Kapitel 1
Generelle bestemmelser
Borgerrådgiverens overordnede funktion

§ 1. Aalborg Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion, som er forankret direkte under Aalborg Byråd og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltning. Borgerrådgiverfunktionen ledes af borgerrådgiveren i henhold til § 65e i lov om kommuners styrelse.

§ 2. Borgerrådgiverens kompetence, opgaver og bemyndigelse for funktionen er beskrevet i denne vedtægt.

Formålet med Borgerrådgiveren

§ 3. Formålet med borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Aalborg Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.

Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at klage over forhold, der vedrører Aalborg Kommune. Borgerrådgiveren skal medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens forhold til Aalborg Byråd og dets udvalg m.v.

§ 4. Aalborg Byråd ansætter og afskediger borgerrådgiveren og fastsætter de nærmere regler for dennes virksomhed.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningen.

Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer til Aalborg Byråd ved udførelsen af borgerrådgiverfunktionen, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt.

§ 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Aalborg Byråd. Beretningen forelægges Aalborg Byråd i 1. kvartal. I beretningen redegør borgerrådgiveren for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold inden for borgerrådgiverens kompetence. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse komme med forslag og anbefalinger til Aalborg Byråd og forvaltningen. Beretningen offentliggøres.

Kapitel 2
Borgerrådgiverens kompetence og opgaver
Borgerrådgiverens kompetence

§ 7. Borgerrådgiverens funktion omfatter alle områder i kommunens regi henhørende under de stående udvalgs og Magistratens umiddelbare forvaltning, dvs. den samlede administration med alle dertilhørende institutioner og tjenestesteder samt borgmesteren og rådmændene i egenskab af øverste daglige ledere.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i forhold til organerne nævnt i stk. 1 behandle klager over:

1. sagsbehandling
2. personalets adfærd
3. udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed)
4. diskrimination

Stk. 3. Borgerrådgiveren kan ikke træffe afgørelser eller ændre afgørelser. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager m.v. over:

1. politisk vedtagne serviceniveauer
2. spørgsmål vedrørende kommunens personale- og ansættelsesforhold
3. spørgsmål der kan indbringes for lovhjemlede klageorganer
4. spørgsmål der er indbragt for det kommunale tilsyn, ombudsmanden eller domstolene
5. forhold som byrådet, Magistraten eller de stående udvalg har behandlet og taget stilling til.

Borgerrådgiverens opgaver

§ 8. Borgerrådgiverens faste opgaver består i at bistå borgere, der er utilfredse med Aalborg Kommunes handlinger og undladelser ved at:

1. behandle klager over Aalborg Kommune,
2. yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Aalborg Kommune,
3. yde hjælp til forståelse af afgørelser m.v. fra Aalborg Kommune, og
4. tilbyde dialogmøder mellem borger og forvaltning, hvor dette antages at kunne afhjælpe sagen.

Medvirken til forbedringer

§ 9. Borgerrådgiveren kan, når en konkret sag giver anledning hertil, indlede dialog med forvaltningen omkring principielle aspekter som denne sag viser. Dette med henblik på forbedring af kommunens generelle sagsbehandling, procedure og borgernes retssikkerhed samt god forvaltningskik.

§ 10. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for borgerne i Aalborg Kommune. Borgerrådgiveren skal i denne forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningen og medarbejdere i kommunen, herunder ved at:

1. sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer, jf. § 6,
2. yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret m.v.,
3. yde bistand i forbindelse med projekter og lignende til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne og
4. på anden måde bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

Kapitel 3
Indgivelse af klage og dialogprincippet
Indgivelse af klage

§ 11. Klager til Borgerrådgiveren kan indgives af enhver, der har en individuel og væsentlig interesse i sagen.

§ 12. Borgerrådgiveren afgør selv, om en klage giver grundlag for en behandling af hele eller dele af sagen.

§ 13. Klagen skal indgives senest 1 år efter hændelsen eller forløbet.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af klagefristen i stk. 1, hvis:

1. klagen har fortsat fornøden retlig interesse for borgeren,
2. det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst samt
3. en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og principper.

Stk. 3. Hvor de i stk. 2 nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan borgerrådgiveren i ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, at om formålet med borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

Principperne om udtømt dialog og inddragelse

§ 14. Uoverensstemmelser mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden borgerrådgiveren kan inddrages.

Stk. 2. Hvis en klage ikke giver borgerrådgiveren anledning til at rejse en sag, kan sagen afsluttes uden at borgerrådgiveren forinden forelægger klagen til udtalelse for vedkommende del af forvaltningen m.v.

Kapitel 4
Arbejdsgange mellem forvaltning og borgerrådgiver
Sagens oplysning

§ 15. Forvaltningen m.v., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, er forpligtet til at meddele borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter m.v., som forlanges af borgerrådgiveren.

Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltningen m.v., der er omfattet af borgerrådgiverens virksomhed, skriftlige udtalelser. Forvaltningen kan beslutte, at underordnede enheder inden for forvaltningens område kan besvare borgerrådgiverens henvendelser på forvaltningens vegne.