Sådan behandler vi dine data

EU har vedtaget en forordning om databeskyttelse (herefter databeskyttelsesregler), som er gældende for alle medlemslandene, herunder også i Danmark.

Sikkerhed

Aalborg Kommune opretholder et effektivt værn mod såvel naturgivne som tekniske og menneskeskabte trusler og sårbarheder, så borgernes og medarbejdernes tryghed og arbejdsvilkår og Aalborg Kommunes image sikres bedst muligt.

Vi sikrer personoplysninger, fortrolige oplysninger og kritiske data optimalt, uanset om de er i digital form eller i papirform. Vi tilstræber at opretholde et sikkerhedsniveau, der er udtryk for bedste praksis med udgangspunkt i ISO 27001/2 standarderne for informationssikkerhed.

Aalborg Kommune har udfærdiget sikkerhedsmæssige regler og procedurer for vores medarbejdere, der tager sigte på dels at beskytte kommunen mod skader forvoldt af medarbejderne, dels at beskytte medarbejderne mod ubegrundet mistanke om sikkerhedsbrud.

Vi sørger for, at vores medarbejdere har indgående kendskab til relevante sikkerhedsinstrukser og -procedurer.

Vi foretager kontrol af medarbejdernes overholdelse af informationssikkerhedspolitikken, og af de sikringsforanstaltninger kommunen iværksætter.

Aalborg Kommunes informationssikkerhedsniveau efterlever den til enhver tid gældende lovgivning og lever op til gældende sikkerhedspraksis i den kommunale sektor.

Kommunen anvender en fælles metode for risikoanalyse, risikovurdering, registrering, måling, vurdering og opfølgning på informationssikkerheden og gennemfører løbende revisioner og evalueringer af sikkerheden.

De registreredes rettigheder 

De nye databeskyttelsesregler lægger stor vægt på de registreredes rettigheder. De registreredes rettigheder er de rettigheder, du har mulighed for at gøre brug af, når vi behandler dine personoplysninger. Rettighederne gælder også, selvom personoplysningerne ikke kommer direkte fra dig.

Formålet med de nye databeskyttelsesregler og de registreredes rettigheder er at øge sikkerheden, når vi behandler dine personoplysninger og samtidig skabe større gennemsigtighed for dig.

Krav til kommunikation

Databeskyttelsesreglerne stiller også krav til, hvordan vi skal kommunikere med dig – enten når du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, eller når vi skal oplyse dig om, at vi behandler dine personoplysninger. Det skal ske i en kortfattet, gennemsigtig, let forståelig og let tilgængelig form og i et klart og enkelt sprog.

Som udgangspunkt skal vi give dig oplysningerne skriftlig. Hvis det er mere hensigtsmæssigt, at du får dem på en anden måde, kan vi også det. Det kan for eksempel være elektronisk.

Tidsfrister

Vi skal svare din anmodning hurtigst muligt, men der er nogle tidsfrister.

Vi svarer dig hurtigst muligt og senest en måned efter, vi har modtaget din anmodning. Er sagen særlig kompleks, kan vi forlænge fristen med to måneder – i så fald skal vi give dig besked, inden den første måned er gået.
Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Hvis anmodningerne er åbenbart grundløse eller overdrevne, især fordi de gentages, kan vi dog opkræve et gebyr eller helt afvise at efterkomme anmodningerne. 

Oplysningspligt

Vi har pligt til at oplyse dig, når vi begynder at indsamle dine personoplysninger eller snarest muligt derefter – uanset om oplysningerne kommer direkte fra dig eller en anden.

Vi skal oplyse dig følgende, når vi begynder at indsamle personoplysninger om dig:

• Vores kontaktoplysninger
• Hvorfor vi behandler dine personoplysninger og retsgrundlaget herfor
• Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver
• Hvem der eventuelt modtager dine personoplysninger
  • Databehandlere
    Hvis vi gør brug af databehandlere, overlader vi dine personoplysninger til dem, idet de foretager behandling af personoplysninger på vores vegne.
  • Aktindsigt
    Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i en sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Når det er nødvendigt for at sikre en rimelig og gennemsigtig behandling, skal vi efter en konkret vurdering give dig yderligere oplysninger om:

• Hvor lang tid vi opbevarer dine personoplysninger

Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger. Vi kan dog oplyse dig om, at vi lægger vægt på, hvor lang tid, det tager at behandle din sag/henvendelse i kommunen, om din sag/henvendelse kan påklages til en klageinstans og hvornår din sag/henvendelse bliver forældet, når vi fastlægger, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret. Inden vi sletter dine oplysninger, skal vi videregive dem til arkivmyndighederne. Det står i arkivloven.

At du har ret til at anmode os om:

• Indsigt i dine personoplysninger
• Berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
• At få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
• At gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger

At få flyttet dine personoplysninger (retten til dataportabilitet) 
Vi skal ligeledes oplyse dig om, at du til enhver tid kan tilbagekalde dit samtykke (hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke), og at tilbagekaldelsen skal være ligeså let som at afgive samtykket. 

Vi skal endvidere oplyse, at du har mulighed for at klage til Datatilsynet.

Endeligt skal vi oplyse, hvorvidt det er et lovkrav eller i henhold til en kontrakt, du skal give os dine personoplysninger, og hvad konsekvenserne er ved ikke at gøre det 

Vi skal som udgangspunkt ikke give dig oplysningerne, hvis du allerede er bekendt med dem. Der findes dog undtagelser, som du kan læse mere om i Databeskyttelsesloven. 

Er der tilfælde, hvor vi kan undlade at orientere dig?

Ansatte i Aalborg Kommune, der registreres 

Er du allerede ansat i Aalborg Kommune, vil du modtage information om, at vi registrerer/behandler dine personoplysninger i form af et brev, som vi sender til din e-boks.

Er du ny medarbejder i Aalborg Kommune, vil du blive informeret om, at vi registrerer/behandler dine personoplysninger i en passus/et afsnit i dit ansættelsesbrev. Her vil du også finde et link til kommunens intranet og denne side, hvor du kan læse mere. 

Er du tilkaldevikar, honorarlønnet, politiker eller andet, som ikke modtager et ansættelsesbrev, vil vi på din første lønseddel henvise dig her til siden, hvor du kan læse mere. 

I andre tilfælde hvor du handler som ansat, vil du altså ikke få en individuel og situationsbestemt orientering. 

Professionelle, der registreres 

Registrerer vi personoplysninger om dig som følge af dit rent professionelle virke (for eksempel som advokat på en sag eller medarbejder/repræsentant for en samarbejdspartner), vil du ikke få en individuel og situationsbestemt orientering, da det ofte vil kræve en – relativt set – uforholdsmæssig stor indsats. Du kan læse mere om dine rettigheder her på siden. 

Orientering af bipersoner i forhold til tavshedspligt

Er du biperson i en sag, vil du ikke blive orienteret om, at vi registrerer dig, hvis orienteringen er i konflikt med vores tavshedspligt. Det kan for eksempel være i en socialsag, hvor du som biperson vil få adgang til fortrolige oplysninger om andre, hvis du skal orienteres. Du kan læse mere om dine rettigheder her på siden. 

Insigtsret

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi har registeret om dig. Du har ret til at få en kopi af de personoplysninger, vi har registreret om dig sammen med følgende oplysninger: 

1. Hvilke personoplysninger om dig indgår i sagsbehandlingen
2. Hvad er formålet med at behandle dine oplysninger
3. Hvem modtager dine personoplysninger
4. Hvor stammer oplysningerne fra
5. Hvor lang tid vi opbevarer dine personoplysninger
6. At du har ret til at anmode os om:
   • At få berigtiget eller slettet dine personoplysninger
   • At få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
   • At gøre indsigt mod behandlingen af dine personoplysninger
7. At du har mulighed for at klage til Datatilsynet

Vi kan have mange personoplysninger om dig. Din anmodning kan således tage lang tid at besvare, hvis vi skal søge efter oplysningerne i alle vores systemer. Har du derfor mulighed for at præcisere, hvilke oplysninger du ønsker indsigt i, vil vi kunne behandle din anmodning hurtigere.

Få indsigt i kommunens oplysninger om dig

Sletning og berigtigelse

Du kan anmode om at få slettet eller berigtiget dine personoplysninger, hvis du for eksempel ønsker at få dem fjernet eller mener, at de er forkerte.

Anmoder du om at få slettet eller berigtiget dine personoplysninger, skal de begrænses, indtil vi har besluttet, om vi kan imødekomme din anmodning. I så fald vil vi give dig besked om begrænsningen. På samme måde skal vi informere dig, inden vi igen ophæver begrænsningen.

Der vil typisk være tre situationer, når du anmoder om berigtigelse eller sletning:

1. Hvis vi er enige i, at dine personoplysninger er urigtige og skal berigtiges, angiver vi tydeligt i din journal, at de er urigtige og ikke må anvendes (vi begrænser dem) samt tilføjer de korrekte oplysninger. Vi sletter ikke noget, da vi som offentlig myndighed til enhver tid skal kunne dokumentere det grundlag, en afgørelse eller beslutning er truffet på.
2. Hvis vi ikke er enige i, at de personoplysninger du ønsker berigtiget eller slettet, er forkerte, vil vi træffe en afgørelse om, at de ikke skal berigtiges. Vi vil herefter skrive i din sag, at du mener, at dine oplysninger er forkerte.
3. Hvis dine personoplysninger har karakter af en subjektiv og faglig vurdering, vil din anmodning om berigtigelse eller sletning betyde, at vi tilføjer en bemærkning i din journal om, at du ikke er enig i konklusionerne.

Som det fremgår af ovenstående vil retten til sletning kun i et meget begrænset omfang kunne gøres gældende over for kommunen. Vi vil derfor i langt de fleste tilfælde, hvor en borger anmoder om sletning, ende med at foretage en berigtigelse i stedet for. Dog kan der forekomme situationer, hvor vi efterkommer anmodningen om sletning. Det gælder for eksempel, hvis du anmoder om at blive frameldt en service.

Sker der sletning eller berigtigelse i personoplysninger, som vi tidligere har videregivet til andre, skal vi give dem besked om ændringerne, hvis det ikke er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt.

Du kan læse mere om sletning og berigtigelse på Datatilsynets hjemmeside.

Begrænsning

Vi foretager en begrænsning af dine personoplysninger i de tilfælde, vi er forpligtet til det. Begrænsningen indebærer, at dine oplysninger ikke underlægges andre former for behandling end opbevaring.

Vi foretager en begrænsning, hvis

1. du bestrider rigtigheden af dine personoplysninger. Begrænsningen ophører først, når vi har taget stilling til oplysningernes rigtighed, 
2. du gør indsigelse mod behandlingen. Begrænsningen ophører først, når vi har taget stilling til, om kommunens berettigede behov og hensyn vejer tingere end dine berettigede behov og hensyn,
3. vi ikke længere har behov for at behandle dine personoplysninger men bliver nødt til at (op)bevare dem af juridiske grunde.

Vi begrænser dine personoplysninger ved at flytte dem over i et andet behandlingssystem, på anden vis skærme dem, gøre dem utilgængelige for systemets brugere eller ved tydeligt at markere, at de er omfattet af en begrænsning.

Hvis vi har videregivet begrænsede personoplysninger til andre, giver vi modtagerne besked om den iværksatte begrænsning.

Indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Læs og hør mere om ret til indsigelse på Datatilsynets hjemmeside

Automatiske afgørelser

Du har mulighed for at gøre indsigelser mod afgørelser, der er truffet automatisk dvs. elektronisk og uden menneskelig indblanding.

Du kan læse mere om automatiske afgørelser på Datatilsynets hjemmeside.

Dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger udleveret i et format, der er let at læse eller flytte dem til en anden dataansvarlig.

Det kan du, når følgende to betingelser er opfyldt:

1. Dine personoplysninger behandles automatisk og er baseret på et samtykke eller nødvendige for at opfylde en kontrakt
2. Du har selv givet os de personoplysninger, som behandles
   Rettigheden gælder imidlertid ikke, hvis dine personoplysninger er nødvendige for løse opgaver i samfundets interesse, eller vi bruger dem til offentlig myndighedsudøvelse.

Du kan læse mere om dataportabilitet i vejledning om de registreredes rettigheder på Datatilsynets hjemmeside.

Ledelsesinformation og statistik

Nogle af de oplysninger vi har om dig, bruger vi til ledelsesinformation og statistik. Det gør vi for, at vi f.eks. kan se og følge udviklingen i, hvor mange personer i Aalborg Kommune, der modtager kontanthjælp, sygedagpenge, hjemmehjælp eller andre ydelser fra kommunen. Når vi bruger dine oplysninger til disse formål, kan vi ikke se, at de handler om dig (dine oplysninger er pseudonymiseret). Det har ingen indflydelse på den ydelse eller hjælp, som du modtager fra kommunen, at vi bruger dine oplysninger til disse formål (ledelsesinformation og statistik).

Klagevejledning

Hvis du får helt eller delvis afslag på din anmodning, skal du have en begrundelse med en klagevejledning, hvori du kan læse om dine muligheder for at klage til Datatilsynet eller indbringe sagen for domstolene.

Databeskyttelsesrådgiver

De nye databeskyttelsesregler betyder, at vi er forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiveren rådgiver os om, hvordan vi på bedst mulig vis kan overholde de databeskyttelsesretslige regler.

Få hjælp af databeskyttelsesrådgiveren i kommunen

Hvis du vil vide mere

Du kan læse mere om databeskyttelsesregler, og de rettigheder du har, når vi behandler personoplysninger om dig på Datatilsynets hjemmeside.