Forretningsorden for Senior- og Omsorgsudvalget

• Titel: Forretningsorden for Senior- og Omsorgsudvalget
• Vedtaget: Vedtaget af Senior- og Omsorgsudvalget den 12. januar 2022

Konstituering

§ 1. Senior- og Omsorgsudvalget afholder konstituerende møde på det første møde i den nye
valgperiode. På det konstituerende møde vælger Senior- og Omsorgsudvalget sin næstformand
blandt sine medlemmer. Valget sker ved flertalsvalg.

Senior- og Omsorgsudvalgets møder

§ 2. Senior- og Omsorgsudvalget udøver sin virksomhed i møder. Møderne er som udgangspunkt
fysiske, men møderne kan afholdes som telefonmøder eller som digitale møder jf. § 4. Under
ganske særlige omstændigheder kan en sag afgøres ved cirkulation pr. e-mail, når der er
enighed herom. Senior- og Omsorgsudvalget afholder møder på faste ugedage og klokkeslæt
fastlagt af Senior- og Omsorgsudvalget for hvert regnskabsår. Ved fastlæggelsen af mødeplanen
for hvert regnskabsår fastlægges det hvilke møder, der afholdes digitalt. Møderne er ikke
offentlige. Møder – herunder telefonmøder og digitale møder – må ikke optages.

Stk. 2. Dagsorden og referater fra møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dette
gælder også for ekstraordinære møder. Alle sager behandles på åbne dagsordener, og der skal
være mest mulig åbenhed i Senior- og Omsorgsudvalgets dagsorden. Senior- og
Omsorgsudvalget kan dog bestemme, at en sag behandles på den lukkede dagsorden, hvis helt
særlige forhold gør sig gældende, eksempelvis visse personsager eller sager vedrørende visse
forretningsmæssige forhold. Begrundelsen for, at sagen behandles på den lukkede dagsorden,
skal fremgå af sagsbeskrivelsen.

Stk. 3. For at sikre enighed om dagsordenen, skal det første punkt på dagsordenen være et
beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af dagsorden”.

Stk. 4. Alle sager og emner, der drøftes under punktet ”Eventuelt” på dagsordenen bør i størst
mulig udstrækning fremgå af det åbne referat. Hvis en drøftelse under punktet ”Eventuelt”
medfører en beslutning, skal der udarbejdes et tillægsdagsordenspunkt, hvoraf beslutningen
fremgår.

Stk. 5. For at sikre enighed om referatet, skal det sidste punkt på dagsordenen være et
beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af referat”.

Stk. 6. Der skal være størst mulig åbenhed i Senior- og Omsorgsudvalgets referater. Referater
fra lukkede punkter på dagsordenen, hvor der træffes endelig afgørelse i Senior- og
Omsorgsudvalget offentliggøres med mindre helt særlige forhold gør sig gældende.

§ 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, meddeler vedkommende rådmanden dette
inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke
medlemmer, der har været fraværende.

Digitale møder

§ 4. Fremsendelse af indkaldelse til digitale møder sker via det system, der stilles til rådighed af
Aalborg Kommune til afholdelse af digitale møder.

Stk. 2. Rådmanden kan vælge at ekstraordinære møder skal afvikles digitalt.

Stk.3 Medlemmers deltagelse i digitale møder er sidestillet med fysisk deltagelse jf. § 7.
Deltagelse skal ske via det system, der stilles til rådighed af Aalborg Kommune. Medlemmer skal
sikre, at de ved deltagelse i møder er i et lokale, hvor der ikke uvedkommende tilstede under
møder.

Stk. 4 Såfremt et medlem ikke overholder stk. 3, skal forbindelsen til medlemmet afbrydes, og
medlemmet anses som fraværende. Rådmanden træffer beslutning herom.

Stk. 5. Digitale møder ledes af Rådmanden. Digitale møder er mundtlige forhandlinger, og en
hver form for meningstilkendegivelse skal ske mundtligt. Såfremt et medlem ønsker ordet,
anvendes systemets chatfunktion eller lign.

Stk. 6 Rådmanden kan tillade, at et eller flere medlemmer deltager digitalt i et møde, der afholdes
fysisk. Tilladelse kan gives, såfremt medlemmet ellers ville være forhindret i at deltage med lovligt
forfald jf. Kommunestyrelseslovens § 15, stk. 1, f.eks. af helbredsmæssige eller arbejdsmæssige
årsager. Medlemmer der ønsker at deltage digitalt, skal senest 3 dage før mødet anmode om
dette. Rådmanden kan afvise en anmodning, såfremt det vurderes, at fysisk deltagelse er
hensigtsmæssig f.eks. på grund af sagernes beskaffenhed, eller såfremt det ikke er muligt at
understøtte et digitalt møde i mødelokalet.

Stk. 7 Såfremt det på grund af tekniske problemer ikke er muligt at skabe forbindelse til et eller
flere medlemmer, anses medlemmerne som fraværende. Så vidt muligt forsøges tekniske
problemer løst således, at der kan opnås forbindelse til medlemmerne. Forbindelse kan skabes
via telefonisk kontakt.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 5. Hvis et medlem, senest kl. 9.00 ugedagen forud for et ordinært møde, har indgivet skriftlig
anmodning om behandling af en sag, sætter Rådmand denne sag på dagsordenen for
førstkommende møde.

§ 6. Forvaltningen beskriver sagerne i dagsordenen og forelægger forslag til afgørelse således,
at der kan træffes afgørelse på baggrund af beskrivelsen. Rådmanden drøfter i fornødent omfang
dagsordenen med forvaltningens ledelse inden udsendelse og kan påføre sin erklæring.

§ 7. Rådmanden foranlediger, at en dagsorden med fornødne bilag er tilgængelig for hvert af
Senior- og Omsorgsudvalgets medlemmer i det elektroniske dagsordenssystem normalt 5 dage
inden et ordinært møde.

Stk. 2. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, er dagsordenspunktet med
eventuelle bilag tilgængelige i det elektroniske dagsordenssystem. Dette gælder dog ikke
dokumenter, der indeholder personoplysninger, jf. databeskyttelseslovgivningen.

Stk. 3. Dagsorden og referat fra Senior- og Omsorgsudvalgets møder gøres tilgængeligt for
samtlige byrådsmedlemmer i det elektroniske dagsordensystem.

Stk. 4 Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver Rådmanden i videst muligt omfang
medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 8. Senior- og Omsorgsudvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er
til stede.

Stk. 2. Rådmanden, og i dennes forfald næstformanden, leder Senior- og Omsorgsudvalgets
møder og formulerer de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen.

Stk. 4. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som Rådmanden bestemmer, og den i
dagsordenen angivne rækkefølge kan fraviges. Det første punkt på dagsordenen skal dog være
et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af dagsorden” og det sidste punkt på
dagsordenen være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af referat jf. § 2 stk. 3 og 5.

Stk. 5. En sag, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ikke behandles, med mindre der
er enighed herom, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Sagers fremsendelse til byråd

§ 9. Ved behandling af sager, hvori Senior- og Omsorgsudvalget skal afgive indstilling til byrådet,
beslutter Senior- og Omsorgsudvalget, hvordan sagen beskrives ved fremsendelsen.

Stk. 2. Et mindretal, der ikke har stemt for Senior- og Omsorgsudvalgets indstilling, har ret til at få
medsendt en kort beskrivelse af det afvigende standpunkt og/eller den afvigende indstilling som
vedkommende har stemt for. Beskrivelsen formuleres af mindretallet.

Inhabilitet

§ 10. Senior- og Omsorgsudvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag
er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i Senior- og
Omsorgsudvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den
pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende
ikke er afskåret fra at deltage i Senior- og Omsorgsudvalgets forhandling og afstemning om,
hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette Rådmanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan
give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Underretning skal snarest muligt og fortrinsvis
forinden mødet gives til Rådmanden.

Afstemning

§ 11. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed. Medlemmerne skal tilkendegive deres
opfattelse både i forbindelse med afgørelser og indstillinger.

Stk. 2. Skønner Rådmanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være
overflødig, udtaler Rådmanden dette med angivelse af den opfattelse, Rådmanden har med
hensyn til sagens afgørelse. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan Rådmanden
erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den afgivne opfattelse.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 12. Ethvert medlem af Senior- og Omsorgsudvalget kan standse udførelsen af en beslutning
ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at vedkommende ønsker sagen indbragt for
byrådet.

Stk. 2. Senior- og Omsorgsudvalgets beslutninger indføres under møderne i
beslutningsprotokollen af Senior- og Omsorgsudvalgets sekretær. Rådmanden tilkendegiver,
hvad der skal indføres.

Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen.
Medlemmet skal i så fald selv formulere tilføjelsen. Ved sager, der skal fremsendes til byrådet
eller anden myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med
indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at
ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal vedkommende meddele dette til

Rådmanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen, som medlemmet selv skal
formulere.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst,
underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under
henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive
protokollen.

Stk. 5. Rådmanden ekspederer Senior- og Omsorgsudvalgets afgørelser.

Andre deltagere

§ 13. Direktøren for Senior og Omsorg og Senior- og Omsorgsudvalgets sekretær deltager i
Senior- og Omsorgsudvalgets møder. Sekretæren udpeges af Rådmanden.

Stk. 2. I det omfang Senior- og Omsorgsudvalget finder det hensigtsmæssigt, kan andre
kommunalt ansatte deltage i møderne eller under behandlingen af enkelte sager. Senior- og
Omsorgsudvalget kan tilkalde andre personer, når det er ønskeligt af hensyn til en sags
oplysning.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter Rådmandens afgørelse med
hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for
Senior- og Omsorgsudvalget på det næste møde.
I øvrigt

§ 15. Senior- og Omsorgsudvalget kan delegere beslutningskompetence til Rådmanden og til
forvaltningen.

Ikrafttrædelse

§ 16
Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2022.
Vedtaget af Senior- og Omsorgsudvalget den 12. januar 2022.