- Titel: Principper og Retningslinjer for Samråd i Aalborg Kommune.
- Vedtaget: Maj 2022.
Indledning
Aalborg Kommune vil arbejde for at involvere borgerne i udformningen af kommunale strategier, politikker, planer og projekter på et så tidligt tidspunkt, at de har mulighed for at bidrage til indholdet. Men også, at borgerne engagerer sig i udviklingen af deres lokalområde og dermed bliver involveret og bidrager med deres ressourcer og kendskab til lokalområdet.
I Aalborg Kommune har der været etableret samråd siden 1991, og der findes i dag 48 samråd. Disse samråd har og er en væsentlig del af den borgerinddragelse, der finder sted i Aalborg Kommune, udover de øvrige dialogfora, som blandt andet kendes via lovgivningen for eksempel i Planloven ved udarbejdelse af lokalplaner med videre.
1. Hvad er et samråds opgave
Et samråd i Aalborg Kommune er en organisation, som består af et antal repræsentanter fra et lokalområdes klubber, foreninger og institutioner og lignende. Samrådene skal tilstræbe, at sammensætningen af rådet sker med bredest mulig repræsentation fra lokalområdet. Ideen med samråd er at give foreninger, institutioner med videre mulighed for samlet at tage spørgsmål op om udvikling og projekter med videre som vedrører alle beboere i et lokalsamfund. Samrådet skal være et lokalt talerør, som skal tilstræbe at repræsentere så mange lokale foreninger som muligt.
Samrådet har ansvar for at være synlig i det lokalområde det dækker. Der skal være muligt at tilgå information om samrådets sammensætning, møder og aktiviteter via eksempelvis en hjemmeside, Facebook side eller lignende.
Samrådene bør følge med i den kommunale planlægning overordnet og lokalt. Samrådene kan på linje med alle andre afgive et høringssvar til disse planer. Dette gøres primært ved, at samrådene tilmelder sig den elektroniske infoservice på kommunens hjemmeside.
Samrådene kan gøre opmærksom på problemstillinger i deres lokalområder.
Samrådene arbejder aktivt med udviklingen af lokalområderne, herunder kommenterer og rådgiver om kommunale projekter, der får indflydelse på dagligdagen i lokalområderne.
2. Kommunens opgaver
Aalborg Kommune skal ved planlægning af større lokale projekter og planer, der har indflydelse på lokalområdet, rette henvendelse til de lokale samråd med information om projekterne og hvis det er muligt indgå i dialog herom. Kommunen skal tage denne kontakt til samrådet i et tidligt stadie af planlægningen, på en sådan måde, at samrådene har mulighed for at bidrage til indholdet af projektet eller planen.
De enkelte forvaltninger overvejer løbende, hvorvidt de har planer eller projekter, der har stor indflydelse for de enkelte lokalsamfund. Har de det, skal disse kontaktes for enten orientering eller involvering.
Aalborg Kommune sørger for, at samrådene har mulighed for at få kendskab til kommunens organisation og de enkelte forvaltningers opbygning via kommunens hjemmeside, herunder en oversigt over de relevante kontaktpersoner. Samrådene skal informeres om større ændringer i den kommunale organisation. Samrådene kan henvende sig til samrådenes konsulent i Sundhed og Kultur, hvis de er i tvivl om, hvem de skal kontakte ved kommunen i forhold til en given opgave.
Aalborg Kommune skal tilbyde samrådene årlige møder i de planzoner som de tilhører. Her kan lokale problemstillinger tages op med kommunens embedsmænd. Møderne erstatter ordningen, hvor samrådene enkeltvis holdt møder med kommunen med ca. 1½ års mellemrum. Problemstillingerne der tages op på mødet, skal have en overordnet karakter som interesserer flere samråd, således at mindre problemer i stedet klares over appen ”Tip Aalborg” eller ved direkte kontakt mellem det enkelte samråd og embedsmænd. Samrådene bestemmer dagsordenen til møderne, og Sundhed og Kultur finder de relevante embedsmænd i de øvrige forvaltninger, der inviteres til møderne.
I de 4 planzoner, der omfatter Aalborg og Nørresundby, afholdes der et fælles møde for alle samråd i planzonerne.
Ud over ovennævnte møder med samråd i Planzonerne sikrer Aalborg Kommune, at der afholdes 2 årlige møder for kommunens samråd.
- Et dialogmøde mellem politikere, forvaltninger og samråd.
- Et temamøde om aktuelle problemstillinger.
Det årlige møde mellem politikere, forvaltninger og embedsmænd afholdes på en måde, at der er en mødedel for samrådene i byen, og en mødedel for samrådene på landet.
Er der sammenfald i de punkter som samrådene ønsker debatteret, kan der laves en fælles del for både by- og landsamråd i midten af mødet. På den måde sikres det, at mødet er mest muligt relevant for alle parter.
Det årlige temamøde kan eventuelt afholdes i forbindelse med det årlige møde mellem politikere, forvaltninger og embedsmænd, men kan også ligge særskilt.
Der udsendes nyhedsmails løbende fra Sundhed og Kultur. Indholdet til disse mails er et ansvar for både samråd og kommune. Det er vigtigt, at begge parter melder ind med stof til disse mails.
3. Det årlige tilskud
Et samråd kan modtage 15.000 kroner i tilskud om året. Er et samråd dannet i første halvdel af et kalenderår, vil det kunne modtage støtte for anden halvdel af året. Maksimalt 7.500 kroner.
Hvert år skal samrådene ansøge om at få tilskuddet.
Det sker ved at indsende en ansøgning til Sundhed og Kultur sammen med oplysninger om:
- Hvilke foreninger, institutioner med mere der er repræsenteret i samrådet.
- Det forgangne års regnskab.
- En årsberetning
- Øvrig information om samrådet.
Ansøgningen sker på et ansøgningsskema fra Sundhed og Kultur. Den årlige aflevering af ansøgningsskema og regnskab er senest 31. marts.
Tilskuddet kan anvendes til to formål:
- Samrådets drift som dækker over støtte til kontorlokaler, kontorartikler, telefon, porto, annoncer, hjemmeside og nyhedsbreve med videre. Herudover dækker det også udgifterne til samrådets oprettelse.
- Samrådene kan ligeledes stå som arrangør for en række aktiviteter. Det kunne for eksempel være Sankt Hans fester, motionsløb, debatmøder eller oprydningsdage.
Hvis samrådet ønsker at spare op til en dyr aktivitet, kan dette lade sig gøre ved at overføre midler til et nøjere angivet formål. Der skal gøres rede for dette i den årlige ansøgning.
Betingelser i øvrigt
Det er en betingelse for at få tilskud, at samtlige kommunens borgere har adgang til samrådets kommunalt støttede aktiviteter.
De kommunalt støttede aktiviteter må ikke have karakter af at være overskudsgivende, men skal sigte på at løbe rundt økonomisk.
Samrådenes tilskud må ikke bruges til at løse kommunale driftsopgaver.
Samrådenes tilskud må ikke videregives i støtte til andre foreninger.
Samrådet må dog gerne være medarrangør i aktiviteter, som enkelte foreninger ikke kan løfte alene.
Samrådet skal via en offentlig kommunikationskanal offentliggøre, hvem der sidder i bestyrelsen samt mødereferater med videre.
4. Dannelse af et samråd
Hvis nogle borgere vil danne et samråd i Aalborg Kommune, er det nødvendigt at samle de lokale klubber, foreninger, institutioner og lignende. Samrådet skal dannes på en stiftende generalforsamling/årsmøde og have vedtaget et sæt vedtægter. Der kan kun kan oprettes et nyt samråd, hvor der ikke allerede eksisterer et samråd.
Der er overordnet ingen regler for, hvordan vedtægterne skal udformes, udover at der skal afholdes årlige generalforsamlinger/årsmøder samt, at der skal være en valgt bestyrelse med minimum en formand og en kasserer.
Når samrådets vedtægter er vedtaget og bestyrelsen har konstitueret sig, indsendes vedtægter og oplysninger om formand og kasserer til Sundhed og Kultur. Herefter vil Aalborg Kommune tage stilling til, om samrådet kan godkendes. Bliver samrådet godkendt, skal der indsendes nummer til det Centrale Virksomhedsregister og kontonummer på en Nem Konto tilknyttet samrådet.
Fremtidigt skal der være vægtige grunde til at starte et nyt samråd. Her tænkes blandt andet på dækning af større geografiske områder eller tæt befolkede områder, der i forvejen ikke er dækket af et samråd.
