Find en af kommunens andre hjemmesider

Gå ind på den valgte hjemmeside

By- og Landskabsudvalgets Forretningsorden

Forretningsordnen er godkendt af By- og Landskabsudvalget den 25. januar 2018.

Konstituering

§ 1
Udvalget afholder konstituerende møde efter byrådets konstituerende møde.
På det konstituerende møde vælger udvalget sin næstformand blandt sine medlemmer. Valget sker ved flertalsvalg.

Udvalgets møder

§ 2
Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Under ganske særlige omstændigheder kan en sag afgøres ved cirkulation, når der er enighed herom.
Udvalget afholder møder efter en af udvalget for et regnskabsår ad gangen fastlagt plan på faste ugedage og klokkeslet. Møderne er ikke offentlige.
Rådmanden eller et flertal af udvalgets medlemmer kan indkalde til ekstraordinære møder.

Stk. 2. Dagsorden og referater fra møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dette gælder også for ekstraordinære møder. Alle sager behandles på åbne dagsordener, og der skal være mest mulig åbenhed i By- og Landskabsudvalgets dagsorden. By- og Landskabsudvalget kan dog bestemme, at en sag behandles på den lukkede dagsorden, hvis helt særlige forhold gør sig gældende, eksempelvis visse personsager eller sager vedrørende visse forretningsmæssige forhold. Begrundelsen for, at sagen behandles på den lukkede dagsorden, skal fremgå af sagsbeskrivelsen.

Stk. 3. For at sikre enighed om dagsordenen, skal det første punkt på dagsordenen være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse og gennemgang af dagsorden”.

Stk. 4. Alle sager og emner, der drøftes under punktet ”Eventuelt” på dagsordenen bør i størst mulig udstrækning fremgå af det åbne referat. Hvis en drøftelse under punktet ”Eventuelt” medfører en beslutning, skal der udarbejdes et tillægsdagsordenspunkt, hvoraf beslutningen fremgår.

Stk. 5. For at sikre enighed om referatet, skal det sidste punkt på dagsordenen være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af referat”.

Stk. 6. Der skal være størst mulig åbenhed i By- og Landskabsudvalgets beslutningsreferater. Beslutningsreferater fra lukkede punkter på dagsordenen offentliggøres med mindre helt særlige forhold gør sig gældende.

§ 3
Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler vedkommende rådmanden dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 4
Hvis et medlem senest kl. 9.00 ugedagen i ugen forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter rådmanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.

§ 5
Forvaltningen beskriver sagerne i dagsordenen og forelægger forslag til afgørelse, således at der kan træffes afgørelse på baggrund af beskrivelsen. Rådmanden drøfter i fornødent omfang dagsordenen med forvaltningens ledelse inden udsendelse og kan påføre sin erklæring.
Som fast punkt på dagsordenen optages orientering fra rådmanden og forvaltningens direktør.

§ 6
Rådmanden foranlediger, at en dagsorden med fornødne bilag er tilgængelig for hvert af udvalgets medlemmer i det elektroniske dagsordenssystem normalt 5 dage inden et ordinært møde.

Stk. 2. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, er sagens dokumenter tilgængelige i det elektroniske dagsordenssystem. Dette gælder dog ikke dokumenter, der indeholder personoplysninger, jf. Persondataloven.

Stk. 3. Dagsorden og referat fra udvalgets møder gøres tilgængeligt for samtlige byrådsmedlemmer i det elektroniske dagsordenssystem.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver rådmanden medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 7
Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Rådmanden, og i dennes fravær næstformanden, leder udvalgets møder og formulerer de punkter om hvilke, der skal stemmes.

Stk. 3. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen.

Stk. 4. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som rådmanden bestemmer, og den i dagsordenen angivne rækkefølge kan fraviges. Det første punkt på dagsordenen skal dog være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse og gennemgang af dagsorden”.

Stk. 5. En sag, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ikke behandles, med mindre der er enighed herom, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Sagers fremsendelse til magistrat og byråd

§ 8
Under behandling af sager, hvori udvalget skal afgive indstilling til magistrat og byråd, beslutter udvalget, hvordan sagen beskrives ved fremsendelsen. Et mindretal har ret til at få medsendt beskrivelse af den indstilling, vedkommende har stemt for, i det omfang den allerede er beskrevet i forvaltningens dagsorden.
Forvaltningens forslag til afgørelse udgår.
Indstilling til byrådet sendes via Magistraten.

Inhabilitet

§ 9
Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal det pågældende medlem under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende ikke er afskåret fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette rådmanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

Afstemning

§ 10
Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed. Medlemmerne skal tilkendegive deres opfattelse både i forbindelse med afgørelser og indstillinger.

Stk. 2. Skønner rådmanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig udtaler rådmanden dette med angivelse af den opfattelse, rådmanden har med hensyn til sagens afgørelse.
Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan rådmanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af rådmanden afgivne opfattelse.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 11
Ethvert medlem af udvalget kan standse udførelsen af en beslutning ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at vedkommende ønsker sagen indbragt for byrådet.

Stk. 2. Udvalgets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af udvalgets sekretær. Rådmanden tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Medlemmet skal i så fald selv formulere tilføjelsen.
Ved sager, der skal fremsendes til andet stående udvalg, magistrat, byråd eller anden myndighed kan ethvert medlem kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal vedkommende meddele dette til rådmanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen, som medlemmet selv skal formulere.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Stk. 5. Rådmanden ekspederer udvalgets afgørelser.

Andre deltagere

§ 12
I udvalgets møder deltager forvaltningens direktør samt udvalgets sekretær, som udpeges af rådmanden.

Stk. 2. I det omfang udvalget finder det hensigtsmæssigt, kan andre kommunalt ansatte deltage i møderne eller under behandlingen af enkelte sager.
Udvalget kan tilkalde andre personer, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

I øvrigt

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 13
Ethvert medlem er forpligtet til foreløbigt at rette sig efter rådmandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget i dettes næste møde.

§ 14
Udvalget kan delegere beslutningskompetence til rådmanden og til forvaltningen.

Ikrafttrædelse og ændringer i forretningsordenen

§ 15
Denne forretningsorden træder i kraft den 25. januar 2018.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære udvalgsmøder.

Således godkendt af By- og Landskabsudvalget den 25. januar 2018.

Del indhold