Find en af kommunens andre hjemmesider

Gå ind på den valgte hjemmeside

Miljø- og Energiudvalgets Forretningsorden

Forretningsordenen er godkendt på Miljø- og Energiudvalgets møde den 7. marts 2018.

Kapitel 1 - Konstituering

§ 1

Miljø- og Energiudvalget (herefter benævnt udvalget) holder konstituerende møde efter byrådets konstituerende møde.

På det konstituerende møde vælger udvalget sin næstformand blandt sine medlemmer. Valget sker ved flertalsvalg.

Kapitel 2 - Udvalgets møder

§ 2

Udvalget udøver sin virksomhed i møder, der ikke er offentlige. Under ganske særlige omstændigheder kan en sag afgøres ved høring pr. mail, når der er enighed om det.

Udvalget holder som udgangspunkt ordinære møder den 1. og 3. onsdag i hver måned med de begrænsninger, der opstår som følge af ferieperioder, helligdage og lignende. Senest på et af de sidste møder i hvert kalenderår fast-lægges mødedatoerne, der vil være gældende i det kommende år.

Møderne begynder kl. 08.30, med mindre udvalget har besluttet andet.

Rådmanden eller mindst fire udvalgsmedlemmer kan indkalde til ekstraordinære møder.

§ 3

Er et medlem undtagelsesvis forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette pr. mail til rådmanden og/eller direktøren, inden mødet holdes. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde de medlemmer, der har været fraværende.

Kapitel 3 - Dagsorden, fremlæggelse

§ 4

Rådmanden foranlediger, at hver af udvalgets medlemmer normalt senest 5 kalenderdage inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes en dagsorden med fornødne bilag. Dagsordenen tilsendes og er således tilgængelig via det elek-troniske dagsordensystem for udvalget og samtlige byrådsmedlemmer. 

Herudover publiceres dagsordenen på Aalborg Kommunes hjemmeside med de undtagelser, der er fornødne i hen-hold til bestemmelserne i blandt andet offentlighedsloven og forvaltningsloven § 5.

Forvaltningen beskriver sagerne i dagsordenen og forelægger forslag til afgørelse.

Som faste punkter på dagsordenen optages ”godkendelse af dagsorden”, ”Orientering fra diverse selskaber”, ”Ori-entering fra rådmand og direktør”, ”Eventuelt” samt ”godkendelse af referatet”.

I tilfælde af, at en sag skal behandles på lukket dagsorden, skal begrundelsen herfor fremgå af sagsbeskrivelsen.

Såfremt en sag der drøftes under eventuelt fører til en beslutning, skal der udarbejdes et tillægsdagsordenspunkt, hvoraf beslutningen fremgår.

§ 6

Hvis et medlem senest ugedagen før et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter forvaltningen denne sag på dagsordenen for førstkommende møde - som udgangspunkt med den af med-lemmet formulerede indstilling, sagsbeskrivelse og eventuelle bilag.

§ 7

Sager skal i dagsordenen være beskrevet på en måde, så udvalget kan træffe afgørelse på baggrund af beskrivelsen.

Stk.2: Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver rådmanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Kapitel 4 - Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 8

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2: Rådmanden, og i dennes forfald næstformanden, leder udvalgets møder og formulerer de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3: Når rådmanden finder anledning hertil, eller når det begæres af 1 medlem, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 4: Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, rådmanden bestemmer, og den i dagsordenen angivne rækkefølge kan fraviges. Det første punkt på dagsordenen skal dog være beslutningspunktet ”Godkendelse af dagsorden”.

Stk. 5: En sag, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ikke behandles, med mindre der er enighed herom, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Kapitel 5 - Sagers fremsendelse til magistrat og byråd

§ 9

Under behandling af sager, hvor udvalget skal afgive indstilling til magistrat eller byråd, beslutter udvalget, hvordan sagen beskrives ved fremsendelsen. Forvaltningens forslag til indstilling kan udgå, og udskiftes med udvalgets indstil-ling.

Et mindretal, der ikke har stemt for udvalgets indstilling, har ret til at få medsendt en kort beskrivelse af det afvi-gende standpunkt og/eller den afvigende indstilling som vedkommende har stemt for. Beskrivelsen formuleres af mindretallet.

Indstilling til byrådet sendes via Magistraten.

Kapitel 6 - Inhabilitet

§ 10

Med baggrund i gældende lovgivning træffer udvalget beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod ved-kommende ikke er afskåret fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2: Et medlem skal underrette rådmanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

Kapitel 7 - Afstemning

§ 11

Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed. Medlemmerne skal tilkendegive deres opfattelse, både i forbindelse med orienteringer, indstillinger og afgørelser.

Stk. 2: Skønner rådmanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, udtaler rådmanden dette med angivelse af sin opfattelse om sagens afgørelse.

Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan rådmanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med sin afgivne opfattelse.

Kapitel 8 - Beslutningsprotokol m.v.

§ 12

Ethvert medlem af udvalget kan standse udførelsen af en egentlig beslutning ved på mødet til beslutningsprotokol-len at erklære, at sagen ønskes indbragt for byrådet.

Udvalgets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af udvalgets sekretær.

Rådmanden tilkendegiver, hvad der skal indføres i beslutningsprotokollen, og udvalgets medlemmer gøres herved bekendt med indholdet. Sidste punkt på dagsordenen skal været beslutningspunktet ”Godkendelse af referatet”.

Stk. 2: Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Medlemmet skal i så fald selv formulere tilføjelsen. Ved sager, der skal fremsendes til andet stående udvalg, magistrat, byråd eller anden myndighed kan ethvert medlem kræve, at medlemmet samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Der-som det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage beslutningen med en begrundelse for sit standpunkt, skal vedkommende meddele dette til rådmanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen, som medlemmet selv skal formulere.

Stk. 3: Beslutningsprotokollen skal ved hvert møde, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige med-lemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Stk. 4: Referatet sendes til alle byrådsmedlemmer via det elektroniske dagsordensystem. Herudover publiceres referatet på Aalborg Kommunes hjemmeside med de undtagelser, der er fornødne i henhold til bestemmelserne i blandt andet offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Stk. 5: Forvaltningen ekspederer udvalgets afgørelser.

Kapitel 9 - Andre deltagere

§ 13

Forvaltningens direktør deltager i udvalgets møder tillige med udvalgets sekretær.

I det omfang, udvalget finder det hensigtsmæssigt, kan andre kommunalt ansatte deltage i møderne eller under behandlingen af enkelte sager.

Udvalget kan tilkalde andre personer, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

Kapitel 10 - Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter rådmandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget på dettes næste møde.

Delegering

§ 15

Udvalget kan delegere beslutningskompetence til forvaltningen. Et fuldtalligt udvalg kan ved enstemmighed dele-gere beslutningskompetence til rådmanden.

Ikrafttrædelse

§ 16

Denne forretningsorden træder i kraft den 1. januar 2018.

Godkendt på Miljø- og Energiudvalgets møde den 7. marts 2018.

Lasse P. N. Olsen, Rådmand

Søren Gais Kjeldsen, Direktør

Del indhold