så I sammen kan sikre, at dine hjælpere er tilstrækkeligt forsikrede.

Hvis du selv er arbejdsgiver, og Aalborg Kommune varetager lønadministrationen i din ordning, bør du kontakte Økonomiafsnittet. Økonomiafsnittet har overblikket over din forsikring af hjælperne og kan udvide din forsikring i rejseperioden. Det er dit ansvar som arbejdsgiver, at dine hjælpere er forsikrede. 

Social sikring af dine hjælpere i udlandet

Når du har en hjælper med til udlandet i forbindelse med ferie eller ture over grænsen, skal din hjælper søge om at være omfattet af social sikring i udlandet. Dette gøres på Udbetaling Danmarks hjemmeside. 

Ansøgningen udfyldes elektronisk og indsendes for, at Udbetaling Danmark kan træffe afgørelse om, om en person, der har lønnet arbejde på tværs af EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde) grænser, kan forblive omfattet af danske regler om social sikring. 

Selv når en person bor i Danmark og arbejder for en dansk arbejdsgiver, kan personen ikke automatisk bevare rettigheder til dansk social sikring, når han/hun i forbindelse med arbejdet krydser grænsen. Når en hjælper er i udlandet eksempelvis i forbindelse med din ferie, er det arbejde, og det er derfor arbejde i udlandet.

Hvis ikke din hjælper har dokumentation for, at han/hun er omfattet af de regler om social sikring (for eksempel sygesikring, syge- og barselsdagpenge, social pension, arbejdsskadesikring og arbejdsmarkedets erhvervssygdomssikring med mere) i Danmark, er han/hun omfattet af de regler om social sikring i det land, hvor han/hun fysisk er og arbejder i den periode, hvor du er på ferie. 

Det betyder, at både arbejdsgiveren og hjælperen skal rette sig efter reglerne i det pågældende land og betale socialt bidrag med videre til det land for den periode, hvor hjælperen arbejder i landet. 

Dette gør sig dog kun gældende, hvis ikke, at hjælperen har dokumentation på, at hjælperen er omfattet af social sikring i Danmark. Denne dokumentation får du, hvis du udfylder ansøgningen til Udbetaling Danmark

Hvis du eller din hjælper har spørgsmål til ansøgningen eller reglerne om dokumentation for social sikring, kan du kontakte Udbetaling Danmark, afdelingen for International Social Sikring på telefon 70 12 80 51 eller på mail isos@atp.dk 

Du kan desuden læse mere på Udbetaling Danmarks hjemmeside.

Ferie og weekendophold i Danmark

Udgangspunktet er, at din sædvanlige BPA-ordning bevares uændret under ophold andre steder i Danmark.

Det vil derfor være en god idé, at hjælperen allerede ved ansættelsen bliver gjort opmærksom på, at arbejdsdagen kan begynde og slutte på andre adresser end i dit hjem, og at der ikke udbetales løn, når hjælperen har fri. Du kan i ansættelsesbevisets punkt om øvrige vilkår anføre, at der kan forekomme arbejde under udlandsophold, ferieophold.

Hvis du holder ferie i Danmark, kan du vælge at få hjælpen leveret af den kommune, du skal på ferie i. Hvis du er interesseret i dette, er det ligeledes vigtigt, at du kontakter Voksensocialafdelingens Visitation i god tid før, at du skal af sted.

Hvis du har brug for hjælpemidler under et ferieophold i Danmark, vil du i nogle tilfælde selv skulle medbringe dem. I andre tilfælde vil kommunen indgå et samarbejde med den kommune, hvor ferien holdes, om at denne kommune leverer hjælpemidlerne for eksempel plejeseng, gulvlift.

Du bør kontakte Kontaktcentret, hvis du har brug for at låne hjælpemidler på 99 82 50 00.

Ingen kørselsgodtgørelse til hjælper

Der udbetales ikke kørselsgodtgørelse til en hjælper, som skal køre langt for at komme på arbejde under din ferie eller dit weekendophold. Vi henviser til, at hjælperen benytter mulighederne for befordringsfradrag via Skattestyrelsen.

Ingen timer under kørsel uden dig

Der bevilges ikke ekstra timer i din ordning til, at en hjælper skal transportere sig hen til dig. Der bevilges kun timer under kørsel, hvor hjælperen reelt er på arbejde eksempelvis i de situationer, hvor du også er i bilen og har behov for en chauffør. 

Ekstra timer under ferie

I forbindelse med ferieophold i ind- og udland har du mulighed for at søge om ekstra timer. Dette kan blive aktuelt, hvis feriestedets indretning gør, at den personlige hjælp og pleje tager længere tid. I ganske særlige tilfælde kan der også bevilges timer til, at der er to hjælpere med samtidigt.

Kontakt Voksensocialafdelingens Visitation, så dit behov kan afklares senest 8 uger før en eventuel ny bevilling kan tages i anvendelse. 

Derudover har du mulighed for at spare op af dine bevilgede timer, som beskrevet i afsnit om ’Regnskab og kontrol af forbrug’. 

Afslutning af din BPA-ordning

Flytning over kommunegrænse

Hvis du ønsker at flytte til en anden kommune, kan du medbringe din BPA-ordning. Din nye kommune bliver din nye handlekommune, og skal træffe en ny afgørelse om dit tilskud.
Dette kan betyde, at din bevilling ændrer sig i opad- eller nedadgående retning. Din nye kommune kan have et andet serviceniveau, og en anden måde at foretage udmålingen på, end du kender fra Aalborg Kommune. 

Du bør kontakte din nye kommune og Aalborg Kommune så tidligt som muligt forud for en flytning. 

Afgørelse om ophør af din ordning

Hvis kommunen træffer afgørelse om, at din BPA-ordning skal ophøre, skal kommunen give dig et varsel på 14 uger fra den dato, afgørelsen er truffet. 

Formålet med dette varsel er at sikre, at du og den du eventuelt har overdraget arbejdsgiveransvaret til, kan afslutte eventuelle aftaler og forpligtelser. Ophøret og lukningen af din ordning skal være gennemført inden varslets udløb. 

Har du valgt at klage over kommunens afgørelse, skal du først iværksætte ophøret efter de 14 ugers udløb. Det vil sige, at du kan vente med at afvikle din ordning og opsige dine hjælpere til efter 14 uger. Her har du løbende måned plus en måned til at afskedige din hjælpere og afslutte samarbejdet med din arbejdsgiver. 

Forud for kommunens afgørelse, vil din rådgiver have inddraget dig i sagsbehandlingen. Din rådgiver skal desuden udarbejde en handleplan i samarbejde med dig, som beskriver din fremtidige hjælp.

Frakendelse af BPA: Du er ikke længere i personkredsen

En frakendelse kan blive aktuel, hvis du ikke længere opfylder betingelserne for BPA, og du dermed ikke længere er i personkredsen. En frakendelse kan komme på tale i flere tilfælde eksempelvis:

• Hvis du ikke længere er i stand til at fungere som arbejdsleder for dine hjælpere
• Hvis dit funktionsniveau fysisk, psykisk eller kognitivt er ændret.
• Hvis du flytter i et botilbud eller på et plejehjem
• Hvis der sker ændringer lovgivningsmæssigt, eksempelvis nye principmeddelelser fra Ankestyrelsen.

Ophør efter eget ønske

Du kan også selv vælge at standse din BPA-ordning, hvis du ikke længere ønsker at varetage forpligtelserne forbundet hermed. 

Du bør kontakte din rådgiver, hvis du går med tanker om et ophør, så I sammen kan lave en plan.

Dødsfald

Ved dødsfald bortfalder tilskuddet ved udgangen af samme måned, som dødsfaldets indtræden. Kommunen dækker hjælpernes løn i en måned efter udgangen af den måned, hvor dødsfaldet har fundet sted. 
Kommunen sørger for afviklingen af din ordning. Hvis du har antaget et arbejdsgiverfirma, sørger firmaet for afviklingen af din ordning og afskedigelse af dine hjælpere. 

Hvis du har arbejdsgiverfirma, vil arbejdsgiverfirmaet ligeledes modtage arbejdsgivertilskud med løbende måned plus en måned efter dødsfaldet. 

Administration af din ordning

Dette afsnit forklarer de krav og forpligtigelser, du har som arbejdsleder samt arbejdsgiver, hvis du ikke har uddelegeret dette ansvar. Afsnittet opremser desuden de opgaver, som typisk er forbundet med funktionerne.

Hvad indebærer arbejdsgiveransvaret? 

Når du modtager BPA, skal du selv ansætte og afskedige dine hjælpere. Når du ansætter en hjælper, er der tale om et privat ansættelsesforhold, hvor du har ansvaret for, at opgaverne i din ordning varetages rigtigt. 

Som udgangspunkt skal du selv være arbejdsgiver for dine hjælpere. Men du kan vælge at overdrage denne funktion til en nærtstående eller til en privat virksomhed/forening, som er godkendt af Socialtilsynet. Du kan tjekke om et firma er godkendt på Socialtilsyn Nords hjemmeside.

Derudover skal du selv være i stand til at være arbejdsleder for dine hjælpere. Denne funktion kan du ikke overdrage til andre.

Arbejdsgiveropgaver

Arbejdsgiveren har ansvaret for at administrere tilskuddet til BPA, og ansvaret for de praktiske og juridiske opgaver, der er forbundet med ordningen.

Det vil sige:

• Ansættelse og afskedigelse af hjælpere (selve ansættelsessamtalen og udvælgelsen skal varetages af dig som arbejdsleder)
• Udarbejdelse af ansættelsesbeviser til hjælperne
• Udbetaling af løn (opgaven kan dog videregives til Aalborg Kommune eller en privat virksomhed/forening)
• Indberetning af skat, tegning af lovpligtige forsikringer, indbetaling til ferie og barselsfond og så videre (opgaven kan varetages af Aalborg Kommune eller en privat virksomhed/forening)
• Attestere timesedler og sikre at de anførte arbejdstimer er i overensstemmelse med de faktisk udførte timer. 
• Sikre at arbejdsmiljølovgivningen samt anden relevant lovgivning efterleves og overholdes.
• Sikre udarbejdelse af APV, og understøtte arbejdsleder i udførelse heraf. 
• Sikr, at der bliver fremskaffet de relevante og nødvendige arbejdsmiljørelaterede hjælpemidler.
• Kende bevillingens rammer og sikre at der ikke sker et overforbrug af timer.

Arbejdslederopgaverne

At fungere som arbejdsleder indebærer, at du skal være i stand til at tilrettelægge hjælpen og fungere som daglig leder for hjælperne.

Det betyder, at det er dit ansvar blandt andet at kunne

• Varetage den daglige arbejdsplanlægningen for hjælperne (for eksempel praktiske opgaver, sikre information om ledsagelse ud af huset)
• Lave vagtplan
• Sikre overholdelse af bevillingen i forhold til timer
• Finde afløsere for hjælperne i forbindelse med sygdom, ferie med mere
• Udarbejde jobbeskrivelse og jobopslag/annonce
• Udvælge hjælpere, herunder varetage ansættelsessamtaler og sikre, at ansøgerne kan efterleve kravene til løsning af opgaverne
• Varetage oplæring og daglig instruktion af hjælperne
• Sikre at nødvendige og rigtige hjælpemidler anvendes
• Sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø
• Udarbejde APV
• Afholde personalemøder
• Afholde medarbejderudviklingssamtaler (MUS)

I forbindelse med, at du får bevilget en BPA-ordning, vil der løbende blive fulgt op på, hvordan henholdsvis arbejdsgiver- og arbejdslederopgaven varetages i din ordning.

Se desuden afsnit "Tilsyn og Opfølgning”. 

Diverse forsikringer

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, om dine forsikringsforhold er i orden.

Det drejer sig om: 

• Arbejdsskadeforsikring, der vedrører forholdet mellem dig som arbejdsgiver og dine hjælpere/ansatte, og dækker dine hjælpere/ansatte, hvis de kommer til skade under arbejdet
• Erhvervsansvarsforsikring, der vedrører det erstatningsansvar, dine hjælpere/ansatte måtte pådrage sig ved uagtsomme handlinger, når de er på arbejde
• Rejseforsikring, herunder særlig rejseforsikring for hjælpere/ansatte du har med på udlandsrejser
• Tilmelde hjælperne/ansatte til AES (Arbejdsmarkedets erhvervssygdomsforsikring) som indbetales via ATP, og dækker i tilfælde af hjælpernes erhvervssygdom.

Aalborg Kommune kan sørge for at tegne og betale de ovennævnte forsikringer gennem en indgået aftale med et forsikringsselskab. Ønsker du forsikring gennem et andet selskab, afholder du selv udgiften udover, hvad en tilsvarende forsikring koster igennem Aalborg Kommunes aftale.

Kontakt Økonomiafsnittet for yderligere information. 

Tilmelding til Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomsforsikring (AES) er lovpligtig. Det er ATP, der står for opkrævningen af bidraget. Bidragets størrelse beregnes på baggrund af indbetalingerne til ATP. Tilmelding sker automatisk, når der bliver indbetalt ATP for hjælperne.

Hvis du har overdraget tilskuddet til en privat arbejdsgiver, er det dennes ansvar, at alle lovpligtige forsikringer tegnes og alle lovpligtige tilskud betales. Tilskud til forsikring dækkes efter regning. 

CVR-registrering

Hvis du eller en nærtstående vælger at være arbejdsgiver, kan det være aktuelt at have et CVR-nr. CVR er en forkortelse for det Centrale Virksomheds Register.

Det er gratis at få et CVR-nummer. Du skal oplyse Aalborg Kommune om dit CVR-nummer, når du har modtaget det.

Du skal være opmærksom på, at du skal have et CVR-nummer, hvis du selv varetager lønadministration. 

Blanketten til CVR-registrering finder du på virk.dk, som er virksomhedernes digitale indgang til det offentlige.

Erhvervskonto

Hvis du selv varetager lønadministrationen for dine hjælpere, skal du ligeledes oprette en Erhvervskonto, som kommunen skal overføre tilskuddet til. 

Når du har modtaget dit CVR fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, skal du kontakte din bank og oprette en Erhvervskonto. Du skal oplyse Økonomiafsnittet om dit CVR-nummer. De vil herefter månedsvis udbetale tilskud til lønudgifter hertil. 

Digital postkasse 

Alle med et CVR-nummer skal desuden have en digital postkasse på virk.dk. Dette er en gratis og sikker postkasse, hvor du kan modtage og sende breve fra og til offentlige myndigheder, herunder Økonomiafsnittet. 

Overdragelse af arbejdsgiveransvaret til privat arbejdsgiver

Når du har fået bevilget en BPA-ordning, har du mulighed for at overdrage arbejdsgiveropgaverne og lønadministrationen til en nærtstående eller en privat virksomhed eller forening.

Hvis du vælger en privat arbejdsgiver, skal denne være godkendt af socialtilsynet.

Oplysninger om, hvilke firmaer som er godkendt, kan du finde på Socialtilsyn Nords hjemmeside  

Hvis du vælger at overdrage tilskuddet, og dermed arbejdsgiveropgaven og/eller lønadministrationen til en nærtstående, skal alle parter være indstillet på det. Aalborg Kommune kan således ikke pålægge en nærtstående at varetage arbejdsgiveropgaven eller lønadministrationen. 

Der udbetales ikke økonomisk kompensation i form af tilskud til varetagelse af arbejdsgiveropgaver og/eller arbejdsopgaver i forbindelse med lønadministration til dig eller en nærtstående for at varetage opgaverne.

Virksomhedsoverdragelse

Har du hjælpere ansat i forvejen, skal du i samarbejde med den virksomhed eller forening, der overtager arbejdsgiveropgaverne for dig, finde ud af, hvordan I gør det bedst for hjælperne. Hvis der bliver tale om en decideret virksomhedsoverdragelse, skal du være opmærksom på virksomhedsoverdragelsesloven.

Du bør være opmærksom på § 5 i virksomhedsoverdragelsesloven, der siger at dine hjælpere skal varsles i rimelig tid om dato, årsag og konsekvenser. Alternativt kan du opsige dine hjælpere rettidigt, og den private virksomhed eller forening kan efterfølgende ansætte dem igen, hvis du og virksomheden ønsker dette.

Skriftlig aftale med den private arbejdsgiver

Hvis du vælger at overdrage tilskuddet og dermed arbejdsgiveropgaven og lønadministrationen, skal du selv finde en egnet virksomhed eller forening, og du skal selv indgå aftale med dem. Husk at arbejdsgiveren skal være godkendt af socialtilsynet. 

Vi vil derfor anbefale dig, at aftalen indeholder en beskrivelse af: 

• Hvilke opgaver virksomheden eller foreningen påtager sig at udføre for dig
• Hvordan ydelserne leveres
• Beskrivelse af omkostningsstyring og regulering
• Procedure for tilbagebetaling af ikke forbrugte midler med videre
• Generelle forhold vedrørende arbejdsgiverens forpligtigelser
• Fastsættelse af opsigelsesvarsel mellem dig og virksomheden med videre.

Hvis der er særlige forhold, der gør sig gældende i din ordning, er det vigtigt også at få dem beskrevet i aftalen. 

Du er selv ansvarlig for aftalens indhold. Du er derudover selv ansvarlig for, at aftalen ikke overstiger det tilskud, som kommunen udmåler. Der er tale om en privatretlig aftale mellem dig og din arbejdsgiver. Du skal blot sikre, at aftalen er i overensstemmelse med din bevilling.

Du skal derfor være særlig opmærksom på, at virksomheden ikke kræver betaling ud over det tilskud, som Aalborg Kommune har bevilget, idet du så selv hæfter for differencen. Kommunen er ikke part i jeres aftale.

Når du har indgået en privat aftale med arbejdsgiveren, skal du sende en kopi til Økonomiafsnittet med sikker post. 

Hvis du vælger et arbejdsgiverfirma udveksler kommunen oplyser omkring din BPA-ordning i nødvendige omfang til brug for administration af tilskuddet. 

Kommunikation vedrørende selve din bevilling vil altid foregå gennem dig, og du er selv forpligtet til at orientere arbejdsgiverfirma om ændringer i forhold til din bevilling.

Økonomi

I dette afsnit beskrives de forskellige økonomiske dele, som indgår i din BPA-ordning, herunder hvad kommunen har bevilget af tilskud til arbejdsgiverfunktionen og lønadministration. 

Tilskudsudmålingen og udmålingsbekendtgørelsen

Det er fastslået i en bekendtgørelse, hvordan kommunen skal udmåle tilskud til din BPA-ordning. Nærmere bestemt Bekendtgørelse om udmåling af tilskud til ansættelse af hjælpere og borgerstyret personlig assistance efter serviceloven (herefter udmålingsbekendtgørelsen). 

Tilskuddet består reelt af flere tilskud: 

1. Tilskud til løn til ansættelse af hjælpere
2. Tilskud til administration af arbejdsgiveropgaverne
3. Tilskud til lønadministration (hvis ikke Aalborg Kommune varetager den)
4. Tilskud til hjælperrelaterede udgifter 
5. Dækning af visse udgifter efter regning, for eksempel forsikring, sygdom, kurser, lægeerklæring.

Tilskud til løn til ansættelse af hjælpere

Der skal ved udregningen af tilskuddet til løn til ansættelse af hjælpere sikres, at tilskuddet er rummeligt nok til, at du kan tilbyde dine hjælpere en løn, der indeholder: 

• Tids- og stedbestemte tillæg 
• Funktions- og kvalifikationstillæg med videre. 
• Arbejdsmarkedspension
• Anciennitet
• Feriepenge, ATP og andre lovpligtige bidrag 

Aalborg Kommune har valgt at tage udgangspunkt i den kommunale overenskomst for social- og sundhedspersonale indgået mellem Kommunernes Landsforening (KL) og Fag og Arbejde (FOA).

Tilskud til administration af arbejdsgiveropgaverne 

I de tilfælde, hvor du ønsker at overføre tilskuddet til en forening eller en virksomhed, skal kommunen udmåle et tilskud til de opgaver, som er forbundet med at være arbejdsgiver, jf. § 8, stk. 1 i udmålingsbekendtgørelsen.

Dette kalder vi for arbejdsgivertilskuddet. 

I arbejdsgivertilskuddet skal der udmåles dækning af omkostninger forbundet med:

• Ansættelses- og afskedigelsesprocedurer i forhold til hjælpere
• Oplæring og vejledning af borgeren i de opgaver, der følger af at modtage hjælp i form af kontant tilskud til ansættelse af hjælpere eller borgerstyret personlig assistance
• Bistand til borgeren med rekruttering af hjælpere med videre
• I et vist omfang at medvirke til at sikre vikardækning,
• Lønadministration med videre
• Regnskab, ledelse og kontorhold inklusive afledte omkostninger til IT, husleje med videre

Aalborg Kommune har gennemgået udgifterne omfattet af udmålingsbekendtgørelsens § 8, stk. 1 og fastlagt et kommunalt serviceniveau for udmålingen til arbejdsgiverfunktionen. Serviceniveauet for tilskud til arbejdsgiverollen er fastlagt efter et budget, som anfører fordelingen af de enkelte poster, der ligger til grund for budgettet. Budgetposterne er sammenlignelige med omkostninger ved tilsvarende aktiviteter i Senior og Omsorg i Aalborg Kommune. 

Du kan desuden se arbejdsgivertilskuddet pr. bevilget time i den økonomiske beregning, som er en del af din samlede bevilling. 

Arbejdsgivertilskuddet fremskrives årligt med gældende lønfremskrivningsprocent. 

Tilskud til privat lønadministration 

Aalborg Kommune har ligeledes fastsat et tilskud til omkostninger forbundet med lønadministration.

Hvis du selv varetager arbejdsgiverrollen, bevilges du tilskud til omkostninger forbundet med lønadministration. Dette kan for eksempel være til abonnement til lønsystemer. Du kan se tilskuddet per fuldtidshjælper i din bevilling og den økonomiske beregning. 

Tilskud til udgifter efter regning 

En række udgifter dækker kommunen efter regning. Det vil sige, at de ikke er en del af dit samlede tilskud. Formålet er at sikre, at du ikke har udgifter forbundet med din bevilling af BPA. 
Ud over løntilskuddet skal kommunen dække en række udgifter efter regning. Det gælder udgifter til:

• Løn under sygdom, barnets 1. og 2. sygedag, udgifter til barsel, der ikke dækkes af ATP’s barselsudligningsordning.
• G-dage, dagpengegodtgørelse ved 1. og 2. ledighedsdage ved afskedigelse eller ophør af tidsbestemt ansættelse.
• 6. ferieuge
• Nødvendige forsikringer i prisniveau svarende til HGF´s Gruppeforsikring (Købstædernes Forsikring) lovpligtige forsikring
• Nødvendige kurser til hjælpere.  Der skal søges om dækning af kursusudgiften inden kurset afholdes, og kurset skal kunne dokumenteres.
• Udgifter til nødvendige arbejdsmiljørelaterede hjælpemidler. Inden der afholdes udgifter hertil, skal der indgås konkret aftale med kommunen om udgiftsniveauet, eventuel aftale om udlån fra hjælpemiddeldepot.
• Eventuel andet, der ikke kan forudses på bevillingstidspunktet.

Budget

Bevillingen af timer i din ordning er udtryk for, hvor mange timers hjælp, du som gennemsnit har til rådighed på en uge eller per måned. Som opfølgning på det faktiske forbrug af timer, skal der én gang årligt udarbejdes et regnskab. 

Har du overdraget arbejdsgiveropgaverne til en privat virksomhed eller en forening, er det dem, der skal sørge for at udarbejde regnskab og indsende det til din rådgiver. Som arbejdsleder har du dog selv ansvaret for løbende at føre kontrol med dit timeforbrug, så du ikke overskrider dit årlige bevilgede timetal.

Du må gerne i løbet af året spare timer sammen til et konkret formål. Du skal dog være opmærksom på, at disse timer som hovedregel skal bruges inden årets udløb. Har du ikke brugt alle de bevilgede timer, skal du som udgangspunkt tilbagebetale det ikke forbrugte tilskud, når året er slut. 

Kan du godtgøre, at du har opsparet timerne til et bestemt formål (for eksempel weekendophold eller familiesammenkomst), kan det være muligt at få timerne overført til det nye år. Du bør kontakte din rådgiver, hvis du ønsker at overføre timer til et nyt kalenderår.

Ved større opsparing af timer vil Voksensocialafdelingens Visitation undersøge, om den tildelte hjælp er i overensstemmelse med dit behov. 

Regnskab

Du eller den, du har overdraget arbejdsgiveransvaret til, skal udarbejde et årligt regnskab til kommunen for anvendelsen af det udbetalte tilskud. Regnskabet skal kunne sammenholdes med kommunens budget for din BPA-ordning. Det skal kunne ses, om dit tilskud er brugt i overensstemmelse med formålet, og om du eventuel skal tilbagebetale noget. 

Regnskabet skal opgøres i følgende:

• Bevilligede timer i forhold til hjælpebehov, hvoraf det tydeligt fremgår, hvor mange der er forbrugte
• Oplæringstimer, hvoraf det tydeligt fremgår, hvor mange der er forbrugte
• Timer til personalemøder, hvoraf det tydeligt fremgår, hvor mange der er forbrugte
• Sygetimer med mere
• Øvrige udgifter til forsikring, bevilligede kurser med mere

Alle udgifter medtages i regnskabet også de udgifter, der er afholdt på særskilt faktura, for eksempel sygetimer, forsikring og andet, da regnskabet skal afspejle alle de udgifter, der har været til BPA-ordningen.

Hvis kommunen varetager din lønadministration, udarbejder kommunen regnskabet. Du vil få tilsendt dette regnskab til din orientering. Hvis du selv udarbejder regnskabet eller har antaget et arbejdsgiverfirma, kan du finde yderligere krav til regnskabsudarbejdelsen nedenfor i afsnittet ”Informationer om økonomi til den private arbejdsgiver”. 

Tilbagebetaling

Hvis du har forbrugt mindre timer end udmålt, skal tilskuddet hertil tilbagebetales til kommunen. Du skal også være opmærksom på, at tilskud, der er blevet anvendt til andet end de formål, der fremgår af servicelovens §§ 96 og 96 a, skal tilbagebetales til kommunen. Det vil sige, at du hæfter for tilskud, som ikke er brugt i overensstemmelse med din bevilling. 

Informationer om økonomi til den private arbejdsgiver

Når du har et privat arbejdsgiverfirma, er det dem, der står for afregning i forhold til tilskuddet med mere til Aalborg Kommune. Aalborg Kommune opstiller en række krav til tilskud betalt efter regning efter ud-målingsbekendtgørelsens § 11, stk. 2., derfor skal arbejdsgiverfirmaet overholde følgende:

Månedligt tilskud

Fakturaer sendes til Økonomiafsnittet, EAN nr. 57 98 00 37 45 039. Er der spørgsmål kan du sende dem på mail til oekonomi-jv@aalborg.dk 

Fakturaen skal indeholde navn og cpr-nummer. Cpr-nummeret skal altid skrives i snitfladefeltet - ”Delivery.DeliveryParty.PartyLegalEntity.CompanyID og med schemeID=”DK:CPR”.

 Læs mere om hvad fakturaer skal indeholde i punkt 18 i OIOUBL spørgsmål og svar 

Der skal være en præcis angivelse af den periode, som fakturaen vedrører.

Den månedlige faktura skal opdeles i følgende poster:

• Bevilling
• Arbejdsgiverbidrag
• Lønadministration
• Forsikring (den månedlige udgift til forsikring må gerne faktureres sammen med det månedlige tilskud)

Månedsfakturaer på bevillingen skal være Økonomiafsnittet i hænde senest den 15. i måneden for at fakturaen kan komme til udbetaling inden udgangen af måneden.

Betalingsfristen skal være den sidste hverdag i måneden. Det er vigtigt, at leverandøren påfører denne dato.

Fakturering af variable omkostninger og sygdom

Fakturering af udgifter udover det, som dækkes af det månedlige tilskud, skal faktureres på separate fakturaer. Fakturaen skal indeholde navn og cpr-nummer på borgeren samt tydelig angivelse af den periode fakturaen vedrører. 

Fakturaen skal vedhæftes tilstrækkelig dokumentation.

Fakturering for løn under sygdom og barnets 1. og 2. sygedag

Vær opmærksom på, at når der faktureres for sygetimer, er det lønudgiften til vikaren, der skal faktureres til Aalborg Kommune, idet lønudgiften til den syge hjælper er indregnet i den ordinære bevilling/udmåling.

Regning på tilskud til løn under sygdom, skal sendes månedsvis bagud til Aalborg Kommune. Det gælder kortvarig sygdom, længerevarende sygdom samt barns 1. og 2. sygedag. Ved barns. 1. og 2. sygedag må der maksimalt indberettes 8 arbejdstimer/dag. Ved længerevarende sygdom må der maksimalt indberettes 37 arbejdstimer/uge.

Der skal i tilknytning til fakturaen fremsendes dokumentation for hvilken hjælper der er syge, for eksempel i form af tjenestenummer.

Dokumentationen skal indeholde dato for sygefravær samt antal timer per dag. Derudover skal specifikation for eventuelle refusioner fremsendes. 
Aalborg Kommune vil stikprøvevis anmode om fremsendelse af kopi af fraværserklæringer.

Barsel

Vær opmærksom på, at når der faktureres for barselstimer, er det lønudgiften til barselsvikaren, der skal faktureres til Aalborg Kommune, idet lønudgiften til hjælperen på barsel er indregnet i den ordinære bevilling/udmåling.

Timeprisen på barselstimer skal enten faktureres med det faktiske forbrug på barselsvikaren eller faktureres ud fra gennemsnitstimeprisen fra bevillingen.
Der skal angives dato og tidspunkt for barselstimerne.

Ved barsel skal der modregnes refusion. Dokumentation på refusionen vedhæftes fakturaen.

Akutvikar

Aalborg Kommune afregner som hovedregel direkte med bureauet, som leverer akutvikaren.

Puljetimer

Det er vigtigt, at det af fakturaen fremgår, at det er puljetimer der faktureres for. 

Overtidsbetaling

Aalborg Kommune dækker ikke overtidsbetaling.

Respiratorbruger

I Aalborg Kommune udmåles der yderligere ét funktionstrin oveni den allerede udmålte løn til hjælpere hos en respiratorbruger, der har gennemgået obligatorisk uddannelse hos Respirationscenter Vest (RCV). Derudover gælder følgende ift. respiratorbrugere:

• Akutvikar: Ved fakturering af akut vikar er det vigtigt, at det fremgår af fakturaen, om vikaren har den obligatoriske uddannelse fra RCV, og hvor mange års erhvervserfaring hjælperen har inden for området.
• Oplæringstimer: I forbindelse med afregning af oplæringstimer, skal der på fakturaen angives, om oplæring er foregået i hjemmet eller på RCV.
• Kurser: I forbindelse med afregning af forbrugte timer til kurser, er det vigtigt, at det fremgår, hvis det er kurser ifm. respirationen. Datoer og hjælperens tjenestenummer skal altid fremgå af fakturaen. Stikprøvevis kan vi anmode om dokumentation for korrekt uddannelse af den enkelte hjælper ifm. arbejdet med respiratorborgeren.
• Indlæggelse: Ved borgerens indlæggelse, skal der sendes dokumentation til Aalborg Kommune på de timer, som hjælperne har brugt hos borgeren på sygehuset. Her er det vigtigt med dato og tidsrum. Sygehuset skal opgive EAN nummer i dokumentationen (Aftale vedrørende betaling for praktisk hjælp ved indlæggelse).

Forsikringer

Forsikringer skal afregnes månedsvis bagud. 

Reguleringer

Reguleringer i løn med mere sker i forbindelse med udarbejdelse af regnskabet.

Omkostninger ved bidrag til barselsfond

Udgifter til barselsfond er indregnet i udmålingen. Der kommer automatisk en opkrævning fra barsel.dk ud fra betalingen til ATP. 

Nødvendige kurser for hjælperne

Udgiften til nødvendige kurser afholdes udelukkende, hvis der foreligger en bevilling fra Voksensocialafdelingens Visitation. Borgeren søger om bevilling af kurser ved sin rådgiver. Rådgiver kan bevilge udgiften til selve kurset og timer til hjælperens deltagelse. Arbejdsgiverfirmaet kan som udgangspunkt ikke ansøge på vegne af borgeren.

Udgifter til nødvendige kurser sendes ved udgiftsafholdelsen. 

Nødvendige omkostninger ved overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen

Aalborg Kommune har i arbejdsgivertilskuddet udmålt tilskud til omkostninger forbundet med arbejdsgiverens varetagelse af arbejdsmiljøforpligtelserne. Kommunen dækker derfor som udgangspunkt ikke yderligere udgifter hertil. Derudover er borgeren som hovedregel bevilget timer til arbejdsmiljø og APV i det samlede tilskuddet. Dette fremgår af den økonomiske beregning. 

Borgeren bør kontakte sin rådgiver, hvis der ønskes bevilget yderligere tilskud til omkostninger ved overholdelse af arbejdsmiljølovgivningen.

Dit hjem som arbejdsplads

At blive tildelt en BPA-ordning betyder, at dit hjem bliver en arbejdsplads.

Det betyder en række overvejelser i forhold til:

• rollen som arbejdsleder
• rollen som arbejdsgiver
• overvejelser om arbejdsmiljø.

Dine hjælpere skal fungere som dine ”arme og ben” og skal udføre de praktiske opgaver, som du har fået visiteret tid til. Formelt er der ikke mange begrænsninger i deres arbejde indenfor rammerne i din bevilling.

Du skal dog sørge for at dine hjælpere har et godt arbejdsmiljø. 

I det følgende afsnit kan du læse mere om dine forpligtelser som arbejdsleder.

Arbejdsmiljølovgivningen

Som arbejdsgiver eller arbejdsleder skal du overholde arbejdsmiljøloven. Manglende overholdelse af reglerne kan betyde bøde eller påbud fra Arbejdstilsynet. 

Dit hjem betragtes som en arbejdsplads, og du skal som arbejdsgiver og arbejdsleder sikre hjælpernes arbejdsmiljø, herunder: 

• At arbejdsforholdene er forsvarlige. Det betyder blandt andet, at der ikke må bruges farlige tekniske hjælpemidler samt hjælpemidler, som er defekte. 
• At arbejdsmiljøforholdene skal vurderes.
• At arbejdsskader undgås, for eksempel ved, at de nødvendige hjælpemidler anvendes.
• At hjælperne får den nødvendige oplæring og instruktion i at udføre arbejdet uden risiko, for eksempel gennem forflytningsteknik og brug af hjælpemidler 
• At arbejdet tilrettelægges, så der er tid til pauser i rimeligt omfang
• At eventuelle arbejdsulykker anmeldes

Den del af din hjælp, der normalt udføres i en privat husholdning, for eksempel rengøring og madlavning er omfattet af arbejdsmiljølovens udvidede område. Det står i arbejdsmiljøloven § 2, stk. 3.  Det betyder blandt andet, at dette arbejde ikke er omfattet af pligten til at lave en APV. Den del af din hjælp, der er af mere professionel plejende karakter, er derimod omfattet af den almindelige arbejdsmiljølovgivning.

Da hjælpernes arbejdsopgaver i praksis er vanskelige at skille ad, anbefales det, at alle de arbejdsopgaver hjælperne har, tænkes med i vurderingen af arbejdsmiljøet. 

Arbejdsmiljøorganisation

Hvis du har 10 eller flere hjælpere ansat, skal der dannes en arbejdsmiljøorganisation (AMO). Afløsere tæller med i opgørelsen af antal ansatte hjælpere.

Har du overdraget arbejdsgiveropgaverne til en virksomhed eller forening, skal arbejdsgiver også være repræsenteret, så der er tre repræsentanter i AMO. Arbejdsgiver kan dog vælge at lade sig repræsentere ved arbejdslederen, det vil sige dig. Sørg for at aftale med den virksomhed eller forening, du overdrager arbejdsgiveropgaverne til, hvordan I gør.

Du skal som arbejdsleder gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Du skal ligeledes, som arbejdsgiver, sørge for, at arbejdsmiljørepræsentanten også gennemfører en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse. 

Tilmeldingen skal ske til en udbyder af arbejdsmiljøuddannelsen, der er omfattet af godkendelses- og evalueringsordningen. Du kan finde en liste over godkendte udbydere på Arbejdstilsynets hjemmeside 

Kontakt din rådgiver i god tid med hensyn til udgiften til uddannelsen, som dækkes efter regning.

Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse skal være gennemført senest tre måneder efter, at arbejdsmiljørepræsentanten er valgt eller udpeget. 

AMO skal samarbejde om arbejdsmiljøet for at løse de sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, der kan opstå på arbejdspladsen. AMO skal samtidig løbende iagttage arbejdsmiljøet for at forhindre, at der opstår problemer. 

I forbindelse med din bevilling, udmåles der timer til arbejdsmiljøarbejdet, herunder udarbejdelse af APV. 

Hjælpemidler/forflytningsteknik

Der skelnes imellem dine personlige hjælpemidler, som Aalborg Kommune bevilger på baggrund af dit behov (eksempelvis en kørestol) og arbejdsmiljørelaterede hjælpemidler, der bevilges, så hjælperne kan hjælpe dig uden selv at risikere at komme til skade i situationen (eksempelvis i forflytningssituationer). 

Du er som arbejdsleder forpligtet til at sikre hjælperne de nødvendige arbejdsmiljørelaterede hjælpemidler. Som oftest bevilges de arbejdsmiljørelaterede hjælpemidlerne samtidig med, at ordningen sættes i gang.

Opstår der nye behov, skal du kontakte din rådgiver.

APV-hjælpemidler og den indledende instruktion i brugen af dem bevilges og stilles som udgangspunkt til rådighed af Aalborg Kommune. Der bevilges efter niveauet for Aalborg Kommunes hjemmepleje. Hvis du ønsker at anvende et dyrere sammenligneligt hjælpemiddel, skal du selv betale differencen. 

Opstår der særlige behov, for eksempel i forbindelse med APV eller pålæg fra Arbejdstilsynet, er der mulighed for at få udgifterne dækket efter en individuel konkret vurdering. For yderligere oplysninger om anvendelsen af hjælpemidler se afsnittet ovenfor ”Hjælpemidler/forflytningsteknik”.

Hjælpemidler, der er bevilget, skal benyttes. For eksempel skal alle hjælperne bruge lift, hvis det er aftalt. Der instrueres i brugen af hjælpemidlet, når det leveres. Ved ansættelse af nye hjælpere skal du huske, at de også skal instrueres i brugen af hjælpemidler.

Det er dit ansvar som arbejdsleder, at få nye hjælpere tilmeldt et forflytningskursus, samt at der udarbejdes forflytningsinstruktioner, der er tilpasset dit behov.

Dine hjælpere har mulighed for at deltage i et forflytningskursus på AMU Nordjylland. Kurset er tilrettelagt specielt for BPA-brugere og personlige hjælpere.  

Læs om forflytningskursus og tilmeld dig på AMU Nordjyllands hjemmeside.

Hjælpere, der er omfattet af AMU’s målgruppe, vil få lønkompensation via AMU - VEU-godtgørelse. AMU udleverer de nødvendige skemaer ved tilmeldingen til kurset. Hvis Aalborg Kommune er lønadministrator for dig, skal skemaerne indsendes til Økonomiafsnittet. Hjælpere skal have deres almindelige løn under kurset – kompensationen sendes til arbejdsgiver.

Hvis du har uddelegeret arbejdsgiveransvaret, er det arbejdsgiverens ansvar at få hjælperne tilmeldt til kurserne. 

Udgifterne ved kurset dækkes efter regning. Vær opmærksom på, at du skal ansøge hos Voksensocialafdelingens Visitation, inden du afholder udgiften, idet der skal være tale om et nødvendigt kursus.
Sagsbehandlingstiden er 8 uger. 

Den årlige arbejdsmiljødrøftelse

Alle virksomheder skal holde en årlig arbejdsmiljødrøftelse. En arbejdsmiljødrøftelse skal indeholde følgende punkter:

• Tilrettelæggelse af indholdet af samarbejdet om sikkerhed og sundhed for det kommende år. 
• Fastlæggelse af hvordan samarbejdet skal foregå. 
• Vurdering af om det foregående års mål er nået.
• Fastlæggelse af mål for det kommende års samarbejde. 

Hvis der er under 10 hjælpere, og dermed ikke en AMO, skal det ligeledes drøftes, om der er den nødvendige viden om arbejdsmiljø til stede. Der er ingen krav på formen til disse drøftelser. Disse kan derfor med fordel afholdes i forlængelse af et personalemøde eller elektronisk på mail. 

Arbejdstilsynet har udarbejdet en guide, der kan hjælpe jer til komme godt igennem den årlige drøftelse.

Find forflytningsguiden på Arbejdstilsynets hjemmeside

Arbejdspladsvurdering (APV)

Du er i din samlede bevilling bevilget tid til udarbejdelse af APV og arbejdsmiljø. Dette kan du se i den økonomiske beregning.

Et vigtigt redskab til at holde øje med sikkerheden og sundheden er en arbejdspladsvurdering (APV). Hvis du har færre end 10 hjælpere og derfor ikke har nedsat en AMO, skal der alligevel udarbejdes APV, som du så udarbejder sammen med alle dine hjælpere. Hvis hjælpen i din ordning udelukkende varetages af pårørende, er der ikke krav om udarbejdelse af APV, men det er ikke ensbetydende med, at der ikke skal tages de nødvendige arbejdsmiljørelaterede forholdsregler og snakke. 

Problemer med arbejdsmiljøet løser sig ikke af sig selv, og der er derfor indført et lovkrav om, at alle virksomheder med ansatte skal lave APV minimum hvert 3. år.

Arbejdet med APV handler om at finde ud af: 

• om I har problemer med det fysiske og/eller psykiske arbejdsmiljø.
• hvor problemerne eventuelt er 
• hvordan I løser problemerne 
• hvem der har ansvaret for, at de bliver løst
• hvornår I skal følge op.

Husk at APV og handlingsplan altid skal være tilgængelig for alle hjælpere. Du kan eksempelvis have et ringbind stående fremme synligt i dit hjem. 

Du kan læse meget mere om APV og arbejdsmiljø på Arbejdstilsynets hjemmeside. Her findes gode råd delt op efter branche. I kan med fordel bruge de gode råd i arbejdsmiljøvejviser til ”Døgninstitutioner og hjemmepleje”,

Derudover har branchearbejdsmiljørådet Social og Sundhed lavet en branchevejledning for handicaphjælpere: ”Handicaphjælpernes arbejdsmiljø”. Vejledningen er skrevet til hjælperne, men som arbejdsgiver, kan du også her få mange gode råd om, hvordan du skaber et godt arbejdsmiljø for dine hjælpere.

Find vejledning til handicaphjælpernes arbejdsmiljø på BFAs hjemmeside under emnet ”Krop og sundhed”

Find skabeloner til APV kortlægningsskema og handlingsplan på BPA arbejdsgivers hjemmeside

Sikkerhedsdatablade

Som arbejdsgiver har du ansvaret for at have et 16 punkts sikkerhedsdatablad, også kaldet en leverandørbrugsanvisning, hvis dine hjælpere skal arbejde med farlige stoffer og materialer.

BPA arbejdsplads har samlet datablade for de mest almindelige produkter.

Læs om sikkerhedsdatablad under fanen arbejdsmiljø / sikkerhedsdatablade på BPA arbejdsgivers hjemmeside

Det er vigtigt, at du printer oplysningerne ud og har dem liggende på et sted, der er nemt tilgængeligt for alle hjælperne.  

Oplæring i arbejdsopgaver 

Du har pligt til at sørge for oplæring, før en nyansat hjælper kan hjælpe dig på egen hånd. Der kan være behov for ekstra oplæring, hvis du er respiratorbruger, eller hvis du har særlige plejebehov.
I forbindelse med din bevilling, udmåles der timer til oplæring af nyansatte hjælpere. Dette kan du se i den økonomiske beregning. 

Medarbejderudviklingssamtaler (MUS)

Som arbejdsleder skal du også tilbyde dine hjælpere en årlig MUS. Dette er du også bevilget tid til, hvilket fremgår af den økonomiske beregning. 

En MUS er en åben og ligefrem dialog mellem hjælper/medarbejder og leder. For den enkelte hjælper er det en mulighed for at drøfte eget bidrag til arbejdspladsen, og for lederen en mulighed for at overveje, hvordan arbejdspladsen kan støtte hjælperens udvikling og trivsel.

MUS bruges blandt andet til:

• At sikre, at den enkelte hjælper/medarbejder får mulighed for faglig og personlig udvikling
• At drøfte den enkelte hjælpers/medarbejders kompetencer i forhold til løsningen af jobbet 
• At afklare om hjælperen/medarbejderen har brug for at udvikle sine kvalifikationer både i forhold til nuværende, men også fremtidige opgaver
• At udarbejde udviklingsmål for den enkelte hjælper/medarbejder
• At sikre at du som daglig leder får et samlet overblik over hjælperens/medarbejderens kompetencer og ønsker om dygtiggørelse

Det er en god ide, at både hjælper/medarbejder og arbejdsleder forbereder sig på samtalen. Det er vigtigt, at både hjælper/medarbejder og dig selv har tænkt over indholdet forud for mødet. Dette kan du gøre ved at strukturere samtalen efter nogle punkter, for eksempel:

• Arbejdsopgaver og eventuelle ansvarsområder
• Samarbejdet med kolleger og dig selv som leder
• Arbejdstilfredshed og arbejdsindsats
• Fordelingen af arbejdet i teamet
• Uddannelse og jobudvikling

Derudover anvendes der forskellige skemaer, som du og din hjælper hver især udfylder før mødet, så I på denne måde er forberedt på en konstruktiv snak under MUS.

Det er en god ide, at du med udgangspunkt i samtalen laver en aftale om udviklingspunkter og jobvilkår, som der så følges op på ved næste MUS med den pågældende hjælper/medarbejder.

Se inspiration til den gode MUS og find eksempler på forberedelsesskemaer på BPA arbejdsgivers hjemmeside.

Personalemøder

Som arbejdsleder er personalemøder et vigtigt redskab. Først og fremmest bruges personalemøder til planlægning og udveksling af information. Derudover er personalemøder et vigtigt redskab i forhold til at sikre sociale rammer for dine hjælpere, som måske kun ser hinanden til møderne.  

Der findes flere måder at afholde møderne på. Formen er helt op til dig og dine hjælpere. 

Dog kan det varmt anbefales at:

• Lav en dagsorden på forhånd, så alle parter ved, hvad der skal ske på mødet. Giv gerne hjælperne mulighed for at komme med forslag til dagsordenen. 
• Tal gerne med hjælperne om formen på mødet: hvad foretrækker de, at I skal snakke om, og hvordan I snakker om tingene?
• Udarbejde referat. 

Hvis du har brug for råd og vejledning vedrørende personalemøder, kan du tage kontakt til din rådgiver.

Arbejdsskader 

Hvis der sker en arbejdsulykke, som medfører uarbejdsdygtighed i mindst 1 dag, har du som arbejdsgiver pligt til at anmelde den til dit forsikringsselskab. Du kan læse på www.aes.dk, hvordan en arbejdsskade defineres.

Skaden skal anmeldes senest 9 dage efter første fraværsdag. Går der længere tid, inden skadens omfang fremstår som en arbejdsulykke, anmeldes den hurtigst muligt. Andre, herunder hjælperen, kan også anmelde ulykken.

Du kan læse mere om procedurer for arbejdsskader på Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings hjemmeside.

Hvis du har antaget en privat arbejdsgiver, skal du kontakte denne, hvis din hjælper får en arbejdsskade. 

Hvis din hjælper mener at have fået en arbejdsbetinget lidelse det vil sige en sygdom, som er opstået efter længere tids påvirkning fra arbejdet eller de forhold, som arbejdet foregår under, kan hjælperen gå til sin læge, som i givet fald vil sørge for at anmelde lidelsen til Arbejdstilsynet og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring.

Arbejdsplaner og vagtplanlægning

Som arbejdsleder er det dit ansvar at udarbejde en vagtplan for dine hjælpere. Der er ikke noget formelt krav til udarbejdelsen af en vagtplan. Der er dog nogle arbejdstidsregler, som der skal overholdes i forhold til, hvordan vagterne placeres for den enkelte hjælper. 

Aalborg Kommune anbefaler, at dine hjælpere kender til deres vagter mindst én uge før arbejdsperiodens start. Når du laver vagtplan, er det vigtigt, at du orienterer dig om reglerne om arbejdstid.

Læs mere nedenfor. Vær opmærksom på, om dine hjælpere er ansat efter en overenskomst, som stiller krav til arbejdsplaner. 

Aalborg Kommune skal vejlede dig om dine pligter som arbejdsleder. Det er dog dit ansvar, at arbejdstidsreglerne og arbejdsmiljølovgivningen overholdes. Det vil derfor også være dig, der vil hæfte for en eventuel fagforeningssag. 

Arbejdstid 

Ansatte, der ikke er omfattet af en overenskomst, er omfattet af dele af Beskæftigelsesministeriets gældende arbejdstidsdirektiv.

Du skal derfor være opmærksom på følgende regler:

• Den gennemsnitlige arbejdstid bør normalt ikke overstige 37 timer om ugen og må maksimalt udgøre 48 timer om ugen beregnet over 4 måneder. Ferie og sygdom medregnes ikke. 
• Ret til pause for hjælperen ved en daglig arbejdstid på mere end 6 timer. Pausen skal placeres inden for den almindelige arbejdstid og skal være af en sådan længde, at formålet med en pause tilgodeses
• Derudover skal du være opmærksom på hjælpernes ret til fridøgn. Hovedreglen er, at der skal ydes et ugentligt fridøgn inden for hvert 7. døgn. Fridøgnet skal ligge i tilslutning til en daglig hvileperiode. Den daglige hvileperiode er på 11 timer, så hjælperen har krav på en sammenhængende hvileperiode på 35 timer hvert 7. døgn. 
• I et begrænset omfang kan du aftale med din hjælper, at hvileperiode skal udskydes eller nedsættes til 8 timer.

Du skal samtidig overholde Beskæftigelsesministeriets seneste Bekendtgørelse om Hvileperiode og fridøgn med videre. 

Find bekendtgørelse om Hvileperiode og fridøgn på hjemmesiden Retsinformation.

Ved spørgsmål kan du kontakte din rådgive.

Overtrædelse af reglerne om hviletid og fridøgn kan straffes med bøde. I særlige situationer kan straffen være fængsel.
Vær særligt opmærksom på reglerne om arbejdstid, hvis dine hjælpere er ansat efter en overenskomst. 

Døgnvagter og lange vagter

Du skal være særligt opmærksom, hvis du ønsker at tilrettelægge meget lange vagter for eksempel døgnvagter.

Dine hjælpere har ret til en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer, som nævnt ovenfor. 
Det kræver derfor en godkendelse fra Arbejdstilsynet, hvis du ønsker døgnvagter. Du skal desuden være opmærksom på, at hjælperen har ret til 22 timers hvile efter en døgnvagt.

Du kan finde kontaktoplysninger til døgnvagter på Arbejdstilsynets hjemmeside. 

Dette står i bekendtgørelsen om hvileperiode og fridøgn. 

Overtrædelse af reglerne om hviletid og fridøgn kan straffes med bøde. I særlige situationer kan straffen være fængsel.

Vær opmærksom på, om dine hjælpere er ansat efter en overenskomst, da særlige vilkår kan gælde her i forhold til vagternes længde. 

Personaleadministration 

I dette afsnit gives der konkrete råd og vejledning til personaleadministration, som du kan læse, hvis du for eksempel skal rekruttere en ny hjælper. 

Annoncering og rekruttering

Der ydes ikke særskilt tilskud fra Aalborg Kommune til annoncering efter hjælpere. Derfor anbefaler vi dig at anvende www.jobnet.dk til rekruttering af hjælpere. Jobnet er en offentlig jobportal, og det er gratis at slå stillinger op her. 

Du skal være opmærksom, når du ikke har dit eget CVR-nummer. Her skal dit stillingsopslag oprettes via en jobkonsulent. Du sender dit stillingsopslag til mailadressen: jobhuset@aalborg.dk.

Jobhuset kan også kontaktes på telefon 99 31 90 00. Da opslaget skal godkendes af Jobhuset, vil der gå et par dage før stillingsopslaget er tilgængeligt i Jobnets database på internettet.

Hjælperprofil 

Når du efterfølgende skal udvælge ansøgere til samtale, er det en god idé at overveje følgende:

• Hvilke formelle kvalifikationer skal hjælperen have? Er det for eksempel nødvendigt at have kørekort eller erfaring med respiratorbrugere?
• Hvilke personlige kvalifikationer skal hjælperen have? 
• Hjælperens erfaring. Ønsker du en erfaren hjælper, eller ønsker du en uerfaren hjælper, som du selv skal lære op fra bunden?
• Hjælperens fysiske og psykiske form. Skal ansøgeren være i stand til at varetage forflytninger og andre jobfunktioner hos dig, som kræver en god fysik? Skal vedkommende kunne arbejde alene med dig i hverdagen? Skal vedkommende kunne koncentrere sig om sine opgaver hos dig uden at fortælle for meget om sit eget liv og eventuelle problemer her? 

Vi er alle forskellige, og derfor er det individuelt, hvilken hjælper der vil være den mest rigtige for dig – og her vil den umiddelbare kemi selvfølgelig også spille ind.

Forslag til indhold i stillingsopslaget 

Der er nogle formelle krav til et stillingsopslag, som det er vigtigt at få med:

• Dit navn – du kan dog bede om at være anonym i annoncen
• Arbejdsstedet, din adresse eller den bydel du bor i
• Det gennemsnitlige ugentlige timetal
• Beskrivelse af den ledige stilling
• Dine kvalifikationskrav, og hvilken dokumentation du evt. ønsker (CV, udtalelser fra tidligere arbejdsgivere, uddannelsesbeviser eller lignende)
• Ansøgningsfristen (hvornår annoncen skal fjernes)
• Hvortil ansøgningen skal sendes

Ansættelsessamtalen 

For at få mest muligt ud af en jobsamtale og dermed det bedste grundlag at træffe beslutning ud fra, kan du med fordel tænke i følgende trin i forhold til din egen forberedelse af samtalen: 

• Udvælg 3-4 ansøgere til en personlig samtale
• Forbered samtalen grundigt og lav en liste over de vigtigste spørgsmål til ansøgerne. 
• Forbered en kort præsentation af dig selv og din husstand, din hverdag, dit handicap, dine vaner og dine interesser. 
• Forbered en grundig præsentation af jobbets indhold, løn og arbejdsvilkår, antallet af vagter, vagtskema, bespisning (madpakke eller madordning?) 
• Fortæl ansøgerne ved samtalens afslutning, hvornår og hvordan de får besked om din beslutning.

Det er samtidig vigtigt, at du er opmærksom på, at en række særlige forhold gør sig gældende for dig og dine hjælpere i forhold til varetagelse af deres arbejdsopgaver. 

• Du skal således acceptere, at dit private hjem bliver en arbejdsplads
• Dine ansatte skal respektere, at deres arbejdsplads er dit private hjem
• Hjælperne skal udføre mange forskelligartede opgaver, hvoraf nogle af dem kan være af meget personlig karakter

Der stilles derfor store krav til både dig og dine hjælpere i forhold til tavshedspligt, fleksibilitet og rummelighed.

Det er en god idé at udarbejde din egen huskeliste inden ansættelsessamtalerne, så du husker at få spurgt ind til de ting, som er vigtige for dig.

Ligebehandling

Du må ikke skrive hvad som helst i et stillingsopslag, da du som andre arbejdsgivere skal overholde gældende lovgivning, herunder forskelsbehandlingsloven og ligebehandlingsloven. Det betyder, at du ikke må stille krav om, at ansøgere skal have et bestemt køn, race, politisk overbevisning eller eksempelvis skal være studerende.

Du må til gengæld gerne stille specifikke krav, hvis der er forhold eller kvalifikationer, der er nødvendige i forhold til at kunne varetage jobbet.

Eksempelvis kan det være nødvendigt at ansætte en kvindelig hjælper, hvis du er kvinde og hjælper ansættes til at hjælpe dig i svømmehallens omklædning. Eller det kan være nødvendigt at ansætte en hjælper, der er fyldt 25 år for at din bilforsikring dækker, når vedkommende er fører af din bil. 

Ydermere er der givet dispensation til personer med BPA-ordning, så der er mulighed for at søge efter hjælpere, der er jævnaldrende med dig selv.

Straffeattest og børneattest

Vi anbefaler dig at bede ansøgere fremvise straffeattest.

Din hjælpere kan indhente straffeattesten via borger.dk

Hvis du omgås børn eller har børn i dit hjem anbefaler vi ligeledes, at du indhenter en børneattest.

Bestil børneattest på politiets hjemmeside

Personaleadministration - under ansættelsen

Ansættelsesbevis

Som tilskudsmodtager og arbejdsgiver er du ansvarlig for at udarbejde ansættelsesbeviser for dine hjælpere. Du kan eksempelvis anvende en skabelon, som kan findes på www.bpa-arbejdsgiver.dk. Her kan du også finde en vejledning til udfyldelse af dette ansættelsesbevis. 

Beviset udfyldes som udgangspunkt efter det udmålingsgrundlag, som Aalborg Kommune anvender ved udmålingen af lønnen til dine hjælpere. Du er som arbejdsgiver ansvarlig for indholdet af ansættelsesbeviset. Det er ligeledes arbejdsgiver som hæfter for indholdet af et ansættelsesbevis. 

Som arbejdsgiver har du som tidligere nævnt pligt til at sørge for, at ansættelsesbeviset opfylder kravene i ansættelsesbevisloven. Denne lov kan ikke fraviges til ugunst for lønmodtageren, og gælder for alle lønmodtagere uanset alder, ansættelsesform, titel, funktion og organisationsforhold, hvis ansættelsesforholdet varer længere end 1 måned, og hvis den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer. 

Vi anbefaler, at du sørger for, at beviset er udfyldt ved ansættelsen. På denne måde er din nye hjælper oplyst om ansættelsesforholdene i din ordning.

Der er 10 elementer, som altid skal fremgå af et ansættelsesbevis efter ansættelsesbevisloven:

1. Arbejdsgivers og hjælpers navn og adresse.
2. Arbejdsstedets beliggenhed eller et sted, hvor arbejdet hovedsageligt udføres. Dette er som udgangspunkt dit hjem. Dog kan arbejdet hos dig eksempelvis udføres forskellige stedet, eksempelvis under en ferie. Det kan derfor anbefales, at du anfører i ansættelsesbeviset, at arbejdet kan påbegyndes/afsluttes på en anden adresse end din faste adresse.
3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af lønmodtagerens titel, stilling eller jobkategori. Her kan du beskrive arbejdets karakter. Du bør angive, hvad arbejdet hos dig består i. Eksempelvis ”weekendarbejde”, ”aftenarbejde” eller lignende.
4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt. Husk at påføre om hjælper skal bruge hovedkort eller bikort.
5. Ansættelsesforholdets varighed. Du bør angive i ansættelsesbeviset, hvis ansættelsen hos dig er tidsbegrænset.
6. Lønmodtagers rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der betales løn under ferie.
7. Varighed af lønmodtagers og arbejdsgivers opsigelsesvarsler eller regler herom. 
8. Den gældende eller aftalte løn for lønmodtageren ved ansættelsesforholdets start, tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, herunder pension. Derudover skal der oplyses, om lønnens udbetalingstidspunkt.
9. Den daglige eller ugentlige arbejdstid. Du bør i ansættelsesbeviset angive den gennemsnitlige arbejdstid. Denne må ikke overstige 48 timer om ugen i gennemsnit. 
10. Angivelse af hvilke kollektive overenskomster eller aftaler, som regulerer arbejdsforholdet.

Skriftlighed og ansættelsesbeviser

Det er vigtigt, at du som arbejdsgiver sørger for, at din hjælper underskriver ansættelsesbeviset og de eventuelle tillæg til ansættelsesbeviset, som måtte komme senere. Dette bør du gøre for at undgå, at der opstår bevismæssige problemer med, hvad du og din hjælper har aftalt.

Hvis hjælperen ikke har underskrevet eller fået udleveret ansættelsesbeviset, står du som arbejdsgiver med risikoen for, at der kan opstå uenighed om, hvilke vilkår I har aftalt ved ansættelsens start. 

Uenighed om vilkårene i ansættelsen kan udløse en godtgørelse, og det kan koste dyrt.

Du eller arbejdsgiverfirmaet er arbejdsgiveren i ansættelsesforholdet

Som tidligere nævnt skal det tydeligt fremgå af ansættelsesbeviset, hvem der er arbejdsgiver. Samtidigt er det vigtigt at præcisere over for hjælperen, at du er arbejdsgiveren i ansættelsesforholdet. Det er derfor vigtigt, at du oplyser din hjælper om, at al dialog om ansættelsen eller lønforhold skal gå gennem dig. 

Hjælperen bør derfor ikke kontakte Aalborg Kommune uden om dig, da kommunen ikke er arbejdsgiver, men alene administrerer lønnen for dine hjælpere. 
Desuden må kommunen ikke udveksle oplysninger med dine hjælpere. 

Væsentlige vilkår 

Du har desuden mulighed for at fastlægge væsentlige vilkår for en ansættelse hos dig. Dette er særlige forhold, som gælder arbejdsstedet. Du har pligt til at informere hjælperen om væsentlige vilkår ved ansættelsen.

”Væsentlig” vil sige, at der er tale om et vilkår, som du lægger særlig vægt på. Det er vigtigt, at vilkårene indgår i ansættelsesbeviset, da hjælperen ikke må være i tvivl.
Du skal derfor også tydeliggøre for dine hjælpere, hvis en overtrædelse af et væsentligt vilkår kan medføre eksempelvis bortvisning eller afskedigelse.

Du har en pligt til at oplyse om samtlige væsentlige vilkår.
Det anbefales, at vilkårene inddrages i ansættelsesbeviset. På denne måde har ansættelsesbeviset samling på alle vilkår, som bestemmer ansættelsesforholdet. Derudover er det et krav, at et væsentligt vilkår udleveres skriftligt og konkret til en hjælper. 

Væsentlige vilkår kan eksempelvis være opgaver, som ikke er sædvanlige opgaver i et handicaphjælperjob. Det er vilkår, som er helt særlige i din ordning, som du lægger vægt på. 

Eksempelvis: 

• Aften- og natarbejde
• Søndags- og helligdagsarbejde
• Støtte og hjælp til seksualitet
• Særlige aftaler om afløsning ved for eksempel akut sygdom, hvor hjælp er nødvendig, og en hjælper må blive ud over den faste arbejdstid
• Særlige aftaler om afløsning og tilkald ved kollegas sygdom
• Respiratorisk hjælp, der kræver særlig oplæring på Respirationscenter Vest
• Kørekort påkrævet
• Flere arbejdssteder kan forekomme eksempelvis ved sommerhusophold, ferier i ind- og udland samt højskoleophold
• Særlige opgaver i en familie med børn
• Aktiv deltagelse i vandet ved svømning

Hvis du har brug for råd og vejledning i forbindelse med væsentlige vilkår, kan du rette kontakt til din rådgiver, som kan hjælpe dig videre. Derudover er det muligt at rette henvendelse til www.bpa-arbejdsgiver.dk.

Ændring af ansættelsesvilkårene 

Ændringer i ansættelsesvilkårene skal varsles skriftligt til din hjælper, svarende til det gældende opsigelsesvarsel. Derudover skal din hjælper underskrive vilkårene eller ansættelsesbeviset på ny. 
Hvis Aalborg Kommune er lønadministrator, skal du indsende en kopi til Økonomiafsnittet ved ændringer af ansættelsesbeviset. 

Tavshedspligt 

Aalborg Kommune anbefaler, at du i ansættelsesbeviset anfører, at hjælperen har tavshedspligt. 

Tavshedspligten omhandler kendskabet til de fortrolige oplysninger, som hjælperen får kendskab til via deres ansættelse hos dig. Oplysninger om dit privatliv, helbred, medicin, økonomi, politiske overbevisning og seksuelle orientering er naturligvis omfattet, men også andre personlige oplysninger om dig, din familie og dine venner. Desuden kan hjælperen få fortrolige oplysninger om dit erhvervs- eller foreningsarbejde, som også er omfattet af tavshedsforpligtigelsen.

Almindeligvis gælder det, at en hjælper skal opføre sig loyalt over for sin arbejdsgiver under ansættelsen. Din hjælper må derfor ikke sprede fortrolige oplysninger om dig, som kan skade dig. Du bør derfor orientere din hjælper om, hvad du forventer af jeres aftale om tavshedspligt.

Det anbefales, at du taler med dine hjælpere om tavshedspligten, så de ved hvilke oplysninger om dig, de må videregive. I udgangspunktet må de kun fortælle, at de er ansat hos dig som personlig hjælper.
Du kan i ansættelsesbeviset præcisere omfanget af tavshedspligt.

Derudover kan du angive, at hvis hjælperen ikke overholder tavshedspligten, vil det være opsigelses- eller bortvisningsgrund. 

Når kommunen varetager din lønadministration

Har du valgt Aalborg Kommune til at tage sig af din lønadministration for din BPA-ordning, kan du læse videre for at få information om, hvordan det er organiseret.

Lønadministrationen hos kommunen 

Når du ansætter hjælpere i din ordning, skal du sende ansættelsesbeviser til Økonomiafsnittet. Vi anvender ansættelsesbeviser til at oprette dine hjælpere i lønsystemet Silkeborg Data. 
Hjælpernes løn udbetales månedsvis bagud på grundlag af timesedler, som udfyldes af dig og din hjælper.

Arbejdsgiveransvaret er dit

Det er dit ansvar, som arbejdsgiver at sørge for, at timesedlerne er udfyldt korrekt. Du har derfor pligt til at sikre dig, at timesedlerne stemmer overens med din bevilling, samt at dine hjælpere udfylder sedlerne korrekt. Du skal være opmærksom på, at tillæggene skal udfyldes korrekt. 

Vi gør opmærksom på, at bevillingen altid skal overholdes. Hvis bevillingen ikke overholdes, hæfter du som arbejdsgiver selv for udgiften til merforbrug af timer. 
Aflønningsperioden er fra den 1. til den sidste dag i måneden med udbetaling medio i den efterfølgende måned.

Timesedlerne skal være kommunen i hænde senest den 5. i måneden. Det fremgår af timesedlerne, hvor de skal sendes til. Hvis kommunen ikke har modtaget timesedlerne rettidigt, vil lønnen først blive udbetalt ved næstkommende lønudbetaling.

Underskrift af timesedler

Timesedlerne skal attesteres/underskrives af dig som validering af, at timetallet stemmer overens med den hjælp, som du har modtaget. Du skal sikre dig, at det samlede indberettede timetal ikke overstiger din bevilling.

Din hjælper skal også underskrive timesedlen som attestation på, at det indberettede stemmer overens med faktisk præsterede timer.

Ved manglende underskrift fra dig eller hjælperen returneres timesedlen til dig med besked om, at lønnen ikke kan udbetales før, at der er påført underskrifter på timesedlerne. Hvis kommunen ikke har modtaget korrekt udfyldte timesedler senest den 5. i måneden, udbetales lønnen ikke. I disse tilfælde vil lønnen først blive udbetalt ved næstkommende lønudbetaling i den efterfølgende måned. 

Det anbefales, at du gemmer en kopi af timesedler, så du altid har dokumentation for indberetningerne.

Samtykkeerklæring

Aalborg Kommune er ikke din hjælpers arbejdsgiver, men administrerer alene lønudbetalingen, derfor skal hver enkelt hjælper give sit samtykke til, at Aalborg Kommune må udbetale lønnen og tilbageholde A-skat og arbejdsmarkedsbidrag. Hjælperens samtykke bør fremgå af ansættelsesbeviset.

Hvert år i januar måned skal alle arbejdsgivere oplyse SKAT om lønudbetalingen i det foregående år. Det gør Aalborg Kommune for dig ud fra de oplysninger, lønkontoret har om lønudbetalinger i perioden 1. januar – 31. december, både for nuværende og tidligere hjælpere.

Skatteoplysninger

Lønkontoret trækker automatisk de nødvendige skatteoplysninger direkte fra SKAT i forbindelse med skattetræk fra hjælpernes løn. Lønkontoret skal dog have oplyst, om din hjælper ønsker at bruge hovedkort eller bikort i forbindelse med ansættelsen, hvorfor dette skal fremgå af ansættelsesbeviset.

Arbejdsmarkedsbidrag

Hver måned tilbageholdes 8 % af hjælperens bruttoløn efter fradrag af ATP og evt. pensionsbidrag. Lønkontoret indbetaler dette beløb sammen med A-skatten.

ATP

Dine hjælpere indbetaler til en lovpligtig pensionsordning gennem Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP). Lønkontoret sørger for at indbetale disse beløb til ATP hvert kvartal sammen med arbejdsmarkedsbidraget.

Aalborg Kommunes udmåling af løn

Udmåling af løn til din hjælper fremgår af din aktuelle BPA-bevilling. Har du spørgsmål, har du mulighed for at kontakte din rådgiver eller dit arbejdsgiverfirma.

Din hjælpers løn følger løntrin 11 og 12 i “Overenskomst for social- og sundhedspersonale” mellem Kommunernes Landsforening og FOA. Det vil sige, at din hjælper altid vil få udbetalt den gældende løn for uuddannet social- og sundheds-personale på løntrin 11 eller 12.

Hvis din hjælper har 3 års anciennitet som uuddannet social- og sundhedspersonale eller handicaphjælper, indplaceres hjælperen på løntrin 12. Dette kræver, at hjælperen kan dokumentere ancienniteten. Denne dokumentation skal sendes til Aalborg Kommune sammen med ansættelsesbeviset. 

Hvis din hjælper ikke har anciennitet inden for området, stiger hjælperen automatisk i løntrin efter 3 års ansættelse hos dig. Du skal derfor ikke forholde dig yderligere hertil.  

Vær opmærksom på, at din hjælpers løn er udelukkende udmålt og beregnet efter overenskomsten. Din hjælper er derfor ikke omfattet af overenskomsten nævnt ovenfor. Aalborg Kommune udmåler udelukkende et tilskud til lønnen.

Din hjælpers ansættelsesforhold reguleres udelukkende af aftalen mellem dig og hjælperen, og de vilkår som du anfører i ansættelsesbeviset. 
Hjælperens løn skal anføres i ansættelsesbeviset.

Pension

Der er pensionsordning for dine hjælpere, der er fyldt 21 år og har mindst 5 måneders sammenlagt beskæftigelse i kommuner og regioner eller beskæftiget som handicaphjælper hos privat borger (mindst 8 timer i gennemsnit pr. uge) inden for en 8-års periode, regnet fra den 1. april 1999. Hjælpere, der er eller har været ansat ved flere brugere i Aalborg Kommune under Job og Velfærd, optjener pensionsberettigelse for alle ansættelser.

Er hjælperen, op til ansættelsen hos dig, omfattet af en tilsvarende pensionsordning fra tidligere ansættelse, bortfalder ovenstående betingelser, og hjælperen optages i pensionsordningen fra ansættelsens begyndelse. Hvis din hjælper er tilkaldevikar, og dermed ikke i et løbende ansættelsesforhold hos dig, skal hjælperen være fyldt 21 år for at være pensionsberettiget. Desuden skal de hjælpere, der er tilkaldevikarer, have mindst 52 ugers forudgående beskæftigelse i kommuner og regioner, eller beskæftiget som handicaphjælper hos privat borger inden for de seneste 8 år (mindst 8 timer i gennemsnit pr. uge), for at være berettiget til pension.

Kommunen indbetaler hver måned en procentdel af hjælperens løn i pensionsbidrag til hjælperens pensions- eller forsikringsselskab. Indbetalingerne oprettes med virkning fra den 1. i måneden efter, at betingelserne for ordningen er opnået. Det står i Overenskomst for Social- og Sundhedspersona-le. Valg af pensionsselskab finder sted i forbindelse med udfyldelse af ansættelsesbeviset. Hvis ikke et pensionsselskab er anført i ansættelsesbeviset, indbetales pensionen automatisk i pensionsselskabet

Fejl på timesedler og i udbetalingen 

Det er dit ansvar, at timesedler er udfyldt rigtigt. Du bør derfor forholde dig til, hvordan disse udfyldes korrekt. Som tidligere nævnt skal du underskrive og hermed bekræfte, at timesedler er udfyldt korrekt. 

Hvis din hjælper oplever fejl i udbetalingen, skal du kontakte Økonomiafsnittet hurtigst muligt. 

Din hjælpers sygefravær

Aalborg Kommune anbefaler, at du laver en sygefraværspolitik og taler med dine hjælpere om, hvordan sygefravær håndteres på din arbejdsplads. 

Sygemelding 

Når en hjælper bliver syg, anbefaler vi, at vedkommende skal melde det til dig senest den 1. fraværsdag inden arbejdstids begyndelse. Når hjælperen bliver rask, melder vedkommende det til dig den første dag, hvor vedkommende er arbejdsdygtig, også hvis dette er en fridag.

Du kan med fordel udarbejde interne retningslinjer for sygemelding. Det er din hjælpers ansvar, at sygemeldingen gives korrekt.

Hvis kommunen er lønadministrator

Hvis kommunen varetager din lønadministration, skal du give Økonomiafsnittet besked ved at fremsende tro og loveerklæring under sygdom med oplysninger om første sygedag. Når hjælperen vender tilbage på arbejde, skal erklæringen udfyldes med sidste sygedag og hjælperens underskrift. 

Du kan finde erklæringen på BPA-arbejdsgiver. Denne skal sendes via sikkerpost på borger.dk til Økonomiafsnittet. 

Manglende sygefraværserklæring kan betyde, der ikke kan indhentes refusion under længerevarende sygdom. Det er derfor vigtigt, at du som arbejdsleder indsender syge-/fraværserklæringen. 

Bliver din hjælper akut syg og må gå hjem i løbet af en vagt, skal du ikke udfylde en syge-/ fraværserklæring, men dette skal angives på timesedlen. 

Efterfølgende skal du ved første hele sygedag sende en sygefraværserklæring til Økonomiafsnittet, se ovenfor. 

I forbindelse med sygdom er der mange bestemmelser og procedurer, som du skal overholde som henholdsvis arbejdsleder og arbejdsgiver.

Find relevante pjecer som ”Hvis en medarbejder bliver syg” på Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings hjemmeside 

Vilkår om sygefravær bør anføres i ansættelsesbeviset.

Sygdomssituationer

Kronisk sygdom

Hvis en af dine hjælpere har en kronisk sygdom, som resulterer i øget sygefravær på minimum 10 dage om året, kan hjælperen få en kronikererklæring også kaldet en § 56 aftale efter sygedagpengeloven fra sin opholdskommune. 

Denne aftale fritager arbejdsgiveren fra at betale sygedagpenge, når hjælperen er sygemeldt grundet sin kroniske sygdom. Aftalen gælder i 2 år fra første sygedag. 

Hvis du har en hjælper, hvor denne aftale kan være aktuel, kan du kontakte Sygedagpengehuset for råd og vejledning om ansøgning og procedure. 

Varetager Aalborg Kommunen din lønadministration, skal du orientere Økonomiafsnittet hurtigst muligt, hvis du har en hjælper med en § 56-aftale. 

Hyppigt og/eller kortvarigt sygefravær

Hvis din hjælper ofte har kortvarigt sygefravær, er det vigtigt, at du har dialog med din hjælper om det.

Søg vejledning om sygefravær via på BPA arbejdsgivers hjemmeside, hvis du oplever hyppigt fravær.  

Langvarigt sygefravær

Det er vigtigt, at du, ved en hjælpers langvarige fravær, har en opfølgende kontakt til hjælperen. 

Fraværssamtaler

Sygefraværssamtale 

Hvis hjælpers sygefraværsperiode ser ud til at fortsætte, skal du indkalde hjælperen til en sygefraværssamtale.

Sygefraværssamtalens formål er, at I på baggrund af en konkret dialog om netop hjælperens situation, i fællesskab kan undersøge udsigten til og mulighederne for, at hjælperen helt eller delvist kommer tilbage i jobbet. Fokus og formål er at fastholde hjælperen i arbejde.

Sygefraværssamtalen er lovpligtig og skal afvikles senest 4 uger efter første sygedag.

Arbejdsmarkedsstyrelsen har udarbejdet en guide ”Når en hjælper melder sig syg”. Her kan du læse om selve sygefraværssamtalen og dens gennemførelse.

Efter samtalen skal du indberette følgende oplysninger til Jobcentret i hjælperens opholdskommune:

• Dato for samtale
• Den sygemeldte hjælpers egen vurdering af om sygdommen varer under eller over 8 uger
• Muligheder for genoptagelse af arbejdet

Jobcenteret anvender ovenstående til deres vurdering af grundlaget for håndtering af hjælperens fravær.

Indberet oplysninger fra sygefraværssamtale på Virks hjemmeside

Omsorgssamtale 

Ved kortere fraværsperioder, kan du indkalde din hjælper til en omsorgssamtale. Formålet med en omsorgssamtale, er at der tages hånd om en sygdomsramt hjælper, med det primære mål at kortlægge, hvad der kan gøres for at hjælpe vedkommende bedst muligt gennem sygdomsforløbet, hvor tilknytningen til arbejdspladsen bevares. 

Forud for samtalen bør du have forsøgt at afklare, om det hyppige fravær skyldes forhold i arbejdet, som vil kunne ændres. Er der ingen rimelig begrundelse for fraværet, kan hjælperen orienteres om, at fortsat fravær vil medføre opsigelse.

Forud for en opsigelse vil det være en god idé, at du forsøger at klare uoverensstemmelser med hjælperen gennem samtaler eller præciseringer af forventninger til arbejdets udførelse. De to typer samtaler, der kan benyttes, er henholdsvis omsorgssamtale og tjenstlig samtale. 

Lægeerklæringer

Varighedserklæring 

Arbejdsgiver kan bede om en varighedserklæring fra hjælpers læge, hvis sygefraværet har varet mere end 14 dage. Formålet med en varighedserklæring er at give en prognose for det fortsatte fravær ved længerevarende sygdom.

Mulighedserklæring 

Efter sygedagpengeloven har hjælperen pligt til at skaffe en mulighedserklæring, hvis arbejdsgiveren eller arbejdslederen forlanger det.

Mulighedserklæringen bruges i de tilfælde, hvor du efter dialog med en sygemeldt hjælper er i tvivl om, hvilke hensyn der skal tages til hjælperens helbred for, at vedkommende kan vende tilbage i arbejde på hel- eller deltid enten med de sædvanlige opgaver eller med tilpassede opgaver.

Du har som arbejdsgiver ikke krav på at få oplyst diagnose, men kan derimod få oplysninger om funktionsbegrænsninger i forhold til arbejdet.  

Mulighedserklæringen kan anvendes på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet. Erklæringen kan også anvendes ved forløb med gentagne sygemeldinger. Det vil sige, at erklæringen kan udarbejdes på et tidspunkt, hvor hjælperen ikke er sygemeldt, men har gentagne sygemeldinger bag sig. 

Du kan finde blanketter, herunder blanket til mulighedserklæring samt øvrige informationer du måtte få brug for på hjemmesiderne star.dk og bpa-arbejdsgiver.dk 

Efter forudgående aftale med rådgiver, dækker kommunen udgiften til en mulighedserklæring. 

Løn under sygdom

Kommunen udmåler tilskud til, at der udbetales almindelig løn under sygdom, det vil sige grundløn, samt arbejdstidsbestemte tillæg. Beskæftigelseskravet skal dog være opfyldt, det vil sige din hjælper skal have været ansat i mindst 8 uger før fraværet og beskæftiget i mindst 74 timer.

De første 3 uger udbetales der løn til din hjælper i forhold til skemalagte timer. Efter 3 uger kan der højst udbetales for 37 timer om ugen i gennemsnit over sygeperioden. Arbejdstidsbestemte tillæg beregnes forholdsmæssigt efter nedgang i timetallet.

Hvis kommunen varetager din lønadministration, skal der på timesedlen under "Syge- og barselstimer", noteres den syge hjælpers planlagte timer for perioden. Hvis der er rådighedstimer i din bevilling, skal der stadig i forbindelse med sygdom, hvor der er rådighedstimer, skrives rådighedstimer på timesedlen.

Hvis hjælperen er syg mere end 30 dage og opfylder beskæftigelseskravet, vil blanketten ”Anmodning om sygedagpenge” blive sendt til hjælperen fra Udbetaling Danmark. Blanketten benyttes til at søge refusion for den udbetalte løn. Da det er Aalborg Kommune, der udbetaler lønnen, er det også Aalborg Kommune, der skal modtage sygedagpengerefusionen. Det er vigtigt, at blanketten afleveres rettidigt indenfor fristen angivet af Udbetaling Danmark.

Opfylder din hjælper ikke beskæftigelseskravet, kan hjælperen søge om sygedagpenge direkte fra sin egen bopælskommune. For at være berettiget skal hjælperen dog have haft tilknytning til arbejdsmarkedet i 13 uger umiddelbart før fraværet og have været beskæftiget i mindst 120 timer. Som arbejdsgiver har du ret til at anmode om en varighedserklæring fra din hjælper.

Tabt refusion kan modregnes tilskuddet.

Hjælperens ferie

Feriedage

Din hjælper er omfattet af Ferieloven. Din hjælper har derfor ret til at holde i alt fem ugers ferie. Det betyder, at dine hjælpere har ret til at holde ferie svarende til 5 uger, uanset om der er optjent feriepengeåret før eller ej. Ferien optjenes over 12 måneder fra 1. september til 31. august. Ferien optjenes løbende og kan afholdes allerede måneden efter. Dette kaldes samtidighedsferie. 

Dine hjælpere optjener 12,95 % (2022) i feriegodtgørelse af den fulde løn. Feriepengene indsættes på en feriekonto. Hjælperen skal i forbindelse med sin ferie selv bestille udbetaling af feriepenge på borger.dk

Hvis der ikke er optjent feriepenge, skal hjælperen selv finansiere ferie med feriepenge fra anden beskæftigelse eller med feriedagpenge, hvis hjælperen har været ledig før ansættelsen og er medlem af en a-kasse. Dine hjælpere har pligt til at holde ferie. Det betyder, at de kun kan få udbetalt ubrugte feriepenge, hvis ferien ikke har været afholdt på grund af en gyldig feriehindring.

Feriegodtgørelsen opgives til SKAT i det år, hvor den er optjent, selv om den først udbetales året efter. Når Aalborg Kommune varetager din lønadministration udsendes feriekortet til dine hjælpere omkring 1. april, idet udbetalingen tidligst kan ske 1 måned før hjælperen, holder ferie, og der må forventes ekspeditionstid på 10 arbejdsdage fra Lønkontoret modtager feriekortet.

Feriens afholdelse

Du skal, i det omfang det er muligt, imødekomme din hjælperes ønske om ferietidspunkt. Det anbefales derfor, at der laves aftaler om ferie i god tid, og at du husker at give dine hjælpere varsel om, hvornår du selv holder ferie, hvis det påvirker den normale arbejdsplan.

Som udgangspunkt holdes: 

• Hovedferien på tre uger i ferieperioden 1. maj til 30. september varsles med 3 måneder
• De resterende ferieuger afholdes i ferieperioden 1. oktober til 30. april og varsles med 1 måned

Hovedferien af mindst 3 ugers varighed skal gives samlet inden for ferieperioden medmindre andet aftales mellem din hjælper og dig. I kan ikke ved aftale fravige, at mindst 2 uger af hovedferien skal gives i sammenhæng. Hvis hjælperen har optjent mindre end 3 ugers ferie, er hele den optjente ferie hovedferie.

6. ferieuge

Med udgangspunkt i Aalborg Kommunes serviceniveau udmåles der feriegodtgørelse for 6. ferieuge.

Denne ferie kommer automatisk til udbetaling i december i indeværende år, hvis Aalborg Kommune varetager din lønadministration. Der er ikke tale om feriedage til afholdelse, men tale om et kontantbeløb svarende til 2,5 % af hjælperens årsløn til udbetaling.

Hvis du har privat arbejdsgiver, skal denne udbetale 6. ferieuge, som allerede er indregnet i dit tilskud. 

Omsorgsdage med videre

Andre typer fridage, såsom omsorgsdage, er ikke en del af ferieloven. Der er derfor ikke udmålt tilskud hertil i din ordning. Kommunen dækker ikke udgifter, som ligger ud over dit tilskud.

Overførsel af ferie

Hvis din hjælper ikke har haft mulighed for at afholde ferie, er der mulighed for enten at overføre ferien til næste ferieår eller udbetale feriepengene. 

Det er ifølge ferieloven kun feriedage udover 20 dage, det vil sige 5. ferieuge, der kan overføres til næste ferieår uden anden begrundelse end, at arbejdsgiver og hjælper indgår aftale om det. Hvis hjælperen ønsker overførsel, skal I lave en skriftlig aftale om det. 

Din hjælper skal udfylde en blanket og indsende den til FerieKonto.

Ferie og sygdom

Hjælper der er syg, når ferien begynder

En hjælper, der er syg eller sygemeldt, når planlagt ferie begynder, har ret til at få ferien suspenderet og erstatningsferie for alle sygedagene.

Dette kræver, at der sker sygemelding til dig senest ved arbejdstids begyndelse den første feriedag, eller efter de regler der i øvrigt må gælde på arbejdspladsen i dit hjem. Første feriedag starter på det tidspunkt, hvor hjælperen skulle have været mødt på arbejde første feriedag efter gældende vagtplan.

Hvis ferien suspenderes, fastsætter du efter drøftelse med hjælperen, hvornår erstatningsferien skal afholdes. Det kan ikke forventes, at erstatningsferien kan afholdes i umiddelbar forlængelse af sygeperioden. 

Hjælper der er syg under ferien

Hjælperen har mulighed for at kræve erstatningsferie ved sygdom under ferie fra den 6. sygedag. Hjælper, der har optjent fuld ferie, og som bliver syge under ferien, har mulighed for at kræve erstatningsferie, når pågældende har været syg i over 5 dage. Det vil sige, at de første 5 dokumenterede sygedage under ferie (inden for ferieåret) er hjælperens “risiko” (karensdage).

Ved sygdom under ferie skal hjælperen melde sig syg på arbejdspladsen den første sygedag og fremvise lægelig dokumentation herfor. Hjælperen skal selv afholde udgiften til den lægelige dokumentation. 
Hvis hjælperen bliver rask, inden den planlagte ferie er udløbet, skal hjælperen huske at melde sig rask og meddele arbejdsstedet, om den resterende ferie afvikles, eller om arbejdet genoptages.

Du kan finde yderligere oplysninger om sygdom under ferie på Sygdom og ferie (borger.dk)

Hjælpers barsels- og fædreorlov

Lovgivningen er særdeles fleksibel, og gør det muligt at holde barselsorlov med mange forskellige kombinationer, f.eks. at udskyde orloven, forlænge orloven, holde orlov på deltid eller delt mellem forældrene med orlov på skift eller drypvis.

Dine hjælpere har ret til barselsorlov i henhold til Lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel (barselsloven). Det er ikke muligt i fuldt omfang at redegøre for alle de forskellige kombinationer af barsel, og vi anbefaler dig derfor at orientere dig på borger.dk

Der er desuden mulighed for orlov ved adoption.

Hvis kommunen varetager din lønadministration

Du har som arbejdsgiver pligt til at oplyse kommunen om din hjælpers forestående barsel. 

Din hjælper skal give dig besked mindst 3 måneder før forventet fødselstidspunkt. 

• Inden 8 uger efter fødslen skal arbejdsgiver have besked om, hvordan hjælperen ønsker orloven afviklet, og hvornår arbejdet genoptages. 

Som arbejdsgiver har du ansvaret for, at kommunen får besked senest 3 måneder før forventet fødsel. Du bør derfor straks kontakte Økonomiafsnittet, når du bliver bekendt med en hjælpers graviditet. Økonomiafsnittet er behjælpelige med at udfylde en barselsaftale. Her kan du også få råd og vejledning vedrørende barsel. 

Indbetaling til barselsfond

Som arbejdsgiver skal du indbetale til Barselsfonden. Hvis kommunen varetager lønadministrationen i din ordning, indbetaler kommunen til Barselsfonden på dine vegne. 

Hvis du har privat arbejdsgiver, skal denne indbetale til Barselsfonden. Dette er der udmålt tilskud til i din bevilling, hvilket fremgår af den økonomiske beregning. 

Ophør af ansættelse

I de fleste tilfælde får et ansættelsesforhold en naturlig afslutning, når hjælperen søger nye udfordringer i et andet job. I nogle situationer vil du dog, som arbejdsgiver, være nødt til at opsige en hjælper.

Du har selv ansvaret for, at arbejdsforholdet afsluttes på en korrekt og ordentlig måde, og du hæfter selv for et erstatningskrav på grund af uberettiget afskedigelse. Husk du skal overholde indgåede aftaler om opsigelsesfrist. 

Selvom dine hjælpere måske ikke er omfattet af en overenskomst, skal årsagen til opsigelsen fremgå helt klart af opsigelsen, idet denne eventuelt kan efterprøves af den opsagte hjælper. 

Typiske eksempler på opsigelsesårsager kan være:

• arbejdet eller arbejdsplanen skal omlægges
• opfølgning af din bevilling indebærer ændring i bevilget timetal
• hjælperen kan ikke udføre arbejdsopgaverne til din tilfredshed
• samarbejdsvanskeligheder
• hyppig sygdom eller langvarig sygdom

Helt overordnet bør du som udgangspunkt ikke afskedige en hjælper, som skal have barselsorlov, medmindre din bevilling helt bortfalder. Hvis du alligevel mener, at vedkommende bør opsiges, bør du søge juridisk rådgivning forinden.

Aalborg Kommune anbefaler følgende opsigelsesvarsler:

Efter uafbrudt beskæftigelse i:   
0-3 måneder
3-6 måneder
6 eller mere.

Fra arbejdsgivers side:
1 dag per fulde måned
8 dage
1 måned

Fra ansattes side:
1 dag per fulde måned
8 dage
14 dage

Vær opmærksom på, at Aalborg Kommune kun dækker udgifterne til hjælpernes løn én måned efter ordningens eventuelle ophør. Der kan dog bevilges andre varsler, i forbindelse med en ordnings opstart eller ved en frakendelse af ordningen. 

I ganske særlige tilfælde, hvor hjælperen udviser grov forsømmelse, kan du vælge at bortvise hjælperen uden varsel. Dette bør kun ske i ekstreme tilfælde, eksempelvis ved beviseligt tyveri fra arbejdspladsen (i så fald skal der også ske politianmeldelse). Gyldigheden af opsigelsen/bortvisningen kan afhænge af udfaldet af en efterfølgende retsafgørelse.

Derfor bør du søge juridisk rådgivning, inden du anvender bortvisning, så du ikke senere får et erstatningskrav.

Du kan finde mere viden om ansættelsesretlige spørgsmål på på BPA arbejdsgivers hjemmeside

Opsigelse under sygdom

Hvis du ønsker at opsige en langtidssyg hjælper, anbefales du at søge råd og vejledning herom.

Du kan søge juridisk bistand, kontakte BPA arbejdsgiver eller retshjælp.

Se nyttige adresser nederst på siden. 

Bortvisning af en hjælper

Det kan blive nødvendigt at bortvise en hjælper. Dette kan eksempelvis være, når en hjælper udviser grov misligholdelse. Grov misligholdelse kan eksempelvis være overgreb mod dig, tyveri eller lignende.

Du anbefales at søge juridisk rådgivning, hvis du ønsker at bortvise en hjælper. Hvis du bortviser en hjælper uberettiget, kan du som arbejdsgiver blive erstatningsansvarlig. 

G-dage til hjælper

En hjælper kan ikke få arbejdsløshedsdagpenge fra sin a-kasse de første to dage efter, at vedkommende er stoppet med at arbejde for dig. I stedet skal du som arbejdsgiver betale dagpengegodtgørelse (G-dage) de første to dage, hvor hjælperen er helt eller delvist ledig. En G-dag svarer til den maksimale dagpengetakst.

Du skal betale G-dage, hvis hjælperen: 

• bliver afskediget
• bliver hjemsendt
• ophører med opgave- og tidsbestemt ansættelse og lignende
• sættes på arbejdsfordeling eller får nedsat arbejdstiden. 

Din hjælper har kun ret til G-dage, hvis vedkommende er medlem af en a-kasse og sammenlagt har haft et antal faktiske arbejdstimer på 74 timer hos dig inden for de sidste 4 uger før arbejdsophøret. Derudover skal hjælperen ved fratrædelsen være faktisk ledig.

Hvis Aalborg Kommune er lønadministrator    

Hvis din hjælper har ret til og skal have udbetalt G-dage, skal du anvende tro- og loveerklæring vedrørende dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag ved fratræden. Du skal sende erklæringen til Økonomiafsnittet via www.borger.dk ved hjælperens fratrædelse. 

Du kan finde en blanket på på BPA arbejdsgivers hjemmeside

Fratrædelse - Hvis Aalborg Kommune er lønadministrator

Når en hjælper fratræder, skal blanketten ”Bekræftelse af fratrædelse” udfyldes og underskrives af dig og hjælperen, hvis det er Aalborg Kommune, der varetager lønadministrationen. Du skal herefter sende blanketten til Økonomiafsnittet. Du kan kontakte Økonomiafsnittet, hvis du har brug for blanketten.

Nyttige adresser og relevante hjemmesider

Adresser

Team BPA – Voksensocialafdelingens Visitation, Job og Velfærd
Østerbro 42
9000 Aalborg
99 31 32 80

Aalborg Kommune Økonomiafsnittet, Job og Velfærd
Sønderbro 12
9000 Aalborg 
99 31 54 87

Aalborg Kommune Jobcenter
Vestre Havnepromenade 15
9000 Aalborg
99 31 90 00

Aalborg Kommune Sygedagpengehuset
Vesterbro 14
9000 Aalborg
99 82 73 00

Borgerrådgiver i Aalborg Kommune
Karina Korsbæk Jensen
Boulevarden 13
99 31 19 67
Borgerrådgivning

Den Uvildige Konsulentordning på Handicapområdet (DUKH)
Jupitervej 1
6000 Kolding
76 30 19 30
www.dukh.dk 

Arbejdsmiljø
Arbejdstilsynet Nordjylland
Lille Borgergade 21
9400 Nørresundby
70 12 12 88
Arbejdstilsynet (at.dk)

AMU-Nordjylland
Sofievej 6
9000 Aalborg
96 33 22 11
AMU Nordjylland

Pension
ATP-huset
Kongens Vænge 8
3400 Hillerød
70 11 12 13
www.atp.dk 

Relevante hjemmesider

retsinformation.dk   
bpa-arbejdsgiver.dk 
star.dk 
borger.dk  
at.dk 
arbejdsmiljoweb.dk 
aes.dk  

Retshjælp

På Aalborg Kommunes hjemmeside kan du finde en oversigt over dine muligheder for gratis retshjælp i kommunen
Få overblik over gratis juridisk og økonomisk rådgivning

Find information på Aalborg Retshjælps hjemmeside

Legal Aid skriv til raadgivning@legal-aid.dk 

Advokatvagten på Aalborg Hovedbibliotek 
Find information om Advokatvagten Aalborg Bibliotekerne hjemmeside