Whistleblowerpolitik

• Vedtaget: af byrådet den 13. december 2021

Formål

Aalborg Kommune har etableret en skriftlig whistleblowerordning, som har til formål:

• at øge ansattes og samarbejdspartneres mulighed for at ytre sig om kritisable forhold i kommunen uden at frygte for negative ansættelsesretlige, kontraktretlige eller andre konsekvenser,
• at beskytte ansatte og samarbejdspartnere, som indgiver oplysninger til whistleblowerordningen i god tro, og
• at opdage og forebygge fejl og forsømmelser af samfundsmæssig interesse og derved højne niveauet i kommunens virksomhed.

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold med videre.

Hvem kan indberette til whistleblowerordningen?

Ordningen kan anvendes af alle de opregnede kategorier af personer i whistleblowerlovens § 3, nummer 7, til at indberette begrundede mistanker og bekymringer, som er erhvervet i en arbejdsmæssig sammenhæng.

Det betyder, at whistleblowerordningen blandt andet kan anvendes af:

• alle ansatte i Aalborg Kommune. Det vil sige både nuværende og tidligere ansatte, ansatte, der endnu ikke er tiltrådt, personer i praktik samt frivillige og
• samarbejdspartnere og ansatte hos samarbejdspartnere.

For at opnå beskyttelse som whistleblower forudsættes det, at man er i god tro i forhold til:

1.  at de oplysninger, der indberettes rigtige og
2.  at de oplysninger, der indberettes om, falder indenfor ordningen, jævnfør nedenfor.

Hvad kan der indberettes om?

Indberetninger skal indgives i god tro og vedrøre alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold, som er af samfundsmæssig interesse at få afdækket, for eksempel:

• strafbare forhold, for eksempel overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, dokumentfalsk, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, afpresning, hacking, aflytning, optagelser af samtaler mellem andre med videre,
• tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, for eksempel lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven, bogføringsloven med videre,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, for eksempel undersøgelsesprincippet, kravet om saglighed og proportionalitet med videre,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, for eksempel om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse med videre,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, for eksempel seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt og
• bevidst vildledning af borgere eller samarbejdspartnere.

Hvis indberetningen vedrører forhold, som er reguleret af visse EU-retlige regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig. Her vil der kunne indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis overtrædelse af reglerne om:

• databeskyttelse
• udbud
• miljøbeskyttelse
• konkurrence og statsstøtte og
• sikkerhed i vejsektoren

Der kan indberettes både om forhold/hændelser, der endnu ikke er indtrådt og om forhold/hændelser, der ligger tilbage i tiden.

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, for eksempel:

• andre virksomheders og borgeres forhold
• den pågældendes eget ansættelsesforhold (medmindre der er tale om alvorlige overtrædelser eller et andet alvorligt forhold, for eksempel sexchikane eller andre grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, for eksempel grov chikane)
• mindre alvorlige HR-forhold, herunder eksempelvis:
  
  • oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, for eksempel om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler med videre, og
  • oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, for eksempel om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere og
• oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt, jævnfør sundhedslovens § 40

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende forhold i selvejende institutioner og private institutioner samt ansatte heri.

Organisering

Aalborg Kommune

Denne whistleblowerpolitik gælder for Aalborg Kommune.

Alle ansatte i Aalborg Kommune er forpligtet til at samarbejde loyalt i forbindelse med undersøgelser af whistleblowerindberetninger.

Juridisk Kontor i Økonomi og Erhverv (Whistleblowerenheden)

Whistleblowerordningen er forankret i Juridisk Kontor, som har ansvaret for en forsvarlig varetagelse af whistleblowerordningen. Udover medarbejdere fra Juridisk Kontor vil der også blive udpeget medarbejdere fra Personalekontoret, Økonomikontoret og IT-centret alle fra Økonomi og Erhverv. Whistleblowerenheden er i denne henseende helt upartisk og kan ikke underlægges ledelsesmæssige instrukser i forhold til håndtering af konkrete sager.

Kontorchefen for Juridisk Kontor er ansvarlig for:

• at udpege medarbejdere til Whistleblowerenheden, som skal behandle og følge op på indberetninger
• at vedligeholde retningslinjer, der beskriver processen for udførelse af undersøgelser af whistleblowerindberetninger
• at vedligeholde en oversigt over modtagne indberetninger, herunder mulige negative ansættelsesretlige eller kontaktretlige konsekvenser for whistleblowere
• at vedligeholde en oversigt over personer, der har anmodet om navne på whistleblowere
• at vedligeholde en oversigt over personer, der har oplevet, at man har hindret eller forsøgt at hindre dem i at foretage en indberetning til whistleblowerordningen, og
• at rapportere om den generelle aktivitet i ordningen til Magistraten. Denne rapportering sker 1 gang om året og offentliggøres, jævnfør offentlighedsordningen nedenfor

Kontorchefen for Juridisk Kontor i Borgmesterens Forvaltning referer direkte til Magistraten i forhold til whistleblowerordningen, og er bemyndiget til at modtage indberetninger og have kontakt med whistlebloweren, behandle og følge op på indberetninger og give whistlebloweren feedback, jævnfør whistleblowerlovens § 11, stykke 1, herunder at træffe beslutning om:

• at afvise sager
• at henlægge sager
• at afslutte sager
• at fortage undersøgelser
• at anmode forvaltninger, afdelinger eller andre enheder om at foretage undersøgelser, og kan følge op på, at whistleblowere ikke udsættes for negative følger
• at anvende ekstern bistand
• at overdrage en sag til det relevante personalekontor, hvor der er begrundet mistanke om, at en indberetning kan medføre ansættelsesretlige følger for en eller flere ansatte, og
• at foretage politianmeldelse i sager, hvor der er formodning for, at der er fortaget strafbare handlinger, eller hvor det vurderes, at der er behov for en politimæssig efterforskning

Delegation og samarbejde med eksterne

Kontorchefen for Juridisk Kontor bemyndiges til at delegere hele eller dele af sagsbehandlingen til en ekstern part i overensstemmelse med whistleblowerlovens § 11, stykke 2.

Juridisk Afdeling i By og Land

I tilfælde af, at en indberetning vedrører Juridisk Kontor i Økonomi og Erhverv, Kontorchefen for Juridisk Kontor eller dennes foresatte – herunder Kommunaldirektør og Borgmester, varetages behandlingen af indberetningen af en selvstændig whistleblowerenhed i By og Land.

Afdelingslederen for Juridisk Afdeling i By og Land har denne henseende samme bemyndigelse som Kontorchefen for Juridisk Kontor i Borgmesterens Forvaltning.

Borgmester, rådmænd og direktører

Den øverste ledelse af en forvaltning har pligt til at sikre whistleblowere mod negative konsekvenser som følge af indberetning.

Øvrige forvaltninger, afdelinger og enheder

Alle øvrige enheder i Aalborg Kommune er forpligtet til:

• at fremkomme med alle relevante oplysninger ved undersøgelse af en indberetning,
• at fortage undersøgelser eller yderligere undersøgelser på anmodning herom:
  
  • undersøgelserne skal være fyldestgørende og dokumenterede
  • såfremt en undersøgelse af en indberetning fører til, at der skal foretages politianmeldelse, eller såfremt en undersøgelse giver anledning til at rejse en personalesag følges forvaltningens sædvanlige procedurer herfor, og
• at fremsende redegørelse for den enkelte undersøgelse og resultatet af undersøgelsen til Kontorchefen for Juridisk Kontor

Forskellige whistleblowerordninger

I Aalborg Kommunes whistleblowerordning kan man foretage skriftlig indberetning, og det er muligt at foretage en indberetning anonymt.

Det er også muligt at foretage en indberetning til Datatilsynets whistleblowerordning, hvor det også er muligt at indberette anonymt. Det er valgfrit, hvilken ordning en whistleblower anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Aalborg Kommune, og whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at man anvender den interne whistleblowerordning i kommunen.

Vi gør desuden opmærksom på, at Aalborg Kommunes whistleblowerordning skal anses som et supplement til andre eksisterende whistleblowerordninger, som eksempelvis de ordninger, som eksisterer ved arbejdstilsynet og socialtilsynet samt eventuelt sektorspecifikke EU-ordninger.

Fortrolighed og anonymitet

Al information vil blive holdt fortroligt i videst mulig udstrækning. Whistleblower har mulighed for at foretage en indberetning anonymt.

Medarbejdere, som er udpeget til at behandle og følge op på indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt omkring alle indberetninger. Det er alene disse medarbejdere, der har adgang til de modtagne indberetninger.

Oplysninger om whistleblowerens identitet vil ikke blive videregivet til andre end de medarbejdere, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke.

Oplysningerne kan dog videregives, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Whistlebloweren vil da som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Oplysninger om indberetningens indhold kan videregives til andre (for eksempel internt i Aalborg Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere whistlebloweren. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Indberetninger er ikke omfattet af retten til aktindsigt eller indsigt.

Offentlighedsordning

Aalborg Kommune vil én gang årligt offentliggøre oplysninger om whistleblowerordningen, jævnfør whistleblowerlovens § 27, herunder oplysninger om antallet af indberetninger og status for opfølgningen på indberetningerne under iagttagelse af den særlige tavshedspligt, jævnfør whistleblowerlovens § 25.

Sanktioner

Strafbare forhold og overtrædelser af interne retningslinjer i Aalborg Kommune kan have ansættelsesretlige følger. Disse sager behandles efter Aalborg Kommunes til en hver tid gældende retningslinjer og procedurer af det relevante personalekontor. Strafbare forhold kan herudover anmeldes til politiet.

Der må ikke bevidst offentliggøres eller indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse og bødestraf, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person eller virksomhed, der har indgivet oplysningen.

Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse

Whistleblowere vil inden for 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen. Herudover vil whistlebloweren blive orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest inden for 3 måneder. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt med videre.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, vil en whistleblower blive orienteret herom. Samtidig vil man modtage vejledning om, hvor man eventuelt kan rette henvendelse i stedet. I visse tilfælde kan sådanne indberetninger blive videresendt internt i Aalborg Kommune, såfremt det vurderes, at det er sagligt og nødvendigt at følge op på det indberettede forhold, selvom det falder uden for whistleblowerordningen. Dette kræver dog, at der findes hjemmel til internt at videregive oplysningerne efter anden lovgivning.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (for eksempel partshøring, begrundelse, partsaktindsigt med videre).

En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat sin tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger og ifalder ikke nogen form for ansvar forudsat, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage (god tro), at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen. Dette gælder dog ikke, hvis whistlebloweren har skaffet sig oplysningerne ved en handling, der er strafbar i sig selv, for eksempel ved hacking, optagelser af samtaler mellem andre eller tyveri.

Whistlebloweren, dennes familie, partsrepræsentant med videre er beskyttet mod repressalier, jævnfør whistleblowerlovens § 3, nummer 11, som følge af en indberetning, hvis den er afgivet i god tro.

Enhver kan orientere whistleblowerordningen, hvis det har haft negative ansættelsesretlige konsekvenser for en ansat eller negative kontraktretlige følger for en samarbejdspartner med videre, at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige sanktioner eller har en samarbejdspartner med videre oplevet negative kontraktretlige konsekvenser som følge af at have indgivet en indberetning, kan den pågældende tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation

Hvornår må man offentliggøre oplysninger?

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives oplysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og den ansatte udtaler sig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker dermed ikke ansattes ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan en whistleblower dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige oplysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower.

Dette gælder, hvis:

1. whistlebloweren allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der er truffet passende tiltag inden for henholdsvis 3 og 6 måneder eller
2. whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser eller
3. whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

Hvilke rettigheder har de personer, oplysningerne handler om?

De personer, som oplysningerne handler om, vil ikke nødvendigvis opnå kendskab til indholdet af indberetningen, eller at der behandles oplysninger om dem. Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses og behandles.

Dette skyldes den særlige tavshedspligt som gælder for indberetninger til whistleblowerordninger, som betyder, at offentlige myndigheder som udgangspunkt ikke skal opfylde oplysningspligten - efter de databeskyttelsesretlige regler - over for den eller de personer, der er nævnt i en indberetning. Hvis der indledes en sag mod den eller de berørte personer indtræder de almindelige forvaltningsretlige regler, og de pågældende vil blive orienteret og inddraget i overensstemmelse med de almindelige regler og procedurer.

Personerne vil aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil.

Medarbejdere, der foretager eller bidrager til undersøgelser

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at fortage undersøgelser eller afgive oplysninger, er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.