Velfærd på nye måder

• Titel: Velfærd på nye måder - Strategisk grundlag for velfærdsinnovation
• Vedtaget: Ældre- og Handicapforvaltningens Forvaltningsledelse 01.09.2020

De offentlige velfærdsydelser til ældre er under stadig forandring - og det stiller krav om, at vi tænker nyt og anderledes. Vi skal derfor være gode til at eksperimentere med nye løsninger på en klog måde. Vi skal finde løsninger, der passer ind i borgerens liv, og vi skal få de nye løsninger til at virke i vores arbejde og hverdag.

”Velfærd på nye måder” beskriver, hvordan vi i Senior og Rehabilitering arbejder for, at vi i fællesskab bryder grænserne for at udvikle fremtidens velfærd.

I Senior og Rehabilitering handler innovation af velfærd om, hvordan vi i fællesskab finder nye veje til at skabe værdi for borgere, personale og vores organisation. Og så handler innovation i høj grad om at omsætte løsningerne til praksis, så de fremmer menneskers uafhængige liv.

Innovation opstår for os i et tæt samspil mellem borgere, pårørende, medarbejdere, vores organisation og eksterne samarbejdspartnere. Når vi arbejder med innovation, skal det altid understøtte forvaltningens kerneopgave:

Vi fremmer menneskers mulighed for at leve et uafhængigt liv gennem udvikling, støtte og omsorg.

”Velfærd på nye måder” er en delstrategi for forvaltningens kontinuerlige udvikling af kerneopgaven. Her spiller udviklingen af innovative løsninger en vigtig rolle i at hjælpe mennesker til at leve et liv, hvor de bedst muligt kan klare sig selv. Udviklingen af innovative løsninger sker altid i et tværgående samarbejde mellem forskellige fagpersoner, virksomheder og uddannelsesinstitutioner gennem identificering, afprøvning og implementering af innovative teknologier og arbejdsgange.

”Velfærd på nye måder” beskriver den konkrete måde, hvorpå vi griber nye muligheder og bruger dem til at gøre en forskel for mennesker. Dermed danner den en fælles ramme for det strategiske arbejde med velfærdsinnovation i Senior og Rehabilitering. 

Strategien definerer seks strategiske pejlemærker, som sætter retning for forvaltningens innovationsarbejde. Når vi arbejder med innovation:

… tager vi afsæt i oplevede behov

Innovation skal skabe konkret værdi, og derfor er vores afsæt altid behov og muligheder hos borgere, medarbejdere og organisationen. Vi skal være lydhøre over for reelt oplevede behov og for de muligheder, vi opdager i anvendelsen af ny teknologi. Innovation skal dermed være med til at skabe en større grad af uafhængighed for borgeren, trivsel og bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, samt højere kvalitet og fleksibilitet i ydelsen.

… eksperimenterer vi sammen med andre

Det er vigtigt, at vi eksperimenterer sammen med andre dér, hvor behovet er, og løsningerne skal findes. Vi kan ikke udvikle de nye velfærdsløsninger alene, og vi indgår derfor i tætte samarbejder med borgere, kommuner, uddannelsesinstitutioner og virksomheder. Vi inspireres, deler viden og erfaringer, og vi bygger videre på andres gode ideer. Det kan være i form af OPI-samarbejder og innovative udbud, hvor vi aktivt efterspørger markedets løsninger på konkrete problemstillinger.

For at de innovative løsninger kan skabe værdi og virke i praksis, inddrager vi borgere og medarbejdere, som skal anvende løsningen. Brugere og personale involveres altid i praktisk afprøvning i deres helt lokale kontekst – og vi arbejder her i det som også kaldes Living Lab. Et Living Lab findes således alle steder, hvor opgaverne løses. Det er i Living Lab, at vi får den uvurderlige viden om teknologiernes reelle potentiale til forbedring af opgaveløsningen. 

… er vi risikovillige og investerer i gode projekter

Det er en forudsætning, at vi fokuserer og giver de bedste ideer gode rammer for at udvikles. At finde nye innovative løsninger er et prioriteret indsatsområde i Senior og Rehabilitering. Derfor afsættes der en intern pulje, hvor driftsenheder kan søge midler til innovative projekter. I Innovationspuljen har forvaltningen på forhånd sat midler af til udvikling og innovation uden, at der skal frigøres økonomi i et stramt driftsbudget. Dette giver mulighed for større risikovillighed og agilitet.

Innovation kræver, at vi er parate til at løbe risikoen for, at et projekt fejler. Innovationsprojekterne vurderes løbende, og projekter, som ikke viser potentiale, lukkes hurtigt ned. I et felt med stor risiko vil der til tider være projekter, der ikke viser det forventede potentiale, og det er vigtigt og naturligt at afslutte dem for at minimere ressourcespild. 

… skaber og deler vi ny viden

Med innovation skaber vi ny viden, som skal bidrage til, at vi kan fortsætte med at skabe nye og bedre løsninger. Vi understøtter læring og ny viden i innovationsarbejdet gennem evaluering, og vi bidrager til egne og eksterne forsknings– og ph.d.-projekter. For at sikre en kobling mellem ny viden og praksis har vi fokus på at dele viden og erfaringer på tværs i organisationen. Vi skaber også ny viden ved at dele og diskutere vores projekter og resultater i netværk og på konferencer - både lokal og nationalt.

… har vi fokus på gevinstrealisering

Vi investerer tid, kompetencer og økonomi i vores innovationsarbejde, og vi skal vise de økonomiske, faglige og borgerrettede gevinster af de innovationsprojekter, vi investerer i. Opmærksomhed på værdiskabelse skal give innovationsarbejdet retning og kan give anledning til, at vi må justere vores indsatser. Værdiskabelsen dokumenteres i evalueringer og business cases, der kan danne baggrund for beslutninger om hvilke indsatser, der skal gå fra projekt til drift. 

… skaber vi motivation og trivsel for vores medarbejdere

Medarbejderne er et omdrejningspunkt, når vi i Senior og Rehabilitering skal udvikle og indføre nye teknologier, arbejdsgange og måder at organisere os på. Det skal være spændende for ledere og medarbejdere at bidrage til at skabe nyt. Ved at skabe gode rammer i organisationen gør vi innovation motiverende og øger trivsel og arbejdsglæde for medarbejderne. Det er vigtigt, at innovation er forankret i ledelsen, som har det overordnede ansvar for at sætte retning, informere og sikre råderum og ressourcer til at arbejde med innovation i en travl hverdag.     

Innovation skal have de rette betingelser for at kunne udfoldes, og vi understøtter innovation gennem:

• en stærk innovationskultur
• strategisk retning
• strategisk vigtige innovationsprojekter.

Innovationskultur

Senior og Rehabilitering er en involverende og kompetent organisation, der drives af at gøre en forskel for mennesker. For at skabe de bedste rammer for innovationsarbejdet bygger vi videre på en kultur, hvor vores relationer er præget af nærvær, ansvarlighed og respekt - og hvor der er frihed til at tage lokale initiativer. Hos os tager innovation afsæt i de helt lokale udfordringer og en overordnet organisatorisk nysgerrighed og agilitet i forhold til de nye muligheder, som fremtidens teknologier giver os. 

Det er en innovativ kultur, hvor vi i dagligdagen på alle niveauer:

• Opsøger nye og innovative måder at løse opgaverne på
• Undrer os bevidst og sætter spørgsmål ved ”vi plejer”
• Hilser borgernes, kollegers og samarbejdspartners ideer velkomne
• Søger innovationspuljemidler til afprøvning i egen praksis
• Deler viden om egne og andres innovative, succesfulde løsninger

Strategisk retning

I Senior og Rehabilitering har innovation et strategisk sigte, der understøttes af en stærk innovationsdagsorden med politisk vedtagne bundlinjer. Den strategiske retning skabes, når vi anvender vores fire bundlinjer aktivt i udvikling og udvælgelse af alle innovationsprojekter i Senior og Rehabilitering.

De fire bundlinjer

Alle innovationsprojekter i Senior og Rehabilitering skal skabe og dokumentere værdi på en eller flere af fire bundlinjer. Forskellige projekter har naturligvis forskellige mål, og der vil derfor også være forskelle på, hvilke bundlinjer, der er mest fokus på i det enkelte projekt.

Udviklingen af kerneopgaven er det overordnede formål med innovationsprojekter. Når et projektforslag vurderes til Innovationspuljen bliver det vurderet på de 4 bundlinjer: borger, personale, organisation og bæredygtighed. 

Nye løsninger skal skabe konkret værdi for borgerne, så de bliver bedre i stand til at leve et uafhængigt liv. Løsningerne skal bidrage til øget trivsel og til, at personalet bedre kan udføre deres opgaver. De skal dermed også i sidste ende medvirke til at forbedre organisationens drift, økonomi og udviklingsparathed. Hertil kommer, at nye løsninger skal være samfundsmæssigt bæredygtige, hvilket betyder de bidrager til klimagevinster eller øget social sammenhæng. For at vurdere projekternes bidrag til styrkelse af bæredygtighed inddrages FN’s verdensmål som vurderingskriterie på denne bundlinje.

Innovationsprojekter

At drive innovationsarbejdet fremad er en fælles opgave for hele forvaltningen. Vi har udviklingsprojekter, der gennemføres inden for de enkelte områder i forvaltningen og lokalt på de enkelte tilbud. Det bliver understøttet med tværgående indsatser og større projekter, der understøttes af Kvalitets- og Innovationsenheden. 

Kvalitet- og Innovationsenheden har til opgave at igangsætte og understøtte forvaltningens arbejde med velfærdsinnovation ved at: 

• Understøtte ideudvikling hos medarbejdere og borgere.
• Indsamle og sprede viden om nye innovative teknologier og metoder.
• Være en passende forstyrrelse af ”plejer”.
• Formidle samarbejde med virksomheder og uddannelsesinstitutioner.

Kvalitet- og Innovationsenheden har et særligt fokus på innovationsprojekter som understøttes gennem:

• Innovationspuljen, der administreres inden for rammerne af Senior og Rehabiliterings vision og bundlinjer.
• Projektledelse eller støtte til projektledere.
• Gennemførelse af eller bistå til test i Living Lab.
• Hjælp til at definere evalueringsmål og levere data til opfølgning og evaluering.
• Sikre evaluering og tydelig gevinstvurdering af innovationspuljeprojekter, der kan give ledelsen et solidt grundlag for at tage beslutninger om drift og implementering.

Innovationspuljen har til formål at fremme innovation og nye løsninger i Senior og Rehabilitering. Gennem den støtter vi nytænkende projekter og tiltag, der gør organisationen bedre til at igangsætte og implementere nye teknologier, arbejdsgange og organisering. 

Innovationspuljen administreres af Kvalitets- og Innovationsenheden (KIE), der kan hjælpe med projektudvikling og indstiller ansøgninger til beslutning ved Forvaltningsledelsen (FL). FL beslutter hvilke projektansøgninger, der tildeles midler og under hvilke forudsætninger midlerne gives. Det politiske udvalg får en oversigt og bliver orienteret om hvilke projekter, der er tildelt midler.

Arbejdet med at udvikle puljen og de projekter, den støtter, har to overordnede elementer: en strategisk ramme for Innovationspuljen og et årshjul, der beskriver de konkrete opgaver i forbindelse med drift og ansøgninger til Innovationspuljen.

1. Den strategiske ramme for Innovationspuljen

Puljens mål, budget og bundlinjer er politisk bestemt, og de danner den strategiske ramme om den måde puljen forvaltes på. Det politiske udvalg og FL sætter de overordnede retningslinjer og budget for puljen.

I 2019 blev det bestemt, at der er to årlige ansøgningsrunder til projekter over 100.000 kr. og løbende fordeling af midler til projekter under 100.000 kr. Der blev i øvrigt afsat midler til evaluering, innovationsfremme, implementering og spredning.

2. Drift og ansøgninger til Innovationspuljen

Innovationsprojekter er et vigtigst redskab til at afprøve og udvikle nye teknologier, arbejdsgange og organisering i Senior og Rehabilitering. Projekter kan søges gennem Innovationspuljen, og som administrator af puljen er KIE ansvarlig for at udarbejde og vedligeholde forslag til strategier og dokumenter, der er med til at sætte en retning for projekterne. KIE har også ansvar for at udarbejde metoder, der kan fremme innovationsarbejdet og løbende følge op på og registrere resultater og effekter fra projekterne. KIE laver en årlig opsamlende evaluering af projekter og resultater som godkendes af FL

Behandling af projekter under 100.000

• KIE modtager løbende ansøgninger til projekter under 100.000 kr. Projekter kan indsendes hele året til KIE på mail – innovation@aalborg.dk
• KIE vurderer og beslutter om indkomne projektansøgninger under 100.000 kr. kan tildeles midler.

Annoncering af ansøgningsrunde for projekter over 100.000

• Innovationspuljen offentliggør ansøgningsfrister for projekter over 100.000 kr.
• Ansøgningsfristen annonceres på VoresIntra, og der sendes mail til chefgruppen/afdelingsledere. Der er ikke ansøgningsfrister på projekter under 100.000 kr. som kan søges løbende ved henvendelse til KIE.
• Der er to årlige ansøgningsfrister; i maj og november
• Projekter ansøges gennem det elektroniske ansøgningsskema. Efter ansøgningsfristens udløb vurderes ansøgningerne af KIE, der indstiller projekterne til beslutning i FL. 

Workshop/Informationsmøde

• KIE inviterer til et informationsmøde, der orienterer om Innovationspuljen, ansøgningskriterier og tidsfrister.
• For at styrke kvaliteten af ansøgninger til Innovationspuljen omfatter informationsmødet en workshop, hvor deltagerne får sparring og redskaber til at lave gode projektansøgninger.

Indstilling fra KIE

• Umiddelbart efter ansøgningsfristen afholder KIE et møde, hvor ansøgningerne vurderes, og vurderingen af projekterne indstilles derefter til FL. Vurderingerne og indstillingerne bygger på Innovationspuljens kriterier og bundlinjer. 

Bevilling/afslag fra FL

• Ansøgningerne behandles af FL, som også tager beslutning om, der skal gives en bevilling eller et afslag.
• Efter behandling på FL giver KIE ansøgerne besked om FL’s beslutning
• KIE tager kontakt til økonomi og overfører midler til projekter, som har fået bevilling.

Slutevaluering og afrapportering af projektperiode

• KIE følger op på igangværende projekter og samler evalueringer fra projekterne i en rapport for projektperioden.
• Den samlede afrapportering indstilles til FL, som diskuterer og godkender projektevalueringen. FL kan henstille til at yderligere evalueringsresultater fremskaffes fra enkelte projekter.

Forlængelse og afbrydelse af projekter

• Projektejer har selv ansvar for tildelte midler og skal derfor også selv varetage at overføre tildelte midler fra Innovationspuljen til nye budgetår.
• Når projekter afbrydes, føres resterende midler tilbage til Innovationspuljen. De kan dermed bruges til andre projekter.

I Kvalitets- og Innovationsenheden (KIE) gennemfører vi mange projekter, som alle har deres egne specifikke formål, indhold, forløb, og de er rettet mod forskellige målgrupper. Fælles for projekterne er, at de hver især har til formål at hjælpe ældre med at få de bedste muligheder for at (for-)blive selvstændige og uafhængige. 

Vores projekter bygger på en fælles tilgang

For at sikre kvaliteten af leverancerne i projektet og samspillet med vores samarbejdspartnere, arbejder vi ud fra en model, der skal bidrage til at skabe sammenhæng, læring og resultater. Vores projektmodel dækker alle projektets faser fra udvikling over test/afprøvning til implementering og drift. Den beskriver projektets delelementer, og den skal bidrage til projektets sammenhænge løbende bliver drøftet og evalueret. 

 … som skaber sammenhæng

Vores projekter har til formål at skabe ny og konkret værdi for borgere, medarbejdere og organisationen. Projekterne kan omfatte introduktion af ny teknologi, afprøvning af nye arbejdsgange og eksperimenter med nye måder at organisere sig på. De kan også involvere samarbejde med nye partnere uden for organisationen som f.eks. private virksomheder. 

Innovation medfører forandring, hvilket kan skabe usikkerhed hos dem, der er involveret. For at mindske usikkerheden, arbejder vi derfor med en projektmodel, der kan give struktur og sammenhæng i projektet.

Projektmodellen skal også bidrage til at give alle, der er involveret i projektet et fælles udgangspunkt for at planlægge, gennemføre og evaluere projektet og den forandring, det er rettet mod. Når KIE indgår i samarbejde om udviklingsprojekter bygger vi på en model, der samler deltagerne om den fælles udfordring, den forventede effekt vi sammen vil skabe og de konkrete mål og aktiviteter, der skal til for at skabe forandringen.

Projektmodellens 6 elementer

Udfordringen

I projektet diskuterer og beskriver man den udfordring/behov/problem, projektet er rettet mod. For at have et fælles afsæt og pejlemærke med projektet, er det nødvendigt at afklare, hvorfor projektet er relevant, værdifuldt og vigtigt at igangsætte. Dette er projektets formål.

Bundlinjerne

I forlængelse af arbejdet med at beskrive udfordringen bliver det vigtigt at definere, hvordan projektet kan bidrage til de tre bundlinjer. Har projektet fokus på velfærdsteknologi er det også vigtigt at sætte mål for, hvordan man vil vurdere teknologien. Hvem er det der har udfordringen, hvordan er de berørt af den og hvilken forandring vil vi gerne skabe på de tre bundlinjer?

Projektets mål

Projektet skal munde ud i konkrete resultater og produkter, som vil bidrage til at skabe den forandring, vi ønsker. Resultaterne skal tydeliggøres, og det skal umiddelbart kunne vurderes, om projektet har nået dem. Der opstilles målbare indikatorer for resultaterne og kriterier for, hvordan de kan evalueres.

Projektets aktiviteter og ressourcer

Projektarbejde handler om, at vi forsøger at gøre noget anderledes for at skabe noget nyt. Projektets aktiviteter skal gerne bidrage til, at vi når de resultater og produkter, vi har opstillet. Det er derfor vigtigt at få diskuteret, hvilke aktiviteter, der er de rigtige. 

For at projektet kan gennemføres, kræves det at vi investerer i forskellige ressourcer. Det kan være brugere, borgere, personale, økonomi, udstyr eller andet, som er nødvendigt at inddrage i aktiviteterne i projektet. Det er nødvendigt løbende at følge op på og evaluere, om de rigtige ressourcer er tilstede og anvendes hensigtsmæssigt. 

Projektets evaluering

Evalueringen har tre vigtige funktioner: Den skal medvirke til fastholde sammenhængen mellem projektets udfordringer og mål. Det er vigtigt at følge op på delmålene og evaluere, om vi gør det rigtige, og om vi gør det på den rigtige måde. Hermed er evalueringen med til at skabe læring i projektet, da man løbende kan få en dialog om projektets fremdrift ud målbare data/indikatorer på målopfyldelse. Endeligt er der slutevalueringen. De danner sammen med en business case grundlag for beslutninger om, og hvordan projektets resultater kan spredes og sættes i drift.

Projektets spredning og implementering

Det er det vigtig at få defineret nogle kriterier for om, og hvordan projektets resultater kan implementeres i organisationen efter projektets afslutning. Effekten er den langsigtede og vedvarende positive forandring projektet skal medvirke til. Det er derfor vigtigt, at vi i projektet får diskuteret og defineret nogle indikatorer for, hvordan projektet på længere sigt kan skabe bedre resultater i den daglige drift.

Det er vigtigt, at vi tænker evaluering med i et projekt fra begyndelsen. Overvejelser om evaluering er en del af projektbeskrivelsen, hvor for eksempel formål, mål, tidsplan og budget beskrives. Med andre ord skal vi gøre evaluering til en integreret del af projektets styring helt fra begyndelsen – og ikke først til sidst, når nogen beder os præsentere resultaterne. 

Hele humlen er, at man løbende i projektet kan få diskuteret sammenhængene og de antagelser, de bygger på, og at man får defineret nogle gode mål for de enkelte elementer og faser i projektet. Hvis man arbejder metodisk ud fra målene, kan det medvirke til, at man i projektet kan følge og evaluere dets fremdrift og løbende lære og korrigere på et informeret grundlag. Informeret evaluering handler om at skabe retning, resultater læring og de rigtige handlinger i projektet.

Når vi igangsætter et projekt, så er det fordi vi har en forventning om et resultat. Det er denne forventning, vi skal tydeliggøre og følge ved at evaluere.

Evaluering af innovationsprojekter i Senior og Rehabilitering er derfor vigtig, da det: 

• medvirker til at skabe og holde en retning for projektet
• bidrager til at skabe læring i projektet
• er med til at dokumentere om og i hvilken grad projektet har skabt værdi.

Evaluering bygger på tydelige mål og delmål, der bidrager til at løse den udfordring, projektet er sat i verden for at adressere. 

Vigtige indikatorer på målopfyldelse

Indikatorer på målopfyldelse er de synlige udtryk for de mål, vi forventer at kunne se i projektet. Ved at beskrive tydelige indikatorer på, at vi har nået målene, gør vi dem konkrete. Vi skal se efter de konkrete indikatorer, når vi vil vurdere, om vi har nået de mål, vi har opstillet.

Indikatorer kan for eksempel være at borgerne kan betjene og føler sig trygge ved en given teknologi. Borgerne viser ved handlinger, at de mestrer teknologien og giver udtryk for, at de føler sig trygge. Indikatorer kan for eksempel også være medarbejdere, der viser, at de mestrer forbedrede arbejdsgange. Forbedringen kan for eksempel ses på mindre tidsforbrug i opgaveløsningen. 

Indikatorerne skal være så enkle og konkrete, at det faktisk er muligt at se og vurdere, om de er til stede eller ikke. Det er vigtigt at være opmærksom på, at indikatorerne skal sige noget om lige præcis de projektmål, der er defineret. 

Sådan vil vi indsamle data

Når vi ved, hvad evalueringen skal give svar på, skal vi vælge de kilder, hvorfra vi kan indsamle informationer og data, der gør os klogere. Og vi skal undersøge og beslutte, hvordan vi kan og vil skaffe informationerne i en form, vi kan bruge. Det vil sige, at vi skal vælge metode(r).

Der findes mange forskellige metoder til at indsamle viden. Fælles for dem er imidlertid, at de skal være systematiske og benytte en gennemskuelig metode. Resultaternes kvalitet hænger sammen med pålidelighed og gyldighed.

Sådan vil vi præsentere evalueringen

Det rette format for en evaluering afhænger af formål, indhold og den ønskede anvendelse af evalueringsviden. 

Komplekse og omfangsrige evalueringer afsluttes oftest med en længere rapport eventuelt efterfulgt af et oplæg på et møde, en konference eller en temadag. En kompleks evaluering kan også være udarbejdelsen af en business-case, der danner baggrund for en beslutning om, hvordan projektets resultater kan anvendes bredt i organisationen.

Mindre evalueringer, der primært anvendes internt i projektet, præsenteres oftest på interne møder – for eksempel i styregrupper. Det giver et godt grundlag for projektjustering og en anledning til intern drøftelse af resultaterne som afsæt til det videre arbejde.