Retningslinjer Forsamlingshuspuljen

• Titel: Retningslinjer for Forsamlingshuspuljen
• Vedtaget: 10. december 2025 af Sundheds- og Kulturudvalget.

Der kan søges til inventar- og renoveringsarbejder, udviklingsprojekter og energibesparende foranstaltninger i forsamlingshuse og forsamlingshuslignende lokaler.

Der er 1,3 millioner kroner årligt i puljen.

Puljens formål er at støtte inventar- og renoveringsarbejder, udviklingsprojekter og energibesparende foranstaltninger i forsamlingshuse og forsamlingshuslignende lokaler i Aalborg Kommunes Landdistrikt.

Puljen kan søges af foreninger og lignende, der ejer og driver forsamlingshuse eller forsamlingshuslignende lokaler i landdistriktet (jævnfør Aalborg Kommunes Landdistriktspolitiks interesseområde). Ved forsamlingshuslignende lokaler forstås lokaler, som stilles rådighed for aktiviteter som normalt foregår i et forsamlingshus (for eksempel møder, sociale arrangementer, aftenskoleaktiviteter og lignende). Se definitionen af ”forsamlingshuslignende lokaler”.

Forvaltningen foretager en individuel vurdering af, hvilke projekttyper, der kan støttes i de enkelte forsamlingshuslignende lokaler – afhængig af ejerform, aftale om benyttelse og øvrig anvendelse.

Der støttes som udgangspunkt desuden kun ansøgninger vedrørende løst inventar og små vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige/vigtige for de aktiviteter, som er knyttet til den forsamlingshuslignende anvendelse. Der kan dog i særlige tilfælde, ved omfattende anvendelse, langvarige aftaler og stor gensidig forpligtelse mellem foreningerne også støttes større renoverings- og udviklingsprojekter, så længe disse har til formål at forbedre den forsamlingshuslignende anvendelse.

Der er årligt 1,3 millioner kroner i puljen.

Puljen har ansøgningsfrist den 1. november hvert år.

Der skal søges digitalt via selvbetjeningsløsning på Aalborg Kommunes hjemmeside.

Puljen kan søges til:

• Indkøb og udskiftning af inventar.
• Renoverings- og anlægsprojekter.
• Energibesparende foranstaltninger, som anbefales af energikonsulent – kontakt forvaltningen.
• Udviklingsprojekter, der understøtter fleksibel brug af lokalerne og/eller åbner op for nye aktiviteter og brugergrupper.
• Etablering af nye forsamlingshuse eller forsamlingshuslignende lokaler i byer, hvor der ikke findes andre alternativer.

Ved Forsamlingshuslignende lokaler kan puljen søges til:

Der støttes som udgangspunkt kun ansøgninger vedrørende løst inventar og små vedligeholdelsesopgaver, som er nødvendige/vigtige for de aktiviteter, som er knyttet til den forsamlingshuslignende anvendelse. Der kan dog i særlige tilfælde, ved omfattende anvendelse, langvarige aftaler og stor gensidig forpligtelse mellem foreningerne også støttes større renoverings- og udviklingsprojekter, så længe disse har til formål at forbedre den forsamlingshuslignende anvendelse.

Ved prioritering af ansøgningerne vil der blive lagt vægt på:

• Forsamlingshusets/de forsamlingshuslignende lokalers betydning som samlingssted i byen.
• At foreningen dokumenterer behov for de ansøgte tiltag.
• At foreningen dokumenterer, at huset er tilgængeligt for lokale foreningsaktiviteter og selvorganiserede aktiviteter. For eksempel ved, at det er muligt at låne lokaler til lokale aktiviteter, og/eller at huset stilles til rådighed for byens større aktiviteter.
• Medfinansiering udregnes på baggrund af foreningens økonomiske formåen og antallet af samt størrelsen på øvrige indkomne ansøgninger.

Ved større projekter vil der desuden blive lagt vægt på:

• Ved energibesparende foranstaltninger: Anbefaling i energirapport/fra energikonsulent og en beregning af forventet opnået energibesparelse.
• Ved renovering: Dokumentation for den nuværende stand af faciliteter/inventar.
• Ved udvikling og etablering: Dokumentation for inddragelse af brugere/målgruppe, beskrivelse af behov, organisering og fremadrettet drift.
  Forvaltningen foretager herudfra en samlet vurdering af projektets indhold, behov og økonomiske sammenhæng.

• Ansøgning modtages kun digitalt via link til ansøgningsskema på Aalborg Kommunes hjemmeside. Alle rubrikker skal udfyldes.
• Ansøgningen skal være fuldt oplyst og dokumenteret med hensyn til budget, finansiering samt foreningens vedtægter og årsregnskab.
• Alle udgifter over 5.000 kroner skal dokumenteres ved tilbud eller overslag fra leverandør.
• Alle udgifter over 20.000 kroner skal dokumenteres ved minimum 2 sammenlignelige tilbud.
• Ved større projekter skal der i ansøgningsmaterialet vedlægges en bestyrelsesgodkendelse af projektet i form af en skriftlig udtalelse, et bestyrelsesreferat eller lignende.
• Hvor det er påkrævet, erhverves tilladelse fra private eller offentlige myndigheder. Dokumentation for tilladelse er betingelse for at få tilsagnsmidler udbetalt. Det skal forud for ansøgning afklares, om der er behov for en byggetilladelse. I så fald anbefales det at booke et gratis vejledningsmøde med Byggeri.
• Projektet skal være gennemført og afrapporteret senest 12 måneder efter, at bevillingen er givet, gældende fra brevdatoen i bevillingsbrevet. Manglende afrapportering inden for tidsfristen, kan få betydning for eventuel bevilling til andre ansøgninger ved Forsamlingshuspuljen. Der kan dispenseres fra fristen ved særlige behov.

Klima, Kultur og Sundhedsforvaltningen indstiller projekter til Klima, Kultur og Sundhedsudvalget, som træffer beslutning om fordeling af midlerne.
Forvaltningen kan, uden for den ordinære ansøgningsrunde, indstille projekter med særligt presserende behov (for eksempel ved akutte renoveringsarbejder eller hvor der er behov for medfinansiering i forhold til Statens byfornyelsesmidler eller øvrig fondsfinansiering).

Bevilgede midler kan udbetales fra 1. januar det efterfølgende år. Projektet skal gennemføres inden for den periode som fremgår af tilsagnsbrevet, som oftest et år fra tilsagnsdatoen.

Projektforlængelser eller -ændring skal godkendes af Klima, Kultur og Sundhed.

Efter projektets afslutning skal der indsendes afrapportering for projektet, der beskriver projektets forløb og resultater. Dette gøres også digitalt via selvbetjeningsløsning på Aalborg Kommunes hjemmeside. 

Er projektet ikke afrapporteret indenfor fristen, og er der ikke en gyldig projektforlængelse, kan det få betydning for eventuel bevilling til andre ansøgninger ved Forsamlingshuspuljen. Der kan dispenseres fra fristen ved særlige behov.