Samtykke i Skoleforvaltningen

Som beskrevet ovenfor, har vi som myndighed ofte en egentlig lovhjemmel til at understøtte de ting, vi gør.

Det er et grundlæggende princip i databeskyttelsesretten, at man kun må indhente samtykke fra borgere eller ansatte i de få tilfælde, hvor vi ikke har en lovhjemmel til at foretage behandlingen, eller hvor det direkte fremgår af lovgivningen, at vi skal indhente et samtykke, som f.eks. sundhedslovens bestemmelser om informeret samtykke osv. Lovgrundlaget til behandling af personoplysninger kan normalt findes i særlovgivningen, der dækker det aktuelle arbejdsområde eller i persondatarettens bestemmelser.

Samtykke må altså kun bruges, hvis det er det eneste behandlingsgrundlag til at bruge personoplysningerne. 

Vi vil gerne det bedste for dit barn, og vi oplever, at det er vigtigt i både skole-hjem-samarbejdet, men også i mange læringssituationer med dit barn, at vi bruger billeder i forskellige sammenhænge. Vi vil også meget gerne vise dig som forælder, hvad dit barn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv.

Vi bruger derfor billeder af børnene på Aalborg Kommunes Skoler (og af jer forældre hvis I f.eks. deltager i arrangementer på skolen mv.) i Aula, MinUddannelse, MinInstitution, på skolens hjemmeside/Facebookside og i skolens lokaler samt eventuel skoleårbog og skoleblad. Vi bruger også billeder af børnene til ren intern brug blandt personalet, f.eks. for at kunne lære børnenes navne. Sådan brug kræver ikke samtykke, da vi også med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og f. 

Vi bruger altid kun helt harmløse billeder. Billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende, vil altså ikke blive brugt. Vi anvender heller ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette.

Vi er særligt forsigtige med vores vurderinger, når der er tale om billeder af børn. Derfor vil forældremyndighedsindehaver altid blive spurgt inden og bedt om at udfylde en samtykkeerklæring, hvis vi har et ønske om at bruge et billede i f.eks. en pjece eller på en plakat mv.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til skolens kontor, hvis du ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges. Du kan dog ikke modsætte dig ren intern brug. For så vidt angår Aula og MinUddannelse, skal du selv registrere dette direkte i de pågældende systemer og give kontoret besked ved ændringer i tilladelserne.

For så vidt angår ansatte i Skoleforvaltningen skal vi også stadig bede om samtykke til at offentliggøre billeder af disse på job.

Det er helt frivilligt, hvad man ønsker at give sit samtykke til, og man kan altid på et senere tidspunkt ændre holdning og tilbagekalde et samtykke igen.

Hvis det ikke længere er nødvendigt at behandle personoplysningerne, så skal behandlingen stoppes med det samme og oplysningerne slettes. Derfor er det heller ikke relevant at se på samtykke i den forbindelse.

Det skal altid være muligt at finde det samtykke, der danner hjemlen for en bestemt behandling. Er det ikke muligt at finde samtykket, så kan det ikke bevises, at det er givet – og derfor er behandlingen ikke lovlig og skal stoppes omgående.

Samtykket skal derfor altid gemmes et sted, hvor det let kan findes frem og kobles sammen med den behandling, som samtykket er hjemmel for. Det er derfor bedst, at samtykket gemmes sammen med de oplysninger, som de giver hjemmel til at behandle. Derudover indeholder samtykket personoplysninger, og skal gemmes et sikkert sted. Samtykket gemmes i ESDH-systemet eller i et andet sikkert system, hvis det er i elektronisk form. Hvis det er i fysisk form, skal det opbevares aflåst, indtil det bliver scannet ind og lagt i fagsystemet. Herefter destrueres det fysiske materiale.

Det er dokumenteret, hvem der har givet samtykket, hvis det er givet elektronisk via et system. Det kan også være dokumenteret ved, at samtykkeerklæringen er underskrevet i fysisk form, eller der er lavet et notat om et mundtligt afgivet samtykke.

For at kunne dokumentere at et samtykke er gyldigt, skal det fremgå af samtykkeerklæringen, hvornår det er givet. Samtykket er gyldigt så længe det er nødvendigt at behandle personoplysningerne.

En anmodning om samtykke skal altid være tydelig og selvstændig og eksempelvis ikke en del af et ansøgningsskema. Er anmodningen skriftlig, skal det fremgå tydeligt og selvstændigt af teksten, at det er et samtykke, vi beder om.

Teksten i samtykket skal være formuleret i et klart og letforståeligt sprog, som er egnet til den målgruppe, som er modtager. Dette gælder for både mundtlige og skriftlige samtykkeanmodninger.

Et gyldigt samtykke, opnås gennem en utvetydig viljetilkendegivelse – altså en frivillig tilkendegivelse gennem en aktiv handling, hvor den registrerede har gjort noget aktivt for at acceptere, at personoplysninger behandles. Tavshed eller inaktivitet er ikke tilstrækkeligt til at udgøre en utvetydig tilkendegivelse. Samtykket er ugyldigt, hvis det er givet ved passivitet. Eksempler herpå er skemaer, som er udfyldt på forhånd eller afkrydsningsfelter, som digitalt er markeret inden.

En samtykkeanmodning skal indeholde en så præcis angivelse af formålet med behandlingen som muligt. Det skal fremgå klart og tydeligt, hvad formålet med samtykket er, og hvad der gives samtykke til. Formålet kan dog godt formuleres forholdsvist bredt, så det dækker mere end en specifik behandling. Eksempelvis samtykke til videregivelse af mine børns oplysninger ved skoleskift.

Personoplysninger skal altid indsamles til et udtrykkeligt og sagligt formål, og personoplysninger må ikke viderebehandles til andet end det specifikke formål. Skal oplysningerne senere bruges til et andet formål, skal der indhentes et nyt samtykke, der indeholder oplysning om den ændrede behandling.

Hvis en behandling tjener flere formål, skal der indhentes særskilte samtykker for hvert enkelt formål. Denne formålsbegrænsning sikrer, at den registrerede får mulighed for at give samtykke til et formål uden at give samtykke til andre.

Praktisk kan dette ske ved en samlet erklæring, hvor den registrerede kan afkrydse, hvilke formål vedkommende accepterer, at der behandles oplysninger til. Den registrerede kan eksempelvis godt give samtykke til at billede bruges i en pjece men ikke på plakater.

Det skal fremgå af samtykket, at det er Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune, der er dataansvarlig for den pågældende behandling, samt at det er forvaltningen samtykket gives til.

Det er et krav, at den registrerede, inden samtykket er givet, bliver informeret om, at samtykket kan trækkes tilbage. Et samtykke skal kunne trækkes tilbage på samme nemme måde, som det er afgivet. Er samtykket afgivet mundtligt, skal det også mundtligt kunne trækkes tilbage.

Hvis du oplever, at der offentliggøres billeder i strid med disse principper, er du altid velkommen til at rette henvendelse til skolens personale eller forvaltningens databeskyttelsesjurist Lill-Jana Vandmose Larsen.

Du kan læse mere om dine rettigheder og finde kontaktoplysninger på databeskyttelsesjuristen og kommunens DPO/databeskyttelsesrådgiver her: 

Skoleforvaltningen har lavet skabeloner til indhentelse af samtykkeerklæringer.
Disse er obligatoriske at bruge, når der indhentes samtykke til de pågældende behandlinger.

Du kan se skabelonerne på hjemmesiden NogetAtHaveDetI.dk