Regler for besøg, møder og lån af lokaler

Vi får løbende henvendelser fra politikere eller andre interessentgrupper, der ønsker at besøge vores skoler, institutioner, centre eller tilbud.

Antallet af henvendelser stiger typisk ved valgkampe, ved debat om kommunens budget eller andre aktuelle emner.

Det er positivt, at der er interesse for det arbejde, der udføres, og det kan være en god lejlighed til at vise åbenhed om vores arbejde.

Byrådsmedlemmer har som udgangspunkt mulighed for at komme på besøg i alle kommunens skoler, institutioner, tilbud og afdelinger for at føre tilsyn. Det kan vi som udgangspunkt ikke nægte.

Hvis politikere – byrådskandidater (herunder også byrådsmedlemmer) eller andre, som en del af valgkampen eller den almindelige demokratiske debat ønsker at besøge kommunens skoler, institutioner, tilbud og afdelinger, er det som udgangspunkt muligt.

Besøg kan dog afvises af hensyn til de borgere, vi hjælper, underviser mv. Navnlig når der er tale om sårbare grupper, såsom børn, ældre, og borgere med funktionsnedsættelser, kan der være grund til at afvise et besøg eller sætte rammer for tid og sted. Der skal også tages hensyn til medarbejderens mulighed for at udføre deres arbejde.

Herudover skal der være særlig opmærksomhed, hvor der er tale besøg i tilbud, der også fungerer som borgernes hjem, og at nogle borgere ikke selv er i stand til at tage stilling til, om de ønsker besøg.

Når vi træffer beslutning om, der kan gives lov til et besøg, skal vi sørge for ligebehandling af de forskellige kandidater og partier.

Den enkelte forvaltning kan have retningslinjer for beslutninger om besøg, og hvilke rammer der gælder for besøg.

I forbindelse med ønske om besøg, bør du:

• Kontakte den pågældende forvaltning/tilbud, og spørg eventuelt om retningslinjer, så du kender over disse.
• Aftal, hvem der kommer på besøg, hvornår de kommer, og hvor længe besøget kan vare.
• Aftal også om pressen deltager.

Generelt kan kommunen udlåne lokaler til politiske partiers interne møder, uanset om mødet er partipolitisk.

Udgangspunktet er, at partierne kan låne lokaler efter folkeoplysningsloven. Sundhed og Kultur har fastsat retningslinjer for udlån af lokaler efter folkeoplysningsloven, og har fastsat et gebyr for lån af lokaler.

Vil I anmode om lån af lokaler til møder, bør I derfor i første omgang kontakte Sundhed og Kultur, Fritid og Landdistrikt – telefonnummer 99314162.

Vil I anmode om lån af konkrete lokaler, der ikke administreres af Sundhed og Kultur, har I mulighed for at låne disse efter de retningslinjer, der gælder for det pågældende lokale.

Kommunen kan afholde vælgermøder for at understøtte den demokratiske debat. Det altovervejende udgangspunkt er, at alle, der stiller op til valget, skal have mulighed for at deltage og på lige vilkår.

Helt generelt skal vi som kommunal forvaltning være partipolitisk neutrale og kan ikke støtte partipolitiske formål.

Vi kan dog som kommune godt støtte op om foreningsarbejde og den demokratiske debat, og vi skal som kommunal forvaltning udvise åbenhed om vores virke indenfor de regler, der gælder som f.eks. tavshedspligt.