Whistleblowerordning

Har du begrundet mistanke om ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i Aalborg Kommune?

Som ansat i Aalborg Kommune eller samarbejdspartner (eller ansat hos en samarbejdspartner) har du ret til at henvende dig til whistleblowerordningen med oplysninger om ulovligheder, alvorlige fejl og forsømmelser i kommunen.

Det betyder, at whistleblowerordningen kan anvendes af:

• Alle ansatte i Aalborg Kommune.
• Lønnede eller ulønnede praktikanter i Aalborg Kommune.
• Frivillige i Aalborg Kommune.
• Ansatte, der endnu ikke er tiltrådt i Aalborg Kommune.
• Tidligere ansatte i Aalborg Kommune.
• Samarbejdspartnere (for eksempel selvstændige erhvervsdrivende, som Aalborg Kommune samarbejder med).
• Ansatte hos samarbejdspartnere.
• Aktionærer, medlemmer af direktion, bestyrelse eller lignende hos samarbejdspartnere.

Whistleblowerordningens formål er:

• At sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til ulovligheder og alvorlige uregelmæssigheder i Aalborg Kommune.
• At beskytte ansatte og samarbejdspartnere, som indgiver oplysninger til ordningen i god tro.
• At sikre, at de indgivne oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i Aalborg Kommune.

Whistleblowerordningen er et supplement til den interne dialog og åbenhed. Du bør derfor altid overveje, om problemerne kan løses ved henvendelse til, for eksempel nærmeste leder, personaleafdeling eller tillidsrepræsentant.

Ordningen er altså et alternativ, som kan bruges, hvis du ikke føler dig tryg ved at bruge de almindelige kanaler – eller, hvis du, for eksempel har henvendt dig til ledelsen om et alvorligt forhold uden, at der er blevet taget hånd om det.

Din indberetning til whistleblowerordningen skal indgives via whistleblowerportalen.

Det er kun KL’s whistleblowerkonsulenter og Whistleblowerenhedens medarbejdere, der har adgang til oplysninger indgivet i Whistleblowerportalen

Du kan indberette om:

Indberetninger skal indgives i god tro og vedrøre alvorlige lovovertrædelser samt andre alvorlige forhold, som er af samfundsmæssig interesse at få afdækket, for eksempel:

• Strafbare forhold, for eksempel overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, dokumentfalsk, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, afpresning, hacking, aflytning, optagelser af samtaler mellem andre med videre,
• tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, for eksempel lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven, bogføringsloven med videre,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, for eksempel undersøgelsesprincippet, kravet om saglighed og proportionalitet med videre,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, for eksempel om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse med videre,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, for eksempel seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt og
• bevidst vildledning af borgere eller samarbejdspartnere.

Hvis indberetningen vedrører forhold, som er reguleret af visse EU-retlige regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig. Her vil der kunne indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis overtrædelse af reglerne om:

• databeskyttelse
• udbud
• miljøbeskyttelse
• konkurrence og statsstøtte og
• sikkerhed i vejsektoren

Du kan ikke indberette om:

Whistleblowerordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende:

• Andre virksomheders eller borgeres forhold.
• Dit eget ansættelsesforhold
  • medmindre der er tale om alvorlige overtrædelser eller et andet alvorligt forhold, f.eks. sexchikane eller andre grove personrelate-rede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane.
• Mindre alvorlige HR-forhold, herunder eksempelvis:
  • Oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne ret-ningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
  • Oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere.
• Oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt, jf. sundhedslovens § 40.

Ordningen omfatter heller ikke indberetninger vedrørende forhold i selvejende institutioner og private institutioner samt ansatte heri.

Sagsbehandling

Du vil indenfor 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen.

Du bliver orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest indenfor 3 måneder.

I særlige tilfælde kan der gå 6 måneder inden du bliver orienteret om sagens udfald, for eksempel på grund indberetningens art og kompleksitet. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt.

Når du har foretaget en indberetning i webportalen (whistleblowerportalen), modtager KL’s whistleblowerkonsulenter en besked om, at der er kommet en indberetning. KL’s whistleblowerkonsulenter foretager herefter en indledende vurdering af, om indberetningen er omfattet af ordningen. De kan have dialog med dig for at afklare, om en indberetning er omfattet af ordningen.

Når de har foretaget denne vurdering, giver de besked til Aalborg Kommunes Whistleblowerenhed om deres vurdering.

Indberetninger, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen

Hvis KL’s whistleblowerkonsulenter vurderer, at din indberetning ikke er omfattet af whistleblowerordningen, giver de dig besked herom (via whistleblowerportalen). De oplyser dig også om, at du vil modtage yderligere vejledning fra Whistleblowerenheden i Aalborg Kommune.

Whistleblowerenheden vil herefter vejlede dig om, hvor du eventuelt kan rette henvendelse i stedet. Vi videresender ikke din henvendelse til andre, da du dermed mister din beskyttelse som whistleblower. Derfor er det din beslutning, om du ønsker at henvende dig andre steder om forholdet.

Hvis din indberetning falder uden for whistleblowerordningen, kan din indberetning – men aldrig din identitet - i visse tilfælde blive videresendt intern i Aalborg Kommune. Dette kan ske, hvis vi finder, at det er sagligt og nødvendigt at følge op på oplysningerne. Dette kræver dog, at der findes hjemmel til internt at videregive oplysningerne efter anden lovgivning. Hvis Whistleblowerenheden vælger at videresende din indberetning internt i Aalborg Kommune, vil du blive orienteret herom via whistleblowerportalen.

Indberetninger, der er omfattet af whistleblowerordningen

Hvis KL’s whistleblowerkonsulenter vurderer, at din indberetning vedrører forhold, der falder indenfor whistleblowerordningen (det vil sige vedrører overtrædelser af visse EU–retlige regler eller andre alvorlige forhold), meddeler de dette til Aalborg Kommunes Whistleblowerenhed.

Whistleblowerenheden undersøger herefter, om indberetningen er foretaget af en person, som kan anvende ordningen. Den endelige vurdering af om en indberetning er omfattet af whistleblowerordningen foretages således af Whistleblowerenheden.

Når en indberetning er blevet vurderet som omfattet af whistleblowerordningen, har Whistleblowerenheden pligt til at følge omhyggeligt op på indberetningen og undersøge, om de indberettede oplysninger er rigtige.

Whistleblowerordningen er etableret i Juridisk Kontor, Økonomi og Erhverv, som i denne funktion er uafhængig af kommunens forvaltninger i samarbejde med Kommunernes Landsforening (KL).
Hvis indberetningen vedrører Juridisk Kontor, vicekommunaldirektøren, kommunaldirektøren eller borgmesteren håndteres sagen af en selvstændig whistleblowerenehed i By og Land.

Ud fra hver enkelt indberetning foretages således en vurdering af oplysningernes karakter, og om det er muligt at undersøge og oplyse sagen. Er dette tilfældet, videresender Whistleblowerenheden oplysningerne til nærmere undersøgelse hos den relevante forvaltningsenhed eller iværksætter selv en undersøgelse.

Vi kan have behov for dialog med dig for at indhente yderligere oplysninger eller få afklaret eller præciseret forhold i din indberetning.
I særlige tilfælde kan en ekstern part blive inddraget i undersøgelserne, for eksempel et advokatfirma.

Når vores undersøgelser er færdige, vil du modtage en tilbagemelding på resultatet af vores undersøgelser.