Sådan behandler vi dine oplysninger i PPR

PPR varetager opgaver i Børn og Unge ift. børn og unge med fysiske, psykiske og kognitive funktionsnedsættelser. Vi varetager derfor en lang række forskellige opgaver, som er underlagt forskellige lovhjemmel:

• Folkeskoleloven
• Sundhedsloven
• Barnets Lov

I vores arbejde behandler vi personoplysninger om dit barn og dig, når det er nødvendigt for at kunne løse vores opgaver. Vi behandler både almindelige og følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f. 

Vi behandler både de oplysninger, som vi modtager direkte fra dig for eksempel mails eller telefonsamtaler mellem dig og den PPR-medarbejder, du samarbejder med. Vi behandler også oplysninger, som vi modtager fra andre for eksempel en epikrise fra Børne- og Ungepsykiatrien eller en genoptræningsplan fra lægen, hvor vi er ansvarlige for at iværksætte genoptræningen.

I vores arbejde behandler vi dine og dit barns sager efter reglerne i Journaliseringsbekendtgørelsen og Databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Læs mere om, hvordan kommunen behandler dine oplysninger og arbejder med databeskyttelse.

Udveksling af personoplysninger

For at vi i PPR bedst muligt kan hjælpe dit barn, kan det nogle gange være nødvendigt for os at modtage eller videregive følsomme oplysninger (for eksempel helbredsoplysninger) fra eller til andre, som for eksempel lægen, sygehuset eller andre afdelinger i kommunen. Det handler om oplysninger, der er vigtige at kende til for at sikre, at dit barn får den rette indsats. 

Vi vil altid kontakte dig, inden vi henter eller deler følsomme oplysninger om dit barn.

Deling af dine og dit barns oplysninger ved visitation til specialundervisningstilbud

Dine og dit barns oplysninger vil blive delt med Visitationsudvalget i forbindelse med visitation til specialundervisningstilbuddene.

Oplysningerne er den indstilling og de bilag skolen har vedlagt og som du har godkendt ved indstilling til Visitationen.

Visitationsudvalget består af de medarbejdere og ledere, som i Børn og Unge, har kompetencerne til at visitere til et specialundervisningstilbud.

Det er: 

• Skolelederne fra de enkelte skoler i det børne- og ungeområde, hvor dit barn har folkeregisteradresse.
• En eller flere medarbejdere fra PPR.

Forud for visitationen vil skolelederne og PPR-medarbejderne få adgang til en elektronisk sag, hvor de kan se:

• Indstillingsmateriale på de elever, der indstilles til visitationen i deres område. Dette gør vi for, at Visitationsudvalget kan vurdere, hvorvidt dit barn er i målgruppen for et af kommunens specialundervisningstilbud og hvilket dit barn eventuelt skal visiteres til.
• Liste over de elever, der er indskrevet i det pågældende børne- og ungeområdes Fokusklasse(r).  Dette gør vi for at skolerne har et overblik over de visiterede elever og økonomistyringen i områdets Fokus-klasse(r).

Videresendelse af dokumenter til specialundervisningstilbud efter endt visitation

Når visitationen er afsluttet, sendes indstilling og de bilag som skolen har vedlagt, til det specialundervisningstilbud, dit barn eventuelt visiteres til. De bilag, som PPR efter samtykke fra dig har fremsendt til visitationen, sendes ikke til specialundervisningstilbuddet.

Specialundervisningstilbuddet skal bruge dokumenterne (indstilling og bilag) til at planlægge og forberede et godt skoletilbud, der tager udgangspunkt i dit barns særlige behov. Dokumenterne opbevares sikkert på skolen.

PPR har jf. Offentlighedslovens § 15 journaliseringspligt, og skal derfor oprette en sag på dit barn, når vi inddrages. Det er udelukkende PPR’s medarbejdere, der har adgang til dit barns sag.

Hvis du ikke længere ønsker PPR inddraget i samarbejdet omkring dit barn, vil vi lukke sagen.

Når der ikke længere er planlagt aktivitet i dit barns sag, vil vi tage initiativ til, at den bliver lukket.

Sagen bliver dog først lukket, efter vi har været i dialog med dig og den skole, daginstitution eller andre professionelle, der også er involveret i dit barns sag.

Dit barns sag kan til enhver tid genåbnes ved en ny henvendelse om inddragelse af PPR.

Hvis du ønsker dit barns sag genåbnet, skal der udfyldes en ny henvendelse til PPR for at sikre fornyet samtyk-ke til vores inddragelse. Dette gælder dog ikke, hvis PPR ønskes geninddraget ift. samme problematik inden for 1 år, efter vi efter aftale med dig har lukket sagen.

Ved lukning af dit barns sag forbliver alle sagens akter tilgængelige i PPR, men sagen er inaktiv. Hvis der såle-des på et senere tidspunkt bliver behov for at genåbne sagen, så skal vi altså ikke starte forfra, men kan akti-vere sagen og inddrage den viden, som allerede findes. 

Sagen ved PPR lukkes og overføres til Stadsarkivet, når dit barn fylder 20 år.

Selvom vi kun arbejder på 0-18årsområdet, sker lukningen først ved det 20. år, fordi vores erfaring viser, at forældre og unge frem til denne alder efterspørger deres sager os i PPR.

Efter dit barns 20. år kan sagen rekvireres ved Aalborg Kommunes stadsarkiv.

Når vi inddrages i arbejdet omkring dit barn, vil vi forud for mødet orientere os i dit barns sag, hvis der allerede er en sådan i PPR.

Dette gør vi for at være bedst muligt forberedt til vores møde.

Hvis vi efter aftale med dig iværksætter observation, behandling eller træning med dit barn, vil vi i nogle til-fælde anvende foto og video. Foto og video kan vi anvende af to årsager:

1. For at kunne have fuldt fokus på dit barn i situationen, så vi har et godt vurderingsgrundlag, når vi efterfølgende laver vores analyse af dit barns aktuelle funktionsniveau. I dette tilfælde vil video og foto ligge sikkert på PPR-medarbejderens arbejdstelefon. 30 dage efter vi har påbegyndt vores analyse af dit barn, vil foto og video blive slettet på PPR-medarbejderens arbejdstelefon.
   
   
2. For at kunne dokumentere udviklingen i dit barns funktionsniveau over tid, for eksempel når en ergo- eller fysioterapeut træner med dit barn. I dette tilfælde vil video og foto blive journaliseret på dit barns sag i PPR.

Hvis vi efter aftale med dig iværksætter observation af dit barn, gør vi det for at få et indblik i dit barns trivsel og hverdag i institutionen eller skolen. Under observationen vil vi i nogle tilfælde tage notater. Notater kan vi anvende af to årsager:

1. For at kunne kvalificere den efterfølgende rådgivning og vejledning, så vi kan give de voksne omkring dit barn den bedst mulige sparring, vil vi i udvalgte tilfælde, observerer vi barnet i samspillet med andre børn og voksne og tager løbende notater. Dette giver os et konkret vurderingsgrundlag, når vi efterfølgende laver vores analyse af dit barns aktuelle behov og trivsel.
   
   
2. Hvis vi har behov for at følge dit barns udvikling over en længere periode for at se, om de indsatser vi har iværksat, virker efter hensigten, kan det være nødvendigt at gentage observationen.
   Vi journaliserer en beskrivelse af den adfærd, vi ser i vores observation.

PPR har i sit virke pligt til at journalisere oplysninger og materiale efter Offentlighedslovens § 15. Det er vig-tigt, at der journaliseres korrekt, derfor kan du altid henvende dig, hvis du oplever, at vi har forkerte oplysnin-ger i dit barns sag og tager udgangspunkt i disse i vores samarbejde.

Hvornår sletter vi?

• Hvis der er journaliseret materiale eller oplysninger om et andet barn på dit barns sag, vil vi altid slet-te disse, da borgere ikke må have adgang til andre borgeres oplysninger.

Hvornår sletter vi ikke, men tilføjer?

• Hvis de oplysninger, som du ønsker berigtiget, er af faktuel karakter og ukorrekte. Vi opretter et nyt dokument, hvor de korrekte oplysninger fremgår.
  
  
• De oplysninger, som du ønsker berigtiget, er af faktuel karakter og korrekte. Vi korrigerer ikke oplysningerne, men har pligt til at registrere din henvendelse og dine ønsker til berigtigelse af oplysninger-ne. Dette gør vi ved at oprette et dokument, hvor dine ønsker til berigtigelse fremgår.
  
  
• De oplysninger, som du ønsker berigtiget, er af faglig karakter. Vi korrigerer derfor ikke de pågældende oplysninger i dit barns sag, da det er en faglig vurdering. Vi har dog pligt til at registrere din henvendelse og dine ønsker til berigtigelse af oplysningerne. Dette gør vi ved at journalisere dine ønsker i et dokument i tilknytning til det originale dokument. Af det nye dokument vil også PPR Aalborgs vur-dering fremgå.

Aalborg Kommune har pligt til at orientere dig om, at vi behandler dine oplysninger. Udover retten til at være oplyst om behandling af dine oplysninger, så giver databeskyttelsesreglerne dig en række rettigheder, for eksempel retten til at anmode om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig. Disse rettigheder skal du selv anmode kommunen om, hvorefter vi behandler anmodningen.

Vi skal svare på din anmodning hurtigst muligt, og senest en måned efter, vi har modtaget anmodningen. I nedenstående punkter, vil du kunne læse mere om dine rettigheder:

Retten til indsigt

Du har ret til at få indsigt i hvilke personoplysninger, vi har registeret om dig, og derudover har du i forbindelse med indsigtsretten ret til følgende oplysninger:

Vi kan have mange personoplysninger om dig. Har du derfor mulighed for at præcisere, hvilke oplysninger du ønsker indsigt i, vil vi kunne behandle din anmodning hurtigere.

Få indsigt i kommunens oplysninger om dig

Retten til sletning og berigtigelse

Du kan anmode om at få slettet eller rettet dine personoplysninger, hvis du for eksempel ønsker at få dem fjernet eller mener, at de er forkerte. I så fald vil dine oplysninger blive slettet i det omfang, som lovgivningen tillader. Aalborg Kommune behandler som udgangspunkt kun oplysninger på baggrund af lovkrav, hvorfor kommunen kun i meget begrænset omfang kan imødekomme anmodninger om sletning.

Retten til begrænsning

Vi foretager en begrænsning af dine personoplysninger i de tilfælde, vi er forpligtet til det. Begrænsningen indebærer, at dine oplysninger ikke underlægges andre former for behandling end opbevaring.

Retten til indsigelse og retten til individuel afgørelse

Hvis vi skal træffe en afgørelse som har retsvirkning eller betydning for dig, så har du ret til at afgørelsen ikke bliver truffet automatisk, for eksempel af en robot. Det betyder, at der i Aalborg Kommune ikke træffes afgørelser uden menneskelig indblanding.

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Aalborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Vi vil efter en konkret vurdering afgøre, om indsigelsen kan imødekommes eller ej.

Retten til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger udleveret i et format, der er let at læse eller flytte dem til en anden dataansvarlig.
Det kan du, når følgende to betingelser er opfyldt:

• Dine personoplysninger behandles automatisk og er baseret på et samtykke eller nødvendige for at opfylde en kontrakt og
• Du selv har givet os de personoplysninger, som behandles.

Retten til dataportabilitet gælder imidlertid ikke, hvis dine personoplysninger er nødvendige for at løse opgaver i samfundets interesse, eller vi bruger dem til den behandling, som vi er pålagt, og som derfor er offentlig myndighedsudøvelse.

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores håndtering af dine personoplysninger og rettigheder, så opfordrer vi altid til, at du kontakter os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på deres hjemmeside

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger.

Find mere information og kontaktoplysningen om databeskyttelsesrådgiveren

I Tranumparken samarbejder vi med de almene folke- og privatskoler og dertilhørende dagtilbud i børne- og ungeområde:

1. Gl. Lindholm, Nr. Uttrup Skole, Skansevejens Skole
2. Sulsted Skole, Tylstrup Skole, Vadum Skole, Vestbjerg Skole, Vodskov Skole, Langholt Skole, Grind-sted Skole
3. Gandrup Skole, Vester Hassing Skole, Ulsted Skole, Hals Skole (afdeling Hou)
4. Klarup Skole, Tofthøjskolen, Kongerslev Skole, Mou Skole, Gudumholm Skole
5. Sønderbroskolen, Vejgaard Østre Skole, Filstedvejens Skole, Bundgaardsskolen, Mellervangskolen

Det er også her vi afholder Stammegruppeforløb og behandlingsforløb under PPR’s Børne- og UngeBehandling.

Det praktiske

• Der er cirka 30 p-pladser, der alle er gratis.
• Hovedindgangen er oftest åben, hvis ikke kan der ringes på klokken ved bagindgangen.
• Som gæst har du adgang til Tranumparken:
  • Mandag - onsdag klokken 8.00-15.00
  • Torsdag klokken 8.00-17.00
  • Fredag klokken 8.00-15.00

På Stigsborg samarbejder vi med de almene folke- og privatskoler og dertilhørende dagtilbud i børne- og ungeområde:

6. Solbakkeskolen, Gistrup Skole (inklusive afdeling Fjellerad), Gug Skole, Nøvling Skole
7. Kærbyskolen, Vester Mariendal Skole, Sofiendalskolen, UngAUC
8. Ferslev Skole (afdeling Ellidshøj), Højvangskolen, Svenstrup Skole
9. Gl. Hasseris Skole, Nørholm Skole, Vesterkæret Skole, Stolpedalsskolen, UAX (10. Klasse)
10. Frejlev Skole, Sønderholm Skole, Nibe Skole, Farstrup Skole, Bislev Skole, Sebber Skole

Det er også her vi afvikler behandlingsforløb under PPR’s Børne- og UngeBehandling.

Det praktiske

• Parkeringspladsen ved Stigsborg Brygge 105 samt Mobilitetshuset, Stigsborg Bygade 29, er privatejede betalingsparkeringspladser. Der er 20 p-pladser forbeholdt gæsteparkering.
• Vi henviser til de opsatte skilte på pladsen.
• Som gæst har du adgang til Stigsborg:
  • Mandag - onsdag klokken 8.00-15.00
  • Torsdag klokken 8.00-17.00
  • Fredag klokken 8.00-14.00

På Lerumbakken ligger vores træningslokaler, hvor vi arbejder med træning og genoptræning af børn og unge mellem 0 og 18 år.

Det praktiske

• Du kan parkere på lille parkeringsplads foran indgangen til idrætscentret eller på den store parkeringsplads ovenfor Skansen.
• Som gæst har du adgang til Lerumbakken i svømmehallens åbningstid.

I Godthåbsgade samarbejder vi med Aalborg Kommunes specialundervisningstilbud og specialtilbud på 0-6årsområdet. Det er også her PPR’s administration er samlet. 

Det praktiske

• Der er fri parkering ved forvaltningen. Foruden pladserne i gården, er der også p-pladser til højre, når man kører ind via Godthåbsgade og en mindre p-plads ved indkørsel fra Engvej.
• Som gæst har du adgang til Godthåbsgade:
  • Mandag - onsdag klokken 8.00-15.00
  • Torsdag klokken 8.00-17.00
  • Fredag klokken 8.00-15.00